Denne instruks kommer til anvendelse ved behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn de som er nevnt i lov 1. juni 2018 nr. 24 om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven) med forskrifter, jf. § 4.

Instruksen omfatter dokumenter uavhengig av mediet de er tilgjengelig på.

For å beskytte innholdet av et dokument, skal en av følgende beskyttelsesgrader nyttes:

De sikkerhetsgrader som er nyttet i sikkerhetsloven med forskrifter må ikke anvendes.

Gradering av et dokument skal bare foretas når dokumentet kan unntas fra offentlighet i medhold av offentleglova, og skadevirkninger som nevnt i § 4 kan inntreffe.

Når betingelsene for gradering etter § 3 er til stede, benyttes beskyttelsesgradene slik:

«Strengt fortrolig» benyttes dersom det vil kunne forårsake betydelig skade for offentlige interesser, en bedrift, en institusjon eller en enkeltperson at dokumentets innhold blir kjent for uvedkommende.

«Fortrolig» benyttes dersom det vil kunne skade offentlige interesser, en bedrift, en institusjon eller en enkeltperson at dokumentets innhold blir kjent for uvedkommende.

Det må påses at det ikke benyttes høyere beskyttelsesgrad enn strengt nødvendig.

En revurdering av graderingen av et dokument skal skje:

For graderte dokumenter med gradering yngre enn 1. januar 1955 gjelder at graderingen bortfaller senest etter 30 år med unntak av følgende:

Dokumentet må tydelig merkes med beskyttelsesgrad, slik at det klart fremgår at dokumentet er gradert og på hvilket nivå. Dersom dokumentet består av flere deler, må alle deler tydelig merkes.

På papirdokumenter skal beskyttelsesgraden påføres dokumentets første side øverst med blå farge. Hvis dokumentet inneholder flere sider, skal disse behørig være sammenheftet og beskyttelsesgraden skal påføres med blått på dokumentets forside og bakside.

Merkingen og dokumentets innhold må ikke kunne fjernes eller endres av uvedkommende.

Når et dokument graderes, skal det angis hvilken bestemmelse i offentleglova som gir hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Videre skal angis at graderingen er foretatt i henhold til Beskyttelsesinstruksen.

Papirdokumenter gradert STRENGT FORTROLIG skal være forsynt med eksemplarnummer, og det skal angis hvor mange eksemplarer dokumentet er ustedt i samt det totale antall sider. Dokumentet skal for øvrig pagineres på vanlig måte.

Papirdokumenter merket FORTROLIG behøver ikke nummerering og skal pagineres på vanlig måte.

Hvis graderingen bare skal gjelde for et begrenset tidsrom, skal det i tilknytning til graderingen angis hvor lenge den skal opprettholdes.

Det skal bare gis tilgang til gradert dokument i den grad det er tjenstlige behov. Det må – bortsett fra de tilfelle som er nevnt i 1. og 3. ledd – bare forelegges eller gjøres kjent for personer som av tjenestlige grunner må kjenne innholdet.

Den myndighet som har laget et gradert dokument kan for det enkelte tilfelle gi tillatelse til at det gis tilgang for den som har et særlig behov for det.

En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i forvaltningsloven § 18 til § 20.

Den som har et gradert dokument i sin varetekt, er personlig ansvarlig for at opplysningene ikke blir kjent av uvedkommende.

Et dokument merket STRENGT FORTROLIG skal føres i journal unntatt fra offentlighet.

Et dokument merket FORTROLIG kan enten føres i journal unntatt fra offentlighet eller i åpen journal. Hvis journalføring i åpen journal ikke kan finne sted uten å røpe fortrolige opplysninger, skal det brukes nøytrale kjennetegn eller utelatelser eller overstrykninger i den kopi av journalen som i henhold til reglene om offentlighet i forvaltningen skal legges fram for publikum.

Et FORTROLIG og STRENGT FORTROLIG dokument må oppbevares slik at det ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Når kontoret forlates, skal slike dokumenter være forsvarlig sikret. For å oppbevare dokumentene elektronisk må det være iverksatt informasjonssikkerhetstiltak, jf. § 12.

Hvis et gradert dokument må tas med hjem eller på reiser og møter, må det utvises særskilt aktsomhet, slik at dokumentet ikke etterlates på offentlig transportmiddel eller forøvrig kan bli tilgjengelig for uvedkommende.

Dokumenter merket STRENGT FORTROLIG skal fortrinnsvis sendes med bud/kurér, men kan også sendes som rekommandert post. Sendes et dokument merket STRENGT FORTROLIG i posten, skal det skje i dobbelt konvolutt. Den indre konvolutt skal forsegles og påføres beskyttelsesgrad. Den ytre konvolutt skal være umerket. Forsendelse av dokumenter merket FORTROLIG kan skje på vanlig måte i umerket, lukket konvolutt.

Dokumenter merket FORTROLIG og STRENGT FORTROLIG kan sendes elektronisk, forutsatt at det er iverksatt informasjonssikkerhetstiltak jf. § 12. Ved forsendelse av dokumenter merket STRENGT FORTROLIG skal det alltid innhentes kvittering.

Hvis det ikke foreligger særlige grunner, skal forsendelsen adresseres til vedkommende institusjon og ikke til en bestemt person eller stillingshaver. Ønsker avsenderen at forsendelsen bare skal åpnes av bestemte personer, kan dokumentet sendes til en bestemt stillingsinnehaver. Mottakeren plikter i så fall å sørge for at dokumentet uten opphold blir journalisert i samsvar med § 8 foran.

Hvis et gradert dokument skal tilintetgjøres, må det sørges for at dette skjer under betryggende kontroll, og at det gjøres anmerkning om tilintetgjørelsen i journalen.

Dokumenter gradert etter denne instruksen skal så langt det passer, behandles elektronisk i samsvar med følgende regler i sikkerhetslovens forskrift om virksomheters arbeid med forebyggende sikkerhet § 23 i kapittel 4 om håndtering og beskyttelse av skjermingsverdig informasjon, kapittel 7 om beskyttelse av skjermingsverdige informasjonssystemer og sikkerhetslovens forskrift om kryptosikkerhet.

Dokumenter gradert etter instruksen skal i slike tilfeller følge reglene for dokumenter gradert BEGRENSET.

Statsministeren kan gi utfyllende bestemmelser for gjennomføringen av disse regler.