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El workflow

Las empresas se conforman de diferentes entidades las cuales realizan
diferentes funciones de las cuales los usuarios finales o clientes no se ven tan
involucrados como lo son los procesos automatizados.
Tal razón se debe a una forma establecida creada convenientemente por los
creadores del flujo de este, sin embargo al realizar ciertas modificaciones se
torna un poco difícil el poder tales tareas lo cual requiere de un gasto monetario
alto y lo cual nos lleva a la reinvención de una nueva aplicación.

Esto nos lleva al análisis de que el workflow esta estrechamente relacionado
con los procesos que la empresa realiza según las reglas de negocio y según
cada una de las entidades de la empresa que realiza las documentaciones los
procesos y tareas en conjunto, para tener así el objetivo final que es el definido
por cada empresa. Entonces tenemos en conclusión de que el workflow es un
conjunto de técnicas procesos que nos ofrecen una vía fiable para modelar y
gestionar los diferente procesos de las empresas.

Este tuvo origen suponemos que desde que el hombre tuvo un razonamiento
capas de poder asimilar conocimientos y usar pasos los cuales evolucionaron a
un proceso y el cual tuvo la necesidad de automatizarlo es decir usar la
tecnología para el optimizamiento de estos.

Se podría decir que para el mundo actual la tecnología que ha sido
implementada tiene que ver mucho con esto del workflow, ya que en algunos
puntos de vista las maquinas (computadoras) son mas efectivas que el hombre
ya que ya que estas pueden buscar documentos entre miles, pueden calcular
tiempos de realización de tareas, etc.

Sin embargo el hombre es el que toma las decisiones, los riesgos y los hechos
que no puede ver claramente la computadora esto nos lleva a la reflexión de
que las maquinas son una herramienta muy útil en la vida de el hombre y de los
sistemas de empresas en común.

En los principios de los 60’s y los 70’s el objetivo de las computadores era la
realización de cálculos en masa es decir los procesos matemáticos, en los 80’s
se enfocaron en la administración de las bases de datos, y ya en los 90’s se
centralizaron en la automatización de los procesos del Workflow, como se
observa la informática a ido evolucionando conforme ha pasado el tiempo y
esta sigue evolucionando.

También observamos que en un principio el workflow era manual, luego se
automatiza, y veamos esto con mayor exactitud, por ejemplo al llenar una acta
de compra/venta y obviamente se debe de tener un registro, claro esto es fácil
y sencillo de manejar, como de guardar en un archivo, pero adjunta a este se
deben de tener los datos y documentos importantes de el cliente, lo cual
requiere en un espacio mas grande. Esto seria fácil de almacenar, tal vez si
fuesen unos 100 seria muy fácil de tener archivado, pero pensemos que
pasaría si estos cien se multiplican por 1000 serian 100,000 una cifra un poco
exorbitante y que pasaría si esto creciera y si se debería de tener dos tipos de

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cliente, los que compraron a pagos y los que compraron de una sola ves, por
obvias razones se debería tener un acceso al archivo diario!!!!

Lo cual nos llevaría a la necesidad de gastar mucho tiempo en buscar
almacenar, necesidad de personal, un lugar seguro y fiable de tener, y esto
nunca nos libraría de errores humanos de los cuales estamos ligados por
naturaleza, todo esto sucedió entre los años 60’s y 70’s. Y aun en algunos
lugares se sigue dando este problema.

Ya en la década de los 80’s llegamos a un procesamiento mas optimo es decir
automatizado por lo cual podemos hablar de workflow automatizado sin
embargo con algunos defectos a mas bien con algunas deficiencias como lo
son el procesamiento de información, la acotación de tiempos, la optimización
de procesos y el diseño rápido de los negocios de las empresas, lo cual
convierte este en un punto importante para los desarrolladores ya que se
necesitan procesos mas rápidos, lo cual lleva a una reducción de costos y la
mejora de productos que da un mejor avance a las empresas.

Esto nos trae a nuestra época donde la construcción de un workflow especifico,
objetivo y completo, nos orienta a la necesidad de crear un workflow necesario
y adecuado. En nuestro entorno actual esto nos lleva a una actuación de lo que
en el pasado se hizo, es decir mejorar algo, con la diferencia de que es mas
fácil ya que el flujo de la información es mas preciso y eficaz ya que hay
muchas maneras de manejarlo.

La tecnología nos ofrece distintas formas de tener información y de proliferarla
entre nuestro usuario hablando desde un punto empresarial.

Tenemos procesamiento de imágenes, administración de información
(documentos), aplicaciones basadas en las transacciones, el correo
electrónico y los procesos mediante formularios donde se pide
normalmente información.

Proceso de imágenes:

Se capturan imágenes con diferentes fines, por ejemplo al momento de sacar
nuestro DUI en la base de datos se registra nuestra imagen lo cual hace al país
tener un control sobre la población.

Administración de los documentos

Al llegare al DUI centro cuando ya hemos sacado nuestro DUI y lo renovamos
en la base de datos se encuentra nuestra información, la cual ha sido guarda
previamente, la cual esta también dispuesta para ser modificada claro esta “por
las autoridades pertinentes”

Aplicaciones basadas en las transacciones

Guardan la información de los roles, reglas y los elementos necesarios de las
bases de datos, las interfaces de los usuarios, en la cual se ven involucrados
los componentes gráficos.
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Proceso de formularios

Este es el ambiente perfecto para el usuario ya que es amigable al usuario y es
el vehiculo para transportar la información necesaria para las empresas.

Debido a esto surge una pregunta:

¿PORQUE USAR EL WORKFLOW?

Es hasta un poco tonto hacerse esa pregunta ya que la redefinición y mejora de
los procesos de negocio, por un lado, y la posterior automatización de los
mismos mediante el uso de herramientas de WorkFlow, por el otro, posibilitan y
facilitan la integración de las nuevas tecnologías con los procesos de negocio.

Si nos damos cuenta sin el uso del workflow estaríamos sujetos a gastar
mucho mas dinero, tiempo, y personal en realizar tareas que se pueden
automatizar, debido a estas ventajas que proporciona como el incrementos de
la rapidez de los procesos, ahorro de dinero se dan algunas ventajas por las
cuales las empresas deberían de adoptar a este hijo que les dará mucha
ganancia.

La implantación de un sistema de WorkFlow ofrece beneficios sustanciales a
las organizaciones, independientemente del sector de mercado en el que
operen. La solución de automatización de procesos WorkFlow produce
beneficios reales a las empresas y organizaciones, formando parte integral de
la infraestructura de las mismas. En general, los resultados indican que los que
han implementado la solución WorkFlow, han obtenido los siguientes
beneficios:

Eficiencia y estandarización de los mismos.

Lo cual nos lleva a reducir costos, que es lo principal para cualquier
empresa o negocio.
La estandarización nos lleva a conocer mejor los procesos y evitar los
errores, que producen grandes gastos en cualquier entorno.

Control de los procesos

El objetivo de este es monitorear las tareas es decir visualizar cuales
tareas se realizar con tiempos no estimados, ósea las que necesitan
decisiones al igual que permite ver como se da el cambio de tiempos es
decir como avanza el trabajo.

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Asignación de las tareas

Lo cual lleva a la definición de los roles de cada parte de la empresa, ya
que se definen las tareas que cada quien hará.

Recursos de la empresa

Es decir la disponibilidad de la información para cada uno de los
diferente usuario del sistema empresarial en caso de ser necesarios,
como por ejemplo la consulta de el saldo de un deudor en una casa de
empeño, el agente de el departamento de deudas se vería obligado a
consultar su base de datos y tener la disponibilidad de esta información
como empleado.

Diseño de los procesos

Es decir la forma en que se realizara la tarea dispuesta de una forma
jerárquica lógica, para no redundar y no gastar más tiempo del
requerido.

Flujo de información

La cual se transporta de una manera automatizada por el sistema con
ayuda de los procesos del workflow.

Se agregan estas:

Mejora del rendimiento y la productividad del trabajo de las personas
involucradas en el proceso.
Aumento de la transparencia y visibilidad.
Mayor agilidad y capacidad de respuesta para la adaptación al cambio.

PROCESO DE NEGOCIOS

En nuestro vivir cotidiano vemos como cada empresa desempeña sus
funciones de una manera integral es decir formada de diferentes partes con el
objetivo de brindar sus servicios independientemente de los que sean;
ubiquemos este punto de referencia imaginando una tienda de calzado, hay un
vendedor que ofrece el calzado, un gerente que se encarga de tomar las
decisiones, el encargado de la facturación y que puede también manejar el
sistema; en este caso son tres personas las que se encargan de diferentes
roles los cuales realizan diversas tareas que en conjunto llevan al rubro de la
empresa que es vender o surtir calzado a la población.

Si nos enfocamos en este ejemplo cada uno de los trabajadores realizan
diferentes tareas en sus distintos roles, los cuales serian procesos.

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LOS DIFERENTES WORKFLOW’S

Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow:

Workflow de producción
Workflow colaborativo
Workflow administrativo

Workflow de producción

En las aplicaciones de workflow de producción, el workflow es la tarea principal
de los participantes. Dicho personal puede tener actividades adicionales en su
trabajo diario, pero fundamentalmente la realización de workflow.

Ejemplo: tramitar solicitudes de crédito.

El workflow de producción es similar a la producción en una línea de ensamble
en una fábrica: Debe ejecutarse en el menor tiempo posible, es altamente
predecible, repetitivo y de alto volumen. Los trabajadores en la línea de
ensamble pasan su mayor parte del tiempo produciendo objetos; pueden
participar en actividades adicionales, pero ellas son secundarias.
En un banco por ejemplo, los individuos a cargo de la aprobación de
solicitudes de crédito sólo realizan workflow para esa actividad es improbable
que otros funcionarios del banco realicen esa actividad fuera del departamento.
Debido a la naturaleza su naturaleza de "producción", dichas aplicaciones
deben cumplir con algunos de los siguientes atributos:
Velocidad de transferencia, o sea, la velocidad con que las tareas pasan de un
paso a otro.
Es muy importante en el workflow de producción, ya que es la tarea principal
de los participantes. Es improductivo que un miembro del equipo no haga nada
mientras espera a que le llegue trabajo.
Una vez establecido el flujo, este permanece sin cambio por largo tiempo.
El workflow de producción suele estar circunscrito a un sólo departamento, la
escalabilidad, o capacidad de "crecer" no es importante.
Este tipo de soluciones están optimizadas para trasladar grandes volúmenes
de información e imágenes a lo largo de rutas preestablecidas.

El workflow de producción fue el primer tipo de workflow desarrollado y
mercadeado, esto, porque generalmente no se requería de una base distribuida
de usuarios a lo largo de la compañía para lo que es indispensable contar con
una red local (LAN).

Workflow colaborativo

Involucra procesos estructurados o semi-estructurados que permiten a varias
personas participar en un grupo de trabajo, ejemplos de ello lo constituyen el
diseño arquitectónico o ingenieril, generación de informes, producción de
material publicitario, revisión de documentos legales, etc. Estos procesos
involucran típicamente un "documento" que hace las veces de contenedor de la
información, viajando de paso en paso y en cada uno de ellos el partícipe
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realiza una tarea o acción sobre el "documento". Por tanto, las características
esenciales de workflow colaborativo son las siguientes:
El "documento" y el "proceso" son claves. Es importante para la aplicación
preservar la integridad tanto del documento como del proceso.
Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto está restringido a
ciertos grupos "creativos" dentro de la organización.
Es importante que una buena solución no sea "intrusiva" ya que el trabajo de
conocimiento es un proceso mental que involucra la creatividad, la que no se
desea restringir o encasillar.
El workflow colaborativo debe ser muy flexible ya que el trabajo creativo puede
tomar rumbos inesperados.
Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el
"documento".

Workflow administrativo

Involucra procesos administrativos tales como ordenes de compra, hojas de
tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de ordenes, reportes de
calidad y muchas otras actividades que traspasan las barreras departamentales
e inclusive de la empresa misma. Los atributos de una buena herramienta son:

Existen un gran número de procesos administrativos en cada organización, por
ello la solución debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes.
Casi cualquier persona es un participante potencial, de ahí que la escalabilidad
de la solución sea de mucha importante.
El workflow administrativo es diferente para cada organización y también
cambia con frecuencia; de ahí la gran importancia de poder cambiar los
procesos fácilmente.
Ya que cualquiera en la empresa es un participante potencial, es necesario
poder distribuir el software al mayor número de usuarios con la menor carga
logística posible.

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Modelado de workflow

Este es el punto en que de forma formal se genera el modelo sobre el cual se
implementar las distintas tareas y proceso que una empresa hará a la hora de
trabajar en conjunto, de forma tal que este sea un ambiente competitivo para
las diferentes interfaces, y satisfaga los diferentes roles.

A continuación se mencionaran los diferentes conceptos elementales en la
generación del modelo:

Tareas

Las tareas son las acciones hechas individualmente por los diferentes roles,
cada una de estas es hecha únicamente por una persona previamente definida
en los roles.

Personas

Las tareas son realizadas por estos ósea los empleados que tiene que seguir
las reglas del juego (que serian los agentes y personas importantes).

Roles

los roles definen las distintas capacidades dentro del sistema y de la empresa,
una persona puede tener mas de un rol como por ejemplo un mesero puede
tener el rol de ofrecer el servicio a la mesa, sin embargo tamben puede
ingresar al sistema la orden y cobrarla.

Ruta

Son los pasos a seguir de los documentos dentro del sistema.
Existen varios tipos de ruteos que son;

Rutas fijas
Los documentos siguen en el mismo camino estas son
previamente definidas.

Rutas de condición
´ estas dependen de una condición

Rutas ad hoc
El usuario elige a donde ir.

Construcción de las rutas

AND-split
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A partir de una fuente la información es distribuida

AND-join

A partir de varios lugares de fuentes estos convergen hacia un solo destino

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OR-split

A partir de un lugar los documentos toman un destino entre varios

OR-join
A partir de uno o más orígenes, dentro de varios, convergen hacia un solo
destino

Loop

En este caso se hace un circuito cerrado es decir la información circula en el
mismo.

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Reglas de transición

Son las reglas a las cuales se someten los datos es decir las condiciones que
esta puede o no pude cumplir.

Datos

Por lógica archivos del workflow, documentos, imágenes, correos, etc. que se
involucren con el sistema, para llevar a cabo el trabajo deseado.

Se encuentran los datos de control que son los que manejan la lógica del
sistema, los datos relevantes que son los que se rutean en las diferentes tareas
del flujo, y los datos de aplicación que son accedidos solamente por las
aplicaciones.

A estos datos se les da una restricción es decir no todos los empleados tienen
acceso a toda la base de datos ya que podrían ser mal utilizados ósea podría
haber fuga de información.

Eventos

Son interrupciones que contienen la información de un mensaje, estos se
pueden producir por los usuarios mediante un proceso.

Plazos

Son los tiempos de realización de tareas, son por ejemplo el tiempo máximo
para una tarea, y aquí podemos emplear los eventos, después de que cierta
tarea sea terminada que se dispare un evento.

Procesos

Son los que definitivamente se deben de utilizar debido a que se da
oportunidad que se coloquen procesos que casi nunca se utilizan.

Políticas

Las empresas tienden a tener ciertas reglas del juego de su negocio por
ejemplo en las tiendas de comidas rápidas es un política que los sobrantes de
comida se desechen, los cual es desde un punto de vista negarle el derecho de
comer a alguien …

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