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César Antonio Lorca Bacian, profile picture
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Resumen PMBOK - César Lorca Bacian

La dirección de proyectos aplica conocimientos, habilidades y técnicas para cumplir con los requisitos del proyecto mediante procesos que deben ser seleccionados adecuadamente para garantizar el éxito. Estos procesos se dividen en grupos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre, cada uno con sus respectivas funciones y objetivos. La integración efectiva de estos grupos de procesos es crucial para alinear todas las actividades del proyecto y satisfacer las expectativas del cliente.

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Resumen PMBOK Dirección de proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y salidas. Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe: • Seleccionar los procesos apropiadamente dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. • Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto. • Cumplir con los requerimientos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los clientes. • Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, coste, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categorías: • Los procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos por lo general están relacionados entre sí por el hecho de que se lleva a cabo para un propósito integrado. El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto. • Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación. Los procesos de la dirección de proyecto y los procesos orientados al producto se suponen e interactúan durante el proyecto. La dirección de proyectos es una tarea integradora. La integración de la dirección de proyectos exige que cada proyecto y proceso de productos este correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su coordinación. 1
Procesos de dirección de proyectos Los procesos de dirección de proyectos se representan como elementos discretos con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica, se superponen e interactúan. Los detalles específicos de un proyecto se definen como objetivos que deben cumplirse sobre la base de la complejidad, el riesgo, el tamaño, el plazo, la experiencia del equipo de proyecto, el acceso a recursos, la cantidad de información histórica, la madurez de la organización en la dirección de proyectos, la industria y aéreas de aplicación. Los grupos de procesos requeridos y los procesos que los componen son guías para aplicar los conocimientos y habilidades apropiados relativos a la dirección de proyectos durante el proyecto. La naturaleza integradoras de los grupos de procesos es más compleja que el ciclo básico planificar-hacer-revisar-actuar. Sin embargo, el ciclo mejorado puede aplicarse a las interrelaciones dentro de un mismo grupo de procesos y entre grupos de procesos. • El grupo de proceso de planificación corresponde al componente planificar. • El grupo de proceso de ejecución corresponde al componente de hacer. • El grupo de proceso de seguimiento y control corresponde a los componentes revisar – actuar. Adicionalmente como la dirección de un proyecto es un esfuerzo finito el grupo de proceso de iniciación comienza estos ciclos y el grupo de procesos de cierre los termina. La naturaleza integradora de la dirección de proyectos exige la integración del grupo de procesos de seguimiento y control con todos los aspectos de los otros grupos de procesos. Grupos de procesos de dirección de proyectos • Grupos de procesos de iniciación: define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. • Grupos de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. • Grupos de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. • Grupos de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. • Grupos de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. 2
Grupo de Procesos de Iniciación El grupo de procesos de iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciación se realizan fuera del ámbito de control del proyecto por la organización o por los procesos del programa o del portafolio, lo cual puede hacer borrosos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto. Previo a las actividades de estos procesos se documentan las necesidades o requerimientos del negocio. Se establecen descripciones claras de los objetivos del proyecto, incluidas las razones por las cuales un proyecto especifico es la mejor solución alternativa para satisfacer los requisitos. La documentación de esta decisión contiene la descripción básica del alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duración del proyecto y un pronóstico de los recursos para el análisis de inversiones de la organización. La relación entre el proyecto y el plan estratégico de la organización identifica las responsabilidades de dirección dentro de la organización. En los proyectos de múltiples fases, los procesos de iniciación se llevan a cabo durante fases posteriores para validar las asunciones realizadas y las decisiones tomadas durante los procesos originales. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y Desarrollar el Enunciado del Alcance del proyecto preliminar. Además, durante el proceso de iniciación se refina la descripción del alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesta a invertir, se elegirá al director del proyecto, se documentarán las restricciones y asunciones iniciales. Toda esta información debe estar documentada en el Acta, una vez aprobado, el proyecto queda oficialmente autorizado. Muchos proyectos grandes o complejos pueden dividirse en fases. La revisión de los procesos de iniciación al comienzo de cada fase permite mantener el proyecto enfocado en los objetivos de negocio que pretende satisfacer el proyecto. Pasos: • Se verifican los criterios de inicio. • Se decide si el proyecto está o no listo para continuar. • Se decide si debe ser retrasado o suspendido. • Se deben realizar nuevas validaciones y desarrollos del alcance de las fases. La participación de los clientes y otros intermediarios durante la iniciación mejora la probabilidad de titularidad compartida, aceptación de productos entregables y satisfacción del cliente y otros interesados. El grupo de procesos de iniciación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. • Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. 3
Grupo de Procesos de Planificación Este grupo se ocupa de planificar y gestionar con éxito el proyecto para la organización, además ayuda a recoger información de varias fuentes de diversos grados de completitud y confianza. Los procesos de planificación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto. A medida que se obtenga nueva información del proyecto, se identificarán o resolverán nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones. Se producen bucles de retroalimentación repetidos que se utilizan para nuevos análisis. Los cambios significativos durante el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de retirar uno o más de los procesos de planificación y alguno de los procesos de iniciación. Las actualizaciones que surjan como consecuencias de cambios aprobados durante la ejecución del proyecto pueden causar un impacto significativo en partes del plan de gestión del proyecto. Las actualizaciones del plan de gestión del proyecto proporcionan más precisiones respecto al cronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido. Las actualizaciones pueden limitarse a las actividades y puntos relacionados con la ejecución de una fase específica – planificación gradual. Mientras planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados que corresponda. El equipo del proyecto debe implicar a los interesados a la planificación del proyecto, ya que estos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo del plan de gestión del proyecto. Los interesados pueden contribuir apropiadamente. Como el proceso de retroalimentación y refinamiento no puede continuar de forma indefinida, los procedimientos establecidos por la organización identifican cuando concluye el esfuerzo de planificación. Estos procedimientos se verán afectados por la naturaleza del proyecto, los límites del proyecto establecidos, las actividades de seguimiento y control correspondientes, así como por el entorno en el cual se llevará a cabo el proyecto. El grupo de procesos de planificación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Desarrollar el plan de gestión del proyecto. • Planificar el alcance. • Definición del alcance. • Crear EDT (Sub división en componente más pequeños). • Definición de las actividades. • Establecimiento de la secuencia de las actividades. • Estimación de recursos de las actividades. • Estimación de la duración de las actividades. • Desarrollo del cronograma. • Estimación de costes. • Preparación del presupuesto de costes. • Planificación de calidad. • Planificación de los recursos humanos. • Planificación de las comunicaciones. • Planificación de la gestión de riesgos. • Identificación de riesgos. 4
• Análisis cualitativo de riesgos. • Análisis cuantitativo de riesgos. • Planificación de las respuestas a los riesgos. • Planificar las compras y adquisiciones. • Planificar la contratación. Grupo de Proceso de Ejecución Este grupo se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Debe determinar cuáles son los procesos necesarios para el proyecto específico del equipo, implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto, aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados. Las variaciones en la ejecución normal harán necesarias ciertas re planificaciones, estas pueden incluir las duraciones de las actividades, la productividad y disponibilidad de los recursos, y los riesgos no anticipados. Tales variaciones pueden o no afectar al plan de gestión del proyecto, pero es posible que requieran un análisis. El grupo de procesos de ejecución incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. • Realizar aseguramiento de calidad. • Adquirir el equipamiento del proyecto. • Desarrollar el equipo del proyecto. • Distribución de la información. • Solicitar respuestas de vendedores. • Selección de Vendedores. Grupo de procesos de seguimiento y control Este grupo se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El equipo debe determinar cuáles de los procesos son necesarios para el proyecto específico del equipo. El beneficio clave de este grupo es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, también incluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas. El grupo de procesos de seguimiento y control incluye: • El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparándolas con el plan de gestión del proyecto y la línea base de rendimiento del proyecto. • Influir sobre los factores que podrían eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados. 5
Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto una idea acerca del la salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite atención especial, supervisa todo esfuerzo del proyecto, proporciona retroalimentación entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones correctivas o preventivas para hacer que el proyecto cumpla con el plan de gestión del proyecto. El grupo de procesos de seguimiento y control incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. • Control integrado de cambios. • Verificación del alcance. • Control del alcance. • Control del cronograma. • Control de costes. • Realizar controles de calidad. • Gestionar el equipo del proyecto. • Informar el rendimiento. • Gestionar a los interesados. • Seguimiento y control de riesgos. • Administración del contrato. Grupo de Proceso de Cierre Este grupo incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del mismo. El grupo de procesos de cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Cerrar Proyecto. • Cierre del Contrato. 6