God forankring hos ledelsen er viktig for å lykkes med utvikling av anskaffelsesfunksjonen.
Hva er ledelsen opptatt av?
Ledelsen er opptatt av å nå virksomhetens mål og løse oppgaver på en god og effektiv måte. For å få oppmerksomhet og gjennomslag er det derfor viktig å vise hvordan anskaffelser kan brukes strategisk for å nå disse målene.
Tiltak for å forbedre anskaffelsesarbeidet kan kreve investeringer i for eksempel kompetanse, digitale verktøy, nye rutiner eller en anskaffelsesstrategi. Det er ofte lettere å få gehør for slike behov når du synliggjør hvilke gevinster tiltakene kan gi på områder ledelsen allerede er opptatt av.
Anskaffelser bidrar til måloppnåelse
Alle virksomheter har egne mål og prioriteringer. For ledelsen vil virksomhetens mål og samfunnsoppdrag som regel stå øverst på agendaen. Anskaffelser kan være et viktig virkemiddel for å nå disse målene, samtidig som de kan bidra til gevinster på andre områder som kostnadseffektivisering, samfunnsansvar og innovasjon – beskrevet i modellen for strategiske anskaffelser.
Disse målene kan være et godt utgangspunkt når du skal engasjere ledergruppen.
I midten av modellen ligger organisatoriske ferdigheter. Det handler om at det er visse forutsetninger i organisasjonen for å jobbe strategisk med måloppnåelse.
Kostnadseffektivisering
Anskaffelser utgjør en stor del av virksomhetens budsjett og berører store deler av organisasjonen. Det er derfor ofte mulig å effektivisere kostnader gjennom forbedringer i anskaffelsesarbeidet. Det kan for eksempel være i form av mer effektive prosesser, bedre avtaledekning, færre kjøp utenfor avtale og bedre kontraktsoppfølging. Konkrete eksempler og tall som viser hvordan anskaffelser kan bidra til kostnadseffektivisering kan bidra til å skape engasjement hos ledelsen.
Virksomhetsmål
Toppledelsen er interessert i å nå virksomhetsmål. Ved å vise hvordan anskaffelser kan bidra til bedre måloppnåelse, kan det bli lettere å få oppmerksomhet og gjennomslag hos ledelsen. Det kan for eksempel handle om bedre kvalitet på tjenester, høyere brukertilfredshet, bedre kvalitet eller styrket omdømme.
Samfunnshensyn
Gjennom anskaffelsesloven har offentlige virksomheter plikt til å ha en anskaffelsesstrategi og rutiner for å håndtere samfunnshensyn. Dette kan være mål innenfor klima og miljø, ivaretakelse av menneskerettigheter og å motvirke arbeidslivskriminalitet. Anskaffelser er et effektivt virkemiddel for å nå disse målene. Du kan få ledelsens oppmerksomhet ved å gjøre dem kjent med dette kravet og vise konkrete eksempler på anskaffelser som bidrag til å nå virksomheten sine mål for samfunnshensyn. Eksempler kan være å stille bedre miljøkrav, føre klimaregnskap eller følge opp krav til lønns- og arbeidsvilkår. Risikoen for omdømmetap ved å ikke jobbe aktivt med samfunnshensyn, kan virke motiverende. Det samme kan muligheten for å være en attraktiv arbeidsgiver gjennom å vise sitt samfunnsansvar.
Innovasjon
Innovasjon er på dagsorden hos mange toppledere. Hvis man kan vise ledelsen hvordan anskaffelser kan bidra til å oppnå innovasjon i virksomheten, kan dette være med å skape interesse for mer strategisk bruk av anskaffelser. Anskaffelser er et viktig virkemiddel for å oppnå innovasjon og virksomhetsutvikling, fordi innovasjon ofte skjer i samarbeid med leverandører. Innovasjon gjennom anskaffelser er også en tydelig kommunisert politisk målsetning.
Undersøk styrende dokumenter
Akkurat hva ledelsen er opptatt av vil variere fra virksomhet til virksomhet. Når du vil finne ut hva som engasjerer akkurat din ledelse, er det lurt å begynne med å undersøke styrende dokumenter.
Du kan ta utgangspunkt i disse spørsmålene:
- Hva er min virksomhets samfunnsoppdrag?
- Hva er de viktigste virksomhetsmålene våre?
- Hva er virksomhetens kjernetjenester og hvem leverer vi disse tjenestene til?
- Hvordan påvirkes disse tjenestene av anskaffelser?
Hvordan Kystverket fikk med seg ledelsen
Her får du høre mer om hvordan Kystverket fikk med seg sin ledelse på veien mot mer strategiske anskaffelser.
Bli bedre kjent med motivasjon og mål
Gå i dialog med ledelsen. Bruk tid på å forstå utfordringer, mål og ambisjoner. Her handler det om å være nysgjerrig og utforske hva ledelsen er opptatt av.
Når du senere skal utforske potensialet for gevinster, ved å jobbe bedre med anskaffelser, vil du vite hvilke gevinster ledelsen er mest opptatt av. Samtalene kan også bidra til å bygge tillit og gjøre betydningen av anskaffelser mer synlig.
Ta deg tid til å spørre
Denne guiden kan hjelpe deg å holde de gode samtalene med ledere eller andre viktige støttespillere. Sett av tid til en uformell prat og still åpne spørsmål, benytt gjerne strukturen i guiden. Her er det viktigste at du lytter.
Snakk med ledelsen for å få en bedre oversikt over hva de er opptatt av, og hvilke forventninger de har. Dette er viktig innsikt når du skal synliggjøre...
Kommuniser verdien av en anskaffelsesstrategi
Bruk det du vet om virksomhetens mål og ledelsens motivasjon, når du skal forankre behovet for forbedring av anskaffelsesfunksjonen og etablere en anskaffelsesstrategi. Hvis du snakker et språk ledelsen forstår, og trekker frem gevinster ledelsen ser verdien av, er det mer sannsynlig å få gjennomslag.
Inviter deg selv inn til ledergruppen for å kommunisere potensialet.