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Toma de decisiones

Este documento describe el proceso de toma de decisiones, incluyendo las definiciones, funciones involucradas, etapas y pasos para la implementación. Explica que la toma de decisiones puede ser un proceso racional que involucra identificar el problema, generar alternativas, evaluarlas y seleccionar la mejor, o un proceso creativo que involucra exploración inconsciente, intuición, discernimiento y formulación lógica.

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La toma de decisiones El proceso de Toma de decisiones
La toma de decisiones Agenda • Definiciones • Funciones involucradas en el proceso • Etapas en la toma de decisiones • Pasos para la implantación • La toma de decisiones como • Proceso Racional • Proceso Creativo • Barreras en la toma de decisiones
La toma de decisiones Definiciones La Real Academia Española de la Lengua define el vocablo decisión de la siguiente manera: decisión (Del lat. decisĭo, -ōnis). 1. f. Determinación, resolución que se toma o se da en una cosa dudosa. 2. f. Firmeza de carácter.
La toma de decisiones Definiciones • Es el proceso de toma de decisiones se da cuando una persona deba escoger entre dos o más alternativas. • Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. • En las organizaciones, el proceso de toma de decisión es una de las mayores responsabilidades y se circunscribe a una serie de personas que están apoyándola. • Las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. • Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. • La toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
La toma de decisiones Funciones involucradas en el proceso Dirección Planeación Control Organización
La toma de decisiones Funciones involucradas en el proceso Planeación toma decisiones sobre: • ¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo? • ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo? • ¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo? • ¿Cuán altas deben ser las metas individuales?
La toma de decisiones Funciones involucradas en el proceso La Organización toma decisiones sobre: • ¿Cuánta centralización debe existir en la compañía? • ¿Cómo deben diseñarse los puestos? • ¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante? • ¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?
La toma de decisiones Funciones involucradas en el proceso La Dirección toma decisiones sobre: • ¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja? • ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada? • ¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador? • ¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?
La toma de decisiones Funciones involucradas en el proceso En Control se toman decisiones sobre: • ¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas? • ¿Cómo deben controlarse estas actividades? • ¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño? • ¿Cuándo la organización está desempeñándose de manera efectiva?
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Identificación y Diagnóstico del Problema Generación de soluciones alternativas Evaluación de alternativas Selección de la mejor alternativa Evaluación de la decisión Implantación de la decisión
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Identificación y Diagnóstico del Problema Reconocimiento del problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas.
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Generación de soluciones alternativas La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Evaluación de alternativas ¿Cuál solución será la mejor? Se deben considerar distintos tipos de consecuencia, intentando predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. También existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces se pueden generar planes de contingencia, esto es, cursos alternativos de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Selección de la mejor alternativa Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar. • Maximizar: es tomar la mejor decisión posible • Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado. • Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Evaluación de la decisión Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la retroalimentación es positiva, nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.
La toma de decisiones Etapas de la toma de decisiones Implantación de la decisión El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe comprenderse totalmente la decisión tomada, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.
La toma de decisiones Pasos para la implantación En el proceso de planeación y ejecución de la implantación de una decisión, deben considerarse los siguientes pasos: • Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente. • Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa. • Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica. • Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas. • Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.
La toma de decisiones como… • Proceso Racional • Proceso Creativo
La toma de decisiones Como Proceso Racional Cuando tomamos decisiones, además de comprender la situaciones que se presentan, debemos tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es decir, aplicar estas técnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir entonces, que se trata de una toma de decisiones basada en la racionalidad.
La toma de decisiones Como Proceso Racional 2. Identificar los criterios de decisión 1. Determinar la 3. Asignar peso necesidad a los criterios de una decisión 4. Desarrollar 6. Seleccionar la todas las mejor alternativa alternativas 5. Evaluar las alternativas
La toma de decisiones 1. Determinar la Como Proceso Racional necesidad de una decisión El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.
La toma de decisiones 2. Identificar los Como Proceso Racional criterios de decisión Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Una persona piensa adquirir un automóvil Los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo opcional, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y que se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc.
La toma de decisiones 3. Asignar peso Como Proceso Racional a los criterios Los criterios enumerados en el paso previo no tiene igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión. Cuando el comprador del automóvil pondera los criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que dispone para su adquisición, o es de menor tamaño al que precisa, entonces nos encontramos con que los demás criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.
La toma de decisiones 4. Desarrollar Como Proceso Racional todas las alternativas La persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado problema.
La toma de decisiones 5. Evaluar las Como Proceso Racional alternativas La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado. Una vez identificadas las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.
La toma de decisiones 6. Seleccionar la Como Proceso Racional mejor alternativa Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de decisiones. En este paso se cuenta con varios supuestos que es importante entender para determinar la exactitud del proceso real de toma de decisiones en las organizaciones.
La toma de decisiones 6. Seleccionar la Como Proceso Racional mejor alternativa • Orientada a un objetivo: cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas. • Todas las opciones son conocidas: el tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles. • Las preferencias son claras: se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.
La toma de decisiones Como Proceso Creativo El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Por lo general se compone, en cambio, de cuatro fases sobrepuestas e ínter actuantes entre sí 1. Exploración inconsciente 4. Formulación lógica 2. Intuición 3. Discernimiento
La toma de decisiones Como Proceso Creativo 1. Exploración inconsciente Es difícil explicar en razón de que ocurre fuera de los límites de la conciencia. Usualmente implica la abstracción de un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga. Sin embargo, los administradores que trabajan bajo intensas presiones de tiempo suelen tomar decisiones prematuras antes que ocuparse detenidamente de problemas ambiguos y escasamente definidos.
La toma de decisiones Como Proceso Creativo 2. Intuición Sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Esta etapa puede implicar una combinación de factores aparentemente contradictorios a primera vista. En los años veinte, por ejemplo, Donaldson Brown y Alfred Sloan, de General Motors, concibieron la idea de una estructura divisional descentralizada con control centralizado, conceptos que parecerían oponerse entre sí. No obstante, esta idea cobra sentido si se toman en cuenta los principios subyacentes de 1) responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división y 2) mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado de ciertas funciones. Fue necesaria la intuición de dos grandes líderes empresariales para constatar la posibilidad de interacción entre estos dos principios en el proceso administrativo. La intuición precisa de tiempo para funcionar. Supone la detección de nuevas combinaciones y la integración de conceptos e ideas diversos. El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante técnicas como la lluvia de ideas.
La toma de decisiones Como Proceso Creativo 3. Discernimiento Es resultado sobre todo del trabajo intenso. Para desarrollar un producto útil, un nuevo servicio o un nuevo proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas. Lo interesante del asunto es que el discernimiento puede resultar de la concentración de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate. Además, la aparición de nuevos discernimientos puede ser momentánea, de manera que los administradores efectivos acostumbran tener siempre a la mano lápiz y papel para tomar nota de sus ideas creativas.
La toma de decisiones Como Proceso Creativo 4. Formulación o verificación lógica El discernimiento debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación. Esto se logra mediante la persistente reflexión en una idea o pidiendo críticas a los demás. La idea de la descentralización de Brown y Sloan, por ejemplo, tuvo que probarse en la realidad organizacional.
La toma de decisiones Barreras del proceso ¿Porqué la gente no participa en procesos racionales de toma de decisiones? Resulta más sencillo descuidar o ejecutar en forma inadecuada los procesos racionales de toma de decisiones. • Quizás el problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con precisión. • Quizás no se generen suficientes soluciones, o quizás se les evalúe en forma incompleta. • Es posible que se haga una elección que satisfaga y no que maximice. • La implementación pudo ser planeada o ejecutada, o quizás, el monitoreo fue inadecuado o inexistente.