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Gestión por procesos-Identificación y diseño de procesos

Este documento describe los pasos para identificar, clasificar, caracterizar y documentar procesos. Define un proceso como un conjunto de actividades que agregan valor a los insumos y producen un producto o servicio para un cliente. Explica que cada proceso debe tener un objetivo, responsable, insumos, actividades, productos, recursos, clientes y métricas como duración y capacidad. Además, proporciona lineamientos para diagramar procesos usando símbolos estándar y reglas como la numeración secuencial.

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GESTION POR PROCESOS IDENTIFICACION Y DISEÑO DE PROCESOS JULIO CESAR DAZA LARROTA DOCENTE 2016
UN PROCESO 1. IDENTIFICA 2. CLASIFICA 3. CARACTERIZA 4. DOCUMENTA Definición de Proceso: Conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno.
IDENTIFICACION DEL PROCESO Un sistema y como tal su comportamiento está determinado por las mismas leyes del enfoque de sistemas: tendrá elementos de entrada, tendrá actividades de transformación cuyo resultado es un producto y debe tener retroalimentación que permita determinar si el proceso esta encaminado o esta logrando su propósito. PROCESO CARACTERISTICAS. OBJETIVO: Propósito del proceso, que se pretende lograr con èl y debe tener relación con el producto. RESPONSABLE: Orienta, observa y mantiene el proceso bajo control y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo.
ALCANCE Determinación de la responsabilidad del proceso. Se determina el INICIO y FIN del proceso. También puede orientar sobre las inclusiones y exclusiones que afectan el objetivo. INSUMOS: Todo lo que se requiere como materia prima para transformarlos en productos Finales. Es el proceso el que convierte las entradas en salidas mediante actividades de Transformación y utilización de los recursos. También se requiere como INSUMOS la Información necesaria para la transformación y la retroalimentación que permita hacer Ajustes al proceso. Proveer (Interno o externo).
PRODUCTOS: Todo lo que entrega el proceso para un cliente (Interno-externo) y que respondan a las necesidades identificadas para éste. Tangible, bien material. Intangible, Cuando se trata de un servicio. Se debe saber a quien se le entrega el producto, quien es el cliente (interno- externo), como también cual es el proceso que lo requiere o sea con quien se interactúa. RECURSOS: Todo aquello que permite transformar los insumos en PRODUCTO(s). Mano de obra, Maquinas, Medios logísticos o tecnología dura o blanda. (hardware, software).
DURACION: Cliente= importante la oportunidad en la respuesta o el tiempo que se demora en entregar el producto. Tiempo transcurrido desde la actividad identificada como INICIO, entrada del insumo, hasta la actividad conocida como FIN. “TIEMPO DE CICLO” CLIENTE INSUMOS PROCESOS CLIENTE CONSUMIDOR FINAL
CLIENTES Proveedores Financiadores Sociedad CONSUMIDOR FINAL Organización Administración Empleados Clientes y partes interesadas, grupos de interés o stakeholders CAPACIDAD: Lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado por la duración, y establecido como volumen o cantidad de unidades entregadas en relación con el producto ofrecido.
FORMATO DE PROCESO
El propósito de cualquier proceso es satisfacer las necesidades y las expectativas de los clientes, igualmente tiene diferentes niveles de satisfacción, la cual esta vinculada con los conceptos de calidad, atención y costo. EFICACIA: Alcanzar el objetivo, entregar lo que se espera con la calidad requerida. Para el diseño de un proceso se debe conocer las necesidades y las expectativas de los clientes, para satisfacerlas con Eficacia. En suma, la adecuada relación entre Actividades y producto determina la EFICACIA.
Es el uso adecuado de los recursos que permitirán determinar el costo adecuado del producto final. Se establece en tres maneras diferentes: • Hacer más producto con menos recursos • Hacer más producto con iguales recursos • Hacer igual producto con menos recursos. NO SE PUEDE CAER EN EL ERROR DE ESTABLECER PROCESOS RÌGIDOS E INMODIFICABLES, CON LA EXCUSA DE QUE ES MANERA DE CUMPLIR CON LOS PROPOSITOS DE UN BUEN PROCESO EN CUANTO A EFICACIA Y EFICIENCIA
CLASIFICACION Y MAPA DE PROCESOS Los procesos se pueden clasificar dependiendo del impacto, el alcance o el aporte que le hacen a la organización. Dependiendo del alcance, se clasifican en cuatro niveles: MACROPROCESOS PROCESOS ACTIVIDADES TAREAS Cada nivel se comporta como un proceso y este es Controlado por un sólo responsable (dueño del proceso).
SIMBOLOS PARA DIAGRAMAR
La documentación es importante porque conserva el conocimiento de la organización y asegura que no se cambie o se pierda.
Documentar es definir ampliamente las responsabilidades, el lugar, el momento y la forma como se debe ejecutar cualquier actividad. Cualquier sistema debe documentarse. La documentación busca aportar soluciones oportunas, evitar la proliferación de métodos y procesos, toma de decisiones complejas.
Documento que anuncia la política de la organización en cuanto al sistema en sí y lo describe propiamente. En el se da una visión global del sistema. El manual se elabora como referencia para fines de auditorias internas y externas y para cumplir con los requisitos establecidos en las normas internacionales de certificación. ADEMAS SE INDICAN LOS RESPONSABLES SOBRE CADA ACTIVIDAD PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CARACTERIZACION DE PROCESOS Documento que describe esquemáticamente la secuencia de actividades en el desarrollo de un proceso y que incluyen diagramas de flujo y estos remiten a los formatos, instructivos y registros. FORMATOS Documentos dispuestos para el registro de datos e información. INSTRUCTIVOS Documentos que describen de manera especifica la elaboración de los formatos o actividades o tareas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS REGISTROS Documentos que presentan resultados obtenidos o que proporcionan evidencias de actividades desempeñadas. Emisión, Revisión, Aprobación, Medio, Tiempo de conservación y forma de recuperación. DIAGRAMA DE FLUJO Forma de ilustrar un proceso. Representaciones gráficas, apoyadas en símbolos claramente identificables y acompañados de una breve descripción. DIAGRAMA ENRIQUECIDO Permite presentar la idea del proceso mediante la utilización de figuras.
CARACTERIZACION DE PROCESOS DIAGRAMA DE CADENA DE VALOR Es la representación macro, primer y segundo nivel de desagregación de los procesos en la organización. DIAGRAMACION ESTANDAR Es la forma más conocida Mundialmente; se observa la secuencia de las actividades desde el principio hasta el fin en forma general. Para su construcción se utilizan símbolos estándar. En cada símbolo se escribe la acción con un verbo en infinitivo (terminación en AR, ER,IR), y se complementa con un sustantivo que es el objeto de la acción. Ejemplos: Revisar factura de ventas, Conducir vehículo, Imprimir carta. Etc.
CARACTERIZACION DE PROCESOS
REGLAS PARA DIAGRAMAR TITULO PRESENTACIÓN CONTENIDO NUMERACIÓN TIPOS TITULO: Encabece los diagramas con el título del Macro proceso, en la siguiente Línea el nombre del Proceso o actividad que esté diagramando.
REGLAS PARA DIAGRAMAR TITULO PRESENTACIÓN CONTENIDO NUMERACIÓN TIPOS TIPOS: DIAGRAMA DE FLUJO DIAGRAMA FUNCIONAL
REGLAS PARA DIAGRAMAR TITULO PRESENTACIÓN CONTENIDO NUMERACIÓN TIPOS CONTENIDO: Los símbolos de: actividad, inspección, almacenamiento, transporte (rectángulo, circulo, triángulo o flecha) sólo pueden tener una salida. Decisión, (rombo) dos salidas (SI o NO) .
REGLAS PARA DIAGRAMAR TITULO PRESENTACIÓN CONTENIDO NUMERACIÓN TIPOS NUMERACIÓN: Los símbolos deben numerarse en forma consecutiva a excepción Del inicio, fin o insumos; la numeración es ascendente a través de la ruta principal, Luego se secuencia a través de las rutas alternas con el numero de origen y a,b,c, ó 1,2,3 (ejemplo 6a, 6b, 6c ó 6.1, 6.2, 6.3).
REGLAS PARA DIAGRAMAR TITULO PRESENTACIÓN CONTENIDO NUMERACIÓN TIPOS PRESENTACION: Los procesos deben mostrar equilibrio. Diagramar debe impactar Y explicar con claridad el proceso. Si esta muy recargado, agrupe tareas en actividades y diagrame a más niveles. El inicio y Fin siempre van en los extremos.
SIMBOLOS UTILIZADOS PARA DIAGRAMAR