2 Ansettelse og rekruttering

 

2.3 Ansettelsesprosessen

 

2.3.1 Utlysning

 
2.3.1.1 Hovedregelen om offentlig utlysning

Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig, se statsansatteloven § 4. Det gjelder både faste og midlertidige stillinger, i tillegg til embeter. Offentlig utlysning er nødvendig for å sikre reell konkurranse om ledige stillinger, bredest mulig rekruttering og at kvalifikasjonsprinsippet ivaretas. Kvalifikasjonsprinsippet skal sikre at den best kvalifiserte søkeren ansettes i stillingen, og er for statens del fastsatt i statsansatteloven § 3. Er en ledig stilling lyst ut kan flere ansettes, forutsatt at kvalifikasjonskravene i utlysningen er dekkende for disse stillingene og vilkårene ellers er de samme.

Arbeidsgiver skal informere egne arbeidstakere om ledige stillinger i virksomheten, se arbeidsmiljøloven § 14-1. Ledige stillinger skal som hovedregel meldes til Arbeids- og velferdsetaten, se arbeidsmarkedsloven § 7.

I statsansatteloven er det ingen hjemmel for å fastsette generelle unntak fra utlysningsplikten i et personalreglement. Det kan derfor ikke fastsettes i personalreglement at visse stillinger eller stillingskategorier bare kan lyses ut internt. Det kan heller ikke fastsettes i personalreglement at midlertidige stillinger kan omgjøres til faste stillinger, uten ny offentlig utlysning.

De tillitsvalgte skal ha anledning til å uttale seg om utlysningsteksten før stillingen lyses ut, se hovedavtalen § 30 nr. 4. De tillitsvalgte kan også kreve å få drøfte lønnsplasseringen, se hovedtariffavtalene punkt 2.5.5. Dersom en stilling utlyses midlertidig skal arbeidsgiver orientere de tillitsvalgte om hjemmelen for midlertidigheten, se hovedavtalen § 30 nr. 3.

 
2.3.1.2 Unntak fra offentlig utlysning

Plikten til offentlig utlysning av ledige stillinger gjelder ikke for ansettelse og konstitusjon av embetsmenn for en periode på inntil seks måneder, se statsansatteloven § 7. Det kan videre bestemmes i personalreglement at ansettelser og konstitusjoner for en periode inntil 12 måneder kan skje uten offentlig utlysning. Slike ansettelser kalles ofte for administrative ansettelser. Loven åpner for en forenklet ansettelsesprosedyre for slike kortvarige arbeidsforhold. I en forenklet ansettelsesprosedyre kan det det gjøres unntak fra lovens regler om offentlig utlysning. Arbeidsgiver kan i slike situasjoner velge å lyse ut stillingen internt i virksomheten eller helt unnlate utlysning. Det kan også gjøres unntak fra lovens regler om innstilling og ansettelse. Loven krever ikke at det avgis innstilling til ansettelsesorganet. Dette innebærer at innstilling kan unnlates eller det kan gis et uformelt forslag av et annet organ enn fastsatt i statsansatteloven § 5. Også ved administrative ansettelser må det fattes et ansettelsesvedtak, men ansettelsesretten kan legges til et annet organ enn det som følger av statsansatteloven § 6. Ansettelsesretten kan legges til en enkeltperson, for eksempel virksomhetsleder eller leder av administrasjonsavdelingen.

Dersom en midlertidig ansettelse som er foretatt etter en slik forenklet ansettelsesprosedyre skal forlenges utover seks eller 12 måneder, skal stillingen lyses ut offentlig og behandles etter lovens alminnelige regler om ansettelsesprosedyre.

Statsansatteloven § 7 gir ikke et selvstendig hjemmelsgrunnlag for midlertidig ansettelse. En forutsetning for å ansette administrativt og dermed unnlate offentlig utlysning er at det er hjemmel i statsansatteloven for å ansette midlertidig, se statsansatteloven § 9 første ledd.

Også en tariffavtale kan danne grunnlag for at plikten til offentlig utlysning kan fravikes, se statsansatteloven § 4. Med begrepet tariffavtale menes i denne sammenheng en sentral særavtale som må inngås mellom Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet og hovedsammenslutningene i staten. Det er inngått en slik særavtale knyttet til nedbemanning i statlige virksomheter, se særavtale om adgang til å gjøre unntak fra statsansatteloven § 4. Det er ikke hjemmel for å inngå lokal særavtale om unntak fra plikten til offentlig utlysning av ledige stillinger.

Det er gitt egne bestemmelser i § 3a i forskrift til statsansatteloven om unntak fra utlysningsplikten for ledige stillinger knyttet til Forsvarets etterretningsvirksomhet, ansettelse av personer som har gjennomført traineeprogram og midlertidig ansatte med midlertidig lønnstilskudd.

 
2.3.1.3 Utlysningsteksten

Det er viktig at sentrale forhold knyttet til en ledig stilling omtales i utlysningsteksten:

a.Stillingens tittel og lønn.
b.(Ønsket) tidspunkt for tiltredelse.
c.Krav og ønsker knyttet til faglige egenskaper som utdannelse og praksis (erfaring), og eventuelle krav til personlige egenskaper. Krav til bruk av målformer, eventuelt statsborgerskap.
d.Beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvar.
e.Arbeidssted (for tiden/ved tiltredelse).
f.Opplysninger om eventuell beordringsplikt/flytteplikt, plikt til å delta i spesiell opplæring e.l. og eventuell plikttjeneste.
g.Eventuelle krav til helseattest. Dette skal ikke kreves med mindre det er begrunnet i stillingens særlige forhold.
h.Eventuelle krav til vandel. Normalt skal det ikke stilles spesielle krav til vandel. Se imidlertid bestemmelser om politiattest i lov om fengselsvesenet, lov om politiet, annen særlovgivning og forskrift om strafferegistrering.
i.Kontaktopplysninger til person(er) som kan gi nærmere informasjon om stillingen m.m.
j.Søknadsfristen. Denne skal ikke være kortere enn to uker.

Ledige stillinger i staten skal meldes til NAV.

 
2.3.1.3.1 Standardtekst om krav for å oppfylle positiv særbehandling

For at søkere skal være innforstått med virkemidlene knyttet til inkludering og mangfold oppfordres virksomhetene til å innarbeide følgende standardtekst i utlysningsteksten:

«Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne oppfylle visse krav. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.»

Virksomhetene kan i sine stillingsannonser velge å lenke til Statens arbeidsgiverportal der standardteksten er publisert.

 
2.3.1.3.2 Forslag til mangfoldserklæring

Virksomhetene bør vurdere hvordan de omtaler inkludering og mangfold i utlysningstekstene. Det beste vil være hvis dette kan gjøres som en integrert del av hele utlysningsteksten gjennom måten man beskriver arbeidsplassen og den stillingen som skal fylles. Virksomhetene bør også vise til at de legger til rette arbeidsforhold og arbeidsplass for medarbeidere som har behov for det. Eventuelt kan virksomhetene utarbeide en mer standardisert mangfoldserklæring, som for eksempel kan se slik ut:

«Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning.

Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være tekniske hjelpemidler, tilpasning av møbler eller endring av rutiner, arbeidsoppgaver og arbeidstid.»

 
2.3.1.4 Fortrinnsrett for deltidsansatte

Fortrinnsrett for deltidsansatte innebærer at deltidsansatte har rett til å få sin stilling utvidet fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse, dersom dette ikke er en vesentlig ulempe for virksomheten, se statsansatteloven § 13. Den deltidsansatte må være kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver må derfor, før en stilling lyses ut offentlig, undersøke internt i virksomheten om deltidsansatte kan være kvalifiserte for den ledige stillingen, og om de i så fall er interessert i utvidet stillingsprosent.

Fortrinnsretten kan også gjelde en del av en stilling. Slike situasjoner kan medføre vesentlig ulempe for arbeidsgiver, for eksempel fordi arbeidsgiver blir sittende igjen med en reststilling som det vil være vanskelig å rekruttere til, eller slik at virksomheten får flere, og ikke færre, ansatte på deltid.

Dersom en deltidsansatt hevder fortrinnsrett etter at en stilling er utlyst, må arbeidsgiver midlertidig stanse ansettelsesprosessen og vurdere kravet nærmere. Det kan da bli aktuelt å avslutte ansettelsesprosessen, dersom den deltidsansatte gis rett til å få utvidet sin stilling.

Statsansatteloven § 13 tredje ledd bestemmer prioriteringen mellom ulike typer fortrinnsrett. Det er her bestemt at omplassering etter §§ 19 andre ledd, 20 andre ledd og 27 andre ledd («intern fortrinnsrett») går foran fortrinnsretten som deltidsansatte har til utvidet stilling. Fortrinnsrett for deltidsansatte skal imidlertid gå foran fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, se statsansatteloven § 24. Årsaken er at fortrinnsretten for deltidsansatte skal vurderes før en stilling i virksomheten utlyses.

Retten til utvidelse av stilling for deltidsansatte gjelder bare for fast ansatte. Bestemmelsen gjelder ikke embetsmenn. Fortrinnsretten for deltidsansatte gjelder heller ikke for ansatte i bistillinger, se § 8 i forskrift til statsansatteloven.

Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte etter § 13 avgjøres av Tvisteløsningsnemnda, se arbeidsmiljøloven § 17-2.