Excel 2007 PL. Ćwiczenia praktyczne

Excel 2007 PL. Ćwiczenia praktyczne

• 1.
  IDZ DO PRZYK£ADOWY ROZDZIA£ SPIS TREœCI Excel 2007 PL. Æwiczenia praktyczne KATALOG KSI¥¯EK Autor: Krzysztof Mas³owski ISBN: 83-246-0841-9 KATALOG ONLINE Format: A5, stron: 176 ZAMÓW DRUKOWANY KATALOG TWÓJ KOSZYK DODAJ DO KOSZYKA Excel 2007 to najnowsza wersja popularnego programu Microsoftu do zarz¹dzania arkuszami kalkulacyjnymi. Wœród dostêpnych nowoœci warto zwróciæ uwagê na przebudowany interfejs, który pozwoli Ci szybciej uzyskaæ dostêp do potrzebnych CENNIK I INFORMACJE funkcji, dodatkowo zapewnia wiêcej miejsca do wykonywania zadañ oraz dzia³a bardziej wydajnie ni¿ ten ze starszych wersji programu. Ponadto Excel 2007 umo¿liwia ZAMÓW INFORMACJE tworzenie efektownych wykresów, przeprowadzanie wszechstronnych analiz i wspó³pracê O NOWOœCIACH wielu osób nad tymi samymi dokumentami. Excel 2007 udostêpnia tak¿e wiele innych funkcji, które pozwol¹ Ci jeszcze sprawniej zarz¹dzaæ danymi. ZAMÓW CENNIK Dziêki ksi¹¿ce „Excel 2007 PL. Æwiczenia praktyczne” szybko postawisz pierwsze kroki w œwiecie arkuszy kalkulacyjnych. Poznasz interfejs Excela, nauczysz siê tworzyæ skoroszyty, poruszaæ siê po arkuszach i wpisywaæ dane do komórek. Dowiesz siê, CZYTELNIA jak zaznaczaæ zakresy, wpisywaæ w nie informacje, a tak¿e na ró¿ne sposoby edytowaæ i formatowaæ zawartoœæ arkusza. Zaczniesz stosowaæ przydatne formu³y i funkcje oraz FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE nauczysz siê tworzyæ przejrzyste wykresy. Zobaczysz te¿, jak wydrukowaæ przygotowany dokument. • Korzystanie ze wst¹¿ki i innych elementów interfejsu • Poruszanie siê po arkuszach, skoroszytach i plikach • Wpisywanie informacji • Zaznaczanie i modyfikowanie zakresów • Modyfikowanie zawartoœci arkuszy • Formatowanie danych • U¿ywanie formu³ i funkcji • Podgl¹d i drukowanie dokumentów Praktyczne æwiczenia sprawi¹, ¿e szybko nauczysz siê Wydawnictwo Helion korzystaæ z najwa¿niejszych narzêdzi programu Excel 2007 ul. Koœciuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 032 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl
• 2.
  Rozdział 1. Przygotowaniedo pracy 7 Wprowadzenie 7 Tworzenie skoroszytów 7 Wstążka 13 Menu Opcje 16 Rozdział 2. Poruszanie się po arkuszu i wpisywanie informacji do komórek 19 Wprowadzenie 19 Poruszanie się po arkuszu, liczba kolumn i wierszy 20 Wpisywanie tekstu i liczb do komórek arkusza 26 Wpisywanie formuł 34 Komentarze 37 Wartości logiczne i użycie prostej funkcji 40 Psikusy Excela 42 Dodatkowe informacje o poruszaniu się po arkuszu 45 Polecenia Cofnij i Wykonaj ponownie 48 Rozdział 3. Arkusz, skoroszyt i plik 51 Wprowadzenie 51 Arkusze to „kartki” w skoroszycie 52 Zapisywanie skoroszytów w plikach 61 Kończenie pracy i zamykanie okna 66 Otwieranie plików 68 Kopiowanie i przesuwanie arkuszy z pliku do pliku 70
• 3.
  4 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Rozdział 4. Zakresy 73 Wprowadzenie 73 Zaznaczanie zakresów 74 Wpisywanie danych do zaznaczonego zakresu 78 Rozdział 5. Edytowanie zawartości arkusza 81 Wprowadzenie 81 Czyszczenie komórki 81 Poprawianie zawartości komórki 85 Edytowanie komentarza 87 Wstawianie wierszy i kolumn 88 Usuwanie wierszy i kolumn 90 Wstawianie i usuwanie komórek 91 Kopiowanie za pomocą Schowka 94 Przesuwanie (przenoszenie) za pomocą Schowka 102 Kopiowanie i przesuwanie przez przeciąganie myszą 103 Rozdział 6. Formatowanie 107 Wprowadzenie 107 Zmiana czcionki i wyrównania 108 Tło, obramowania i kolor pisma 110 Automatyczne formatowanie tabel — style 113 Usuwanie formatowania 115 Data 116 Czas 122 Malarz formatów 124 Ukrywanie i odkrywanie wierszy i kolumn 126 Rozdział 7. Formuły i funkcje 129 Wprowadzenie 129 Sumowanie 129 Excel jest doskonałym kalkulatorem 139 Adresy względne, bezwzględne i mieszane 141 Przykłady użycia funkcji 145 Adresowanie trójwymiarowe 151 Rozdział 8. Wykresy 155 Wprowadzenie 155 Tworzenie wykresów 156 Zmienianie istniejącego wykresu 159 Wykresy są dynamicznie połączone z danymi 164
• 4.
  Spis treści 5 Rozdział 9. Oglądanie i drukowanie 165 Wprowadzenie 165 Oglądanie 165 Podgląd wydruku 170 Drukowanie 173
• 5.
  W rozdziale 2.nie wyszliśmy poza arkusz, czyli jedną wielką tabelę liczącą 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny (w trybie zgodności z Excelem 97 – 2003 odpowiednio: 65 536 wierszy i 256 kolumn). Jeżeli nawet wszystkie dane i formuły możemy zmie- ścić w jednym arkuszu, często warto zapisać je na kilku oddzielnych arkuszach, „spiętych” razem w jeden skoroszyt. Na przykład wyniki sprzedaży w poszczególnych miesiącach wygodniej zapisać w 12 od- dzielnych arkuszach, co ułatwi wyszukiwanie informacji i wykonywa- nie obliczeń. Wszystkie dane wpisywane do komórek jednego lub wielu arkuszy pozostają w pamięci operacyjnej, czyszczonej przy zamykaniu progra- mu lub wyłączaniu komputera, więc jeśli przedtem nie zapiszemy sko- roszytu w postaci pliku na dysku, utracimy dane. Stąd prosty wniosek, że informacje, które będą potrzebne w przyszłości, trzeba trwale za- pisać, a zapisujemy je w plikach na dysku twardym lub dyskietce. Zatem spinając razem kilka arkuszy, tworzymy skoroszyt, a potem ten skoroszyt pakujemy do koperty nazywanej plikiem i odkładamy na półkę-folder w magazynie-dysku.
• 6.
  52 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Program taki jak Excel bywa tradycyjnie nazywany arkuszem kalku- lacyjnym. Użycie liczby pojedynczej sugeruje, że po uruchomieniu programu w oknie zobaczymy pojedynczy arkusz, czyli jedną pokrat- kowaną tabelę. Tak rzeczywiście było w przypadku poprzedników i pierwszych wersji Excela. Teraz arkuszy może być wiele, ale nazwa pozostała, nadal Excel nazywamy arkuszem kalkulacyjnym. No cóż, tradycja… Ć W I C Z E N I E 3.1 Wpisywanie danych do różnych arkuszy i wstawianie nowego arkusza Do komórek A1 czterech arkuszy Excela wpisz nazwy: kwartał 1, kwartał 2, kwartał 3, kwartał 4. Do wykonania ćwiczenia potrzebne są dwie nowe umiejętności: q przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza bieżącego, q dodanie (wstawienie do skoroszytu) nowego, czwartego arkusza, gdyż Excel standardowo tworzy skoroszyty złożone tylko z trzech arkuszy1. Rozwiązanie 1. Po uruchomieniu Excela bieżącą komórką jest A1 w arkuszu o nazwie Arkusz1. Wpisz do niej tekst Kwartał 1 (rysunek 3.1). 2. Kliknij zakładkę Arkusz2 (rysunek 3.2) i do jego komórki A1 wpisz kwartał 2. 3. Kliknij zakładkę Arkusz3 i do jego komórki A1wpisz kwartał 3. 4. Kliknij przycisk polecenia Wstaw/Arkusz (rysunek 3.3). 1 Liczba arkuszy w nowym skoroszycie zależy od wartości opcji Przycisk pakietu Office/Opcje programu Excel/Popularne/Podczas tworzenia nowych skoroszytów — Dołącz następującą liczbę arkuszy.
• 7.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 53 Rysunek 3.1. Tworzone skoroszyty otrzymują kolejno domyślne nazwy: Zeszyt1, Zeszyt2 itd. Każdy składa się z trzech arkuszy Rysunek 3.2. Do arkusza przechodzimy, klikając jego zakładkę Rysunek 3.3. Nowy arkusz jest wstawiany przed arkuszem bieżącym 5. Do komórki A1 dodanego arkusza wpisz tekst kwartał 4. Komentarz q Kliknięcie przycisku Wstaw arkusz powoduje wstawienie nowego arkusza na lewo od tego przycisku, czyli na końcu, za wszystkimi istniejącymi już arkuszami. q Jeżeli nowy arkusz chcemy wstawić nie na końcu, lecz przed wybranym arkuszem, należy: q kliknąć prawym przyciskiem myszy zakładkę tego arkusza, q z menu podręcznego wybrać polecenie Wstaw, q w oknie dialogowym Wstawianie na karcie Ogólne dwukrotnie kliknąć ikonę Arkusz (lub najpierw kliknąć ikonę Arkusz, a potem przycisk OK).
• 8.
  54 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Ć W I C Z E N I E 3.2 Zmiana kolejności arkuszy W nowym skoroszycie uporządkuj arkusze w odwrotnej kolejności: Arkusz3, Arkusz2, Arkusz1. Rozwiązanie 1. Naprowadź kursor myszy na zakładkę arkusza, który chcesz przesunąć. 2. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnij zakładkę arkusza. 3. Gdy trójkątny wskaźnik pokazujący przyszłą pozycję arkusza znajdzie się we właściwym miejscu (rysunek 3.4), puść lewy przycisk myszy2. Rysunek 3.4. Arkusz można przesunąć, przeciągając myszą jego zakładkę Wynik został pokazany na rysunku 3.5. Rysunek 3.5. Po przeciągnięciu myszą Arkusz3 znalazł się na pierwszym miejscu 4. W analogiczny sposób zmień kolejność dwóch pozostałych arkuszy. 2 Działanie to zostało tu opisane dokładnie, gdyż wykonywaliśmy je po raz pierwszy. Potem ciąg czynności: naprowadzenie kursora na obiekt, naciśnięcie i przytrzymanie lewego przycisku myszy, przeciągnięcie obiektu we właściwe miejsce i puszczenie lewego przycisku myszy, będziemy nazywać krótko — przeciągnięciem obiektu myszą.
• 9.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 55 Ć W I C Z E N I E 3.3 Zmiana nazwy arkusza Zmień standardowe nazwy arkuszy na 2007-I, 2007-II, 2007-III, 2007-IV (odpowiadające np. kwartałom roku). Rozwiązanie 1. 1. Zakładkę Arkusz1 kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę (rysunek 3.6). Rysunek 3.6. W menu podręcznym (kontekstowym) są wyświetlane polecenia odnoszące się do bieżącego obiektu, tym razem arkusza 2. Gdy nazwa arkusza zostanie wyróżniona, napisz nową nazwę (rysunek 3.7). Rysunek 3.7. Nazwa wpisywana zastępuje nazwę zaznaczoną 3. Aby zatwierdzić zmianę, kliknij myszą w dowolnym miejscu arkusza lub naciśnij Enter. 4. W analogiczny sposób zmień nazwy pozostałych arkuszy. Rozwiązanie 2. 1. Dwukrotnie kliknij zakładkę pierwszego arkusza. 2. Wykonaj polecenia 2., 3. i 4. z rozwiązania 1.
• 10.
  56 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Komentarz q W jednym skoroszycie nie można dwóm arkuszom nadać tej samej nazwy. Jeżeli spróbujesz to zrobić, Excel zaprotestuje, wyświetlając odpowiedni komunikat. q Nazwy arkuszy mogą zawierać od 1 do 31 znaków, z wyłączeniem / ? * :. q W trakcie wpisywania nowej nazwy arkusza (przed naciśnięciem Enter) możesz z niej zrezygnować, naciskając klawisz Esc. Ć W I C Z E N I E 3.4 Tworzenie kopii arkusza Często zachodzi potrzeba zbudowania arkusza podobnego do istnie- jącego. Wtedy, zamiast zaczynać wszystko od początku, lepiej sko- piować arkusz, a potem go zmodyfikować. Utwórz kopię arkusza. Rozwiązanie 1. Kliknij zakładkę arkusza, który ma być kopiowany, np. Arkusz1. 2. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. 3. Przeciągnij myszą zakładkę kopiowanego arkusza (rysunek 3.8). Rysunek 3.8. Znak plus na ikonie kursora myszy oznacza kopiowanie 4. Najpierw zwolnij lewy przycisk myszy, a potem klawisz Ctrl. Wynik został pokazany na rysunku 3.9. Rysunek 3.9. Arkusz1 i Arkusz1(2) są identyczne — drugi jest kopią pierwszego
• 11.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 57 Komentarz q Przykładami arkuszy niewiele różniących się od siebie są np. podsumowanie wydatków lub dochodów, które w kolejnych tygodniach, miesiącach lub kwartałach wyglądają zwykle tak samo. Na przykład w zestawieniu pokazanym na rysunku 3.10 w następnym kwartale należy zmienić tylko nazwę kwartału w A1 i dane w zakresie A3:B5 (nazwy miesięcy i sumy dochodów). Rysunek 3.10. Nawet tak prostego arkusza nie warto w następnych kwartałach tworzyć od początku q Arkusze mogą być kopiowane także do innych skoroszytów, czym zajmiemy się w dalszych ćwiczeniach tego rozdziału. Ć W I C Z E N I E 3.5 Wstawianie kilku arkuszy jednocześnie i wpisywanie danych do kilku arkuszy naraz Do komórki A1 sześciu kolejnych arkuszy wpisz tekst Rozliczenie miesięczne. Jeżeli używasz standardowego skoroszytu, zawierającego tylko 3 arkusze, musisz najpierw wstawić 3 brakujące. Rozwiązanie 1. Kliknij zakładkę Arkusz1. 2. Następnie: q trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij zakładki Arkusz2 i Arkusz3 (w dowolnej kolejności — klikane arkusze będą kolejno zaznaczane), tak jak na rysunku 3.11;
• 12.
  58 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Rysunek 3.11. Ctrl + kliknięcie — zaznaczanie kolejnych arkuszy lub q trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij zakładkę Arkusz3 (zostaną od razu zaznaczone arkusze od 1. do 3.). 3. Na wstążce wybierz polecenie Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw arkusz. Nowe arkusze zostaną wstawione przed zaznaczonymi (w takiej samej liczbie) — rysunek 3.12. Rysunek 3.12. Przed trzema zaznaczonymi zostały wstawione trzy nowe arkusze. Po zaznaczeniu można je jednocześnie przesunąć na koniec 4. Zaznacz trzy nowe arkusze i przeciągnij je myszą za Arkusz3, tak jak na rysunku 3.12. 5. Zaznacz wszystkie sześć arkuszy i do komórki A1 bieżącego arkusza (jego nazwa jest na zakładce wyróżniona pismem pogrubionym; na rysunku 3.12 jest to Arkusz6) wpisz Rozliczenie miesięczne. 6. Klikając zakładki różnych arkuszy, przekonaj się, że tekst został wpisany do komórki A1 wszystkich zaznaczonych arkuszy. Ć W I C Z E N I E 3.6 Jednoczesne dodawanie wielu arkuszy Wykonując działania analogiczne do opisanych w ćwiczeniu 3.5, dodaj do skoroszytu sześć kolejnych arkuszy. Ć W I C Z E N I E 3.7 Przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza bieżącego (aktywnego) Celem ćwiczenia jest pokazanie sposobów przechodzenia od arkusza do arkusza.
• 13.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 59 Do wykonania ćwiczenia potrzebny jest skoroszyt zawierający tyle arkuszy, aby ich nazwy nie mogły być jednocześnie wyświetlone — rysunek 3.13. W razie potrzeby wstaw do skoroszytu kilka kolejnych arkuszy. Rysunek 3.13. Jeżeli arkuszy jest wiele, jedynie część zakładek jest widoczna Rozwiązanie 1. Przewijaj pasek widocznych zakładek: qkrok po kroku, klikając przycisk ; q od razu do końca, klikając . 2. Przećwicz przewijanie paska zakładek w stronę przeciwną, klikając przyciski z grotami skierowanymi w lewo. 3. Przeciągnij myszą prawą granicę paska zakładek, tak jak na rysunku 3.14. Rysunek 3.14. Przesunięcie granicy między zakładkami i paskiem przewijania odsłania większą liczbę zakładek 4. Kliknij dwukrotnie prawą granicę paska zakładek, aby przywrócić mu standardową długość. Komentarz q Zauważ, że przewijanie zakładek na pasku nie powoduje zmiany arkusza bieżącego. Nawet jeżeli na skutek przewijania zakładka arkusza bieżącego przestaje być na pasku wyświetlana, jego zawartość jest przez cały czas wyświetlana. Przejście do innego arkusza wymaga kliknięcia jego zakładki. Ć W I C Z E N I E 3.8 Wybieranie arkusza za pomocą menu podręcznego Przejdź do innego arkusza (zmień arkusz bieżący) za pomocą menu podręcznego.
• 14.
  60 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Rozwiązanie 1. Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolny przycisk służący do nawigacji między arkuszami (rysunek 3.15). Rysunek 3.15. Menu podręczne pozwala przejść do arkusza niezależnie od tego, czy jego zakładka jest widoczna na pasku nawigacji 2. Z menu podręcznego wybierz myszą arkusz, do którego chcesz przejść. Ć W I C Z E N I E 3.9 Usuwanie arkusza Usuń ze skoroszytu jeden wybrany arkusz. Rozwiązanie 1. 1. Przejdź do arkusza, który chcesz usunąć. 2. Na wstążce wybierz polecenie Narzędzia główne/Usuń/ Usuń arkusz. Rozwiązanie 2. Prawym klawiszem myszy kliknij zakładkę arkusza, który chcesz usu- nąć i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń.
• 15.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 61 Komentarz q Jeżeli usuwany arkusz nie jest pusty, Excel wyświetli prośbę o potwierdzenie operacji. q Pamiętaj, że usuwanie arkusza(y) jest nieodwracalne. Tej operacji nie będziesz mógł cofnąć. Ć W I C Z E N I E 3.10 Usuwanie kilku arkuszy Usuń kilka wybranych arkuszy. Rozwiązanie 1. Zaznacz arkusze, które zamierzasz usunąć (patrz ćwiczenie 3.5). 2. Wykonaj polecenie 2. z ćwiczenia 3.9. W Excelu nazwy „skoroszyt” i „plik” są często utożsamiane, co jednak nie powoduje żadnych komplikacji. Zobaczmy, dlaczego. Z punktu widzenia użytkownika każdy plik składa się z trzech części: nazwy z umieszczonym po kropce3 rozszerzeniem, zawartości i znaku końca (dla plików Worda i Excela zostało to schematycznie pokazane na rysunku 3.16). Zawartość (np. skoroszyt Excela) zostaje zapako- wana w kopertę z adresem (nazwą), a koperta zapieczętowana zna- kiem końca pliku. Tak „opakowany” skoroszyt, czyli plik, możemy „odłożyć” na półkę zwaną folderem, umieszczoną w archiwum, jakim jest dysk twardy lub inny nośnik (dyskietka, płyta CD itp.). 3 Microsoft arbitralnie uznał, że rozszerzenia nazw są zbytnim obciążeniem pamięci oraz percepcji użytkowników i domyślnie je ukrywa, więc na Twoim komputerze mogą nie być widoczne. Niemniej istnieją. Aby je zobaczyć, należy w systemie wyłączyć opcję ich ukrywania. W systemie Windows XP SP2 jest to opcja Start/Panel sterowania/Wygląd i kompozycje/Opcje folderów/ Widok/Ustawienia zaawansowane/Pliki i foldery/Ukryj rozszerzenia znanych typów plików.
• 16.
  62 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Rysunek 3.16. Poglądowe porównanie plików Worda i Excela Zamiast domyślnej nazwy pliku, proponowanej przez Excela — Ze- szyt1, Zeszyt2 itd., możemy nadać własną. Dodawanie rozszerzenia nie jest konieczne, program zrobi to za nas. Ręczne dopisywanie rozsze- rzenia jest nawet niewskazane, gdyż ewentualne literówki powodują później kłopoty z rozpoznawaniem plików przez program. Standar- dowym rozszerzeniem plików Excela 2007 jest .xlsx (w poprzednich wersjach Excela .xls)4. Ć W I C Z E N I E 3.11 Tworzenie skoroszytu i zapisywanie go w pliku Utwórz nowy skoroszyt, wpisz cokolwiek do dowolnej komórki do- wolnego arkusza, po czym zapisz skoroszyt w pliku. Rozwiązanie 1. Utwórz nowy skoroszyt (patrz ćwiczenia 1.1 i 1.2). 2. Wpisz coś do jednej lub kilku komórek. Zwróć uwagę na domyślną nazwę skoroszytu Zeszyt1 znajdującą się na pasku tytułowym okna (patrz rysunki 1.4 oraz 1.6, a także wiele następnych w rozdz. 1.). 3. Aby zapisać plik po raz pierwszy, możesz: q wydać polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz, q wydać polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako, q na pasku standardowym kliknąć przycisk Zapisz , q nacisnąć skrót klawiszowy Ctrl+S. 4 Istnieją pliki Excela o innych rozszerzeniach i specjalnym przeznaczeniu, ale to zagadnienie wykracza poza zakres ćwiczeń podstawowych. Wspomnimy jedynie o szablonach, których nazwy mają rozszerzenie .xlt.
• 17.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 63 Rysunek 3.17. Excel proponuje zapisanie pliku w folderze Moje dokumenty Do pola Nazwa pliku (rysunek 3.17) wpisz nazwę, którą chcesz nadać plikowi, np. pierwszy próbny, i, nie zmieniając nic poza tym, kliknij przycisk Zapisz. Wynik został pokazany na rysunku 3.18. Rysunek 3.18. Po zapisaniu pliku na pasku tytułowym okna pojawiła się nadana nazwa z rozszerzeniem .xlsx Komentarz q Nazwy plików i folderów mogą mieć od 1 do 255 znaków i składać się ze wszystkich znaków dostępnych z klawiatury, oprócz: , /, *, ?, :, <, >, |, ". q Do podanej przez użytkownika nazwy pliku Excel automatycznie doda kropkę i rozszerzenie xlsx, ale należy pamiętać, że:
• 18.
  64 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne wpisanie w polu spowoduje Nazwa pliku: nadanie nazwy: Ania Ania.xlsx Ania. Ania..xlsx Ania.xl Ania.xl.xlsx Ania.xlsx Ania.xlsx q Zatem, aby nie tworzyć nazw udziwnionych, najlepiej w polu Nazwa pliku pisać samą nazwę bez kropki na końcu i bez rozszerzenia. q Rozszerzenia nazw plików (.xlsx) są wyświetlane lub nie, zależnie od ustawienia opcji systemu Windows (co zostało dokładniej opisane we wstępie do tego podrozdziału i w umieszczonym tam przypisie). q Polskie znaki w nazwach są dozwolone, ale bywają z nimi kłopoty w systemach innych niż Windows. q Polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jest zawsze równoważne kliknięciu przycisku Zapisz oraz użyciu skrótu klawiszowego Ctrl+S. q Polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako jest równoważne poleceniom (działaniom) opisanym w poprzednim punkcie tylko przy pierwszym zapisywaniu pliku. Różnica między poleceniami Przycisk pakietu Office/Zapisz jako i Przycisk pakietu Office/Zapisz zostanie wyjaśniona w dwóch następnych ćwiczeniach. q W jednym folderze nie można zapisać dwóch plików mających takie same nazwy. Ć W I C Z E N I E 3.12 Zapisywanie skoroszytu po zmianach Zauważ, że po zapisaniu pliku okno Excela nie zostało zamknięte, nadal widzimy w nim ten sam skoroszyt i możemy kontynuować pracę. Zmień zawartość skoroszytu i zapisz nową wersję bez zachowania poprzedniej. To ćwiczenie jest kontynuacją poprzedniego. Nową wersję możemy zapisywać tylko wtedy, gdy uprzednio zapisaliśmy starą.
• 19.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 65 Rozwiązanie 1. Zmień zawartość arkusza, np. do komórki A2 wpisz tekst poprawka 1. 2. Aby zapisać nową wersję, wydaj polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz (albo kliknij przycisk , albo naciśnij Ctrl+S). Komentarz q Nowa wersja pliku została zapisana pod tą samą nazwą i w tym samym folderze. q Stara wersja pliku uległa zniszczeniu. q Jeżeli długo coś w pliku zmieniamy, wpisujemy i poprawiamy, warto co kilka minut zapisać plik. Jest to najlepsze zabezpieczenie przed zawieszeniami systemu, chwilowym brakiem prądu itd. Odruchowe naciskanie co pewien czas Ctrl+S wielokrotnie uratowało mnie przed koniecznością pisania czegoś od nowa. Ć W I C Z E N I E 3.13 Zapisywanie zmienionej wersji skoroszytu w oddzielnym pliku Zmień zawartość arkusza i zapisz nową wersję pliku bez niszczenia poprzedniej. To ćwiczenie należy wykonać po ćwiczeniu 3.11 lub 3.12. Nową wersję możemy zapisywać tylko wtedy, gdy uprzednio zapisaliśmy starą. Rozwiązanie 1. Do komórki A3 wpisz np. tekst poprawka 2. 2. Wydaj polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako. 3. Gdy pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (patrz rysunek 3.17), w polu Nazwa pliku wpisz nową nazwę pliku, np. drugi próbny, i kliknij przycisk Zapisz.
• 20.
  66 Excel 2007 PL • Ćwiczenia praktyczne Komentarz q Nowy plik zostanie zapisany obok poprzedniego. Stary nie ulegnie zniszczeniu. q Gdyby nowa wersja pliku została zapisana w innym folderze, nazwa nie musiałaby być zmieniona. Zamykanie okna w Excelu nie różni się niczym od zamykania okien w innych programach systemu Windows. Robimy to zawsze przez kliknięcie przycisku Zamknij , umieszczonego w górnym prawym rogu okna. Ć W I C Z E N I E 3.14 Zamykanie okna bieżącego skoroszytu Jeżeli chcemy skończyć pracę z jednym skoroszytem i zająć się innym, zamykamy tylko okno tego skoroszytu, bez konieczności zamykania okna Excela. Zamknij okno bieżącego skoroszytu. Rozwiązanie 1. Kliknij przycisk zamykania okna skoroszytu (rysunek 3.19). Rysunek 3.19. Do zamykania okien skoroszytów i Excela służą standardowe przyciski
• 21.
  Rozdział 3. •Arkusz, skoroszyt i plik 67 2. Jeżeli od czasu ostatniego zapisania pliku coś zostało zmienione, Excel wyświetli pytanie, czy zapisać zmiany (rysunek 3.20). Zależnie od potrzeby, odpowiedz Tak lub Nie. Przycisk Anuluj służy do rezygnacji z zamknięcia okna. Rysunek 3.20. Excel pilnuje, aby żadne zmiany nie zostały stracone Komentarz Bieżące okno można także zamknąć, wybierając polecenie Przycisk pakietu Office/Zamknij. Ć W I C Z E N I E 3.15 Zamykanie sesji Excela Używa się trzech równoważnych określeń: zamknięcie sesji Excela, zamknięcie Excela i zamknięcie okna Excela. Po wykonaniu tej czyn- ności, jakakolwiek byłaby jej nazwa, Excel przestaje działać i zostaje usunięty z pamięci operacyjnej komputera. Zamknij okno Excela. Rozwiązanie q Aby wykonać to zadanie, wystarczy przyjrzeć się dokładnie rysunkowi 3.19 i odszukać na nim odpowiedni przycisk w górnym prawym rogu okna. q Innym rozwiązaniem jest wydanie polecenia Przycisk pakietu Office/Zakończ. q Można również nacisnąć kombinację klawiszy lewy Alt+F4. Komentarz Jeżeli w oknie Excela są otwarte skoroszyty, to zamykanie okna pro- gramu, dowolną z trzech opisanych metod, powoduje najpierw za- mykanie ich okien. Okno programu jest zamykane na końcu, dopiero po zamknięciu okien wszystkich skoroszytów.