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Direccion De Reuniones

El documento proporciona información sobre las reuniones efectivas. Explica que una reunión es una técnica para que un grupo de personas con objetivos comunes intercambien información sobre uno o más temas para lograr resultados a través de compromisos. También describe los tipos de reuniones, las fases clave de una reunión efectiva como la planificación, información, preparación, estructuración y control, y resumen. Además, explica las funciones y habilidades importantes de un conductor de reuniones.

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Capital Humano DIRECCIÓN DE REUNIONES
Capital Humano Dirección de Reuniones ¿QUE ES UNA REUNIÓN EFECTIVA? • UNA REUNIÓN ES UNA TECNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN INFORMACION SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS COMUNES.
Capital Humano Dirección de Reuniones TIPOS DE REUNIONES • SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO: – REUNIONES FORMALES – REUNIONES INFORMALES • URGENCIA • ESPONTANEIDAD • FALTA DE PREVISION • SEGÚN SU OBJETIVO: – INFORMATIVAS – FORMATIVAS – ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES
Capital Humano Dirección de Reuniones ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES (ORGANIZACIÓN LOGISTICA) ASISTENTES TIEMPO MATERIAL REUNIÓN ESPACIO MEDIOS FISICO DE APOYO CONDUCTOR
Capital Humano Dirección de Reuniones LAS FASES DE LA REUNION • PLANIFICACIÓN (Objetivos) • INFORMACIÓN • PREPARACIÓN (Cuadro de prioridad de gestión del tiempo) • ESTRUCTURACION Y CONTROL • RESUMEN Y REGISTRO
Capital Humano Dirección de Reuniones PLANIFICACIÓN • LA PLANIFICACIÓN IMPLICA: – FIJAR LOS OBJETIVOS – BUSCAR EL TITULO GENERAL – ELABORAR UN PRIMER ORDEN DEL DÍA – Y…REFLEXIONAR SI ESTA ES LA TECNICA DE COMUNICACIÓN MÁS ADECUADA
Capital Humano Dirección de Reuniones INFORMACIÓN • DURANTE LA FASE DE INFORMACIÓN SE DEBE: – INFORMAR A LOS PARTICIPANTES DE LOS MOTIVOS DE LA REUNIÓN, LOS OBJETIVOS, EL PLAN DE TRABAJO, EL CONDUCTOR DE LA REUNIÓN, EL MOTIVO DE SU ASISTENCIA Y LA INFORMACIÓN QUE NECESITARÁ PARA ASISTIR – LOS PARTICIPANTES INFORMARÁN DE CUALES SON LOS TEMAS QUE QUIEREN APORTAR Y LA INFORMACIÓN NECESARIA
Capital Humano Dirección de Reuniones PREPARACIÓN • EN ESTA FASE EL CONDUCTOR DEBE: – ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA DEFINITIVO BUSCANDO LAS CONEXIONES LOGICAS ENTRE LOS TEMAS Y… – ORDENÁNDOLOS EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA SU URGENCIA. Alta Urgencia Baja Urgencia Alta Importancia PRIODIDAD 1 PRIORIDAD 2 Baja Importancia PRIORIDAD 3 PRIORIDAD 4
Capital Humano Dirección de Reuniones ESTRUCTURACIÓN Y CONTROL • DURANTE ESTA FASE EL CONDUCTOR HA DE PROCURAR QUE LA CONVERSACIÓN SIGA LOS SIGUIENTES PASOS: – PRUEBAS – INTERPRETACIÓN – DECISIÓN FINAL
Capital Humano Dirección de Reuniones RESUMEN Y REGISTRO • ESTA FASE SUPONE: – RESUMIR LAS DECISIONES – REGISTRARLAS CON EL NOMBRE DEL RESPONSABLE – FIJAR EL PLAZO – MOTIVAR A LOS ASISTENTES PARA UNA PROXIMA REUNIÓN
Capital Humano Dirección de Reuniones LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : UNIR AL GRUPO • OBJETIVO: ORIENTAR A TODOS LOS PARTICIPANTES HACIA UN OBJETIVO COMÚN • RIESGO: AGRESIVIDAD • TÉCNICAS: – INTERTAR QUE TODOS EXPRESEN SUS PROBLEMAS – RECURRIR AL RESTO DE PARTICIPANTES – ATENERSE A HECHOS REALES
Capital Humano Dirección de Reuniones LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : CENTRAR AL GRUPO • OBJETIVO: MANTENER A LOS PARTICIPANTES DENTRO DEL TEMA DEL ORDEN DEL DÍA • RIESGO: ALEJARSE DE LA CUESTIÓN • TÉCNICAS: – ESTAR ALERTA CONSTANTEMENTE – RECONDUCIR A LOS QUE SE ALEJEN – RATIFICAR LA COMPRENSIÓN – ASEGURARSE DE QUE CADA EXPOSICIÓN ES RELEVANTE
Capital Humano Dirección de Reuniones LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : MOVILIZAR AL GRUPO • OBJETIVO: AYUDAR AL GRUPO A TOMAR UNA DECISIÓN • RIESGO: INTERRUPCIONES, PARALIZACIÓN • TÉCNICAS: – PROTEGER AL DÉBIL Y CONTROLAR AL FUERTE – SONDEAR PARA BUSCAR SOLUCIONES – TOMAR NOTA DE LAS SUGERENCIAS – CONSTRUIR IDEAS, NO DESTRUIRLAS
Capital Humano Dirección de Reuniones HABILIDADES DEL CONDUCTOR • ESCUCHAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES • REACCIONAR ANTE SITUACIONES IMPREVISTAS • ADAPTAR EL ESTILO DE DIRECCION QUE REQUIERE LA SITUACIÓN • PONERSE AL MISMO NIVEL DE LOS PARTICIPANTES • EMPATIZAR • PRESENTAR LOS TEMAS DE FORMA SIMPLE Y CONCISA
Capital Humano Dirección de Reuniones TÁCTICAS DEL CONDUCTOR • ABRIR LA REUNIÓN CON CAPACIDAD DE MOTIVACIÓN • PROMOVER LA PARTICIPACIÓN • CONTROLAR EL RITMO • ASEGURAR EL RENDIMIENTO DE TODOS LOS PARTICIPANTES • AJUSTARSE A LOS HORARIOS PREVISTOS • CERRAR POSITIVAMENTE LA REUNIÓN
Capital Humano Dirección de Reuniones CÓMO TRATAR A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS: • EL PRESUNTUOSO • EL MANIPULADOR • EL OPONENTE SISTEMATICO • EL HABLADOR • EL INDIFERENTE • EL DESCUBRIDOR • EL INEXPRESIVO
MUCHAS GRACIAS