Personvernerklæring for Posten Bring-konsernet

Vi behandler personopplysningene dine innenfor rammen av gjeldende lov og denne personvernerklæringen. Personopplysninger hentes inn når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er pålagt å utføre i henhold til lov og/eller avtale, eller når du på annen måte gir personopplysninger til oss.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler på typiske personopplysninger som vi behandler er navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer og e-postadresse.

Når vi bruker uttrykket «behandling» av personopplysninger betyr det enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

All behandling av personopplysninger krever at det finnes et lovlig grunnlag for behandlingen. Hvis det ikke foreligger annet lovlig grunnlag, for eksempel at det er inngått en avtale som gjør det nødvendig å behandle visse personopplysninger, at vi kan behandle personopplysningene i medhold av lov, eller at vi har berettiget interesse i å gjennomføre behandlingen, vil vi alltid be om ditt samtykke før vi behandler personopplysningene dine.

Formålet med vår behandling av dine personopplysninger er først og fremst å administrere og gjennomføre kundeforholdet og slik annen behandling som er nødvendig for å oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss overfor deg som kunde og/eller bruker av tjenestene våre. Vi behandler også personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det, eller i tilfeller hvor du har samtykket til den aktuelle behandling.

Posten Bring AS har som leveringspliktig tilbyder av landsdekkende posttjenester i Norge en lovpålagt plikt til å etablere og drifte et adresseregister, jf postloven § 37. Vi har også en plikt til å tilby postmottakere en mulighet til å kunne reservere seg mot at vi oppdaterer deres adresser hos andre offentlige og private virksomheter. Du kan lese mer om hvordan vi samler inn og behandler adresser her.

I en del tilfeller mottar vi informasjon om deg fra andre som du har inngått avtale med og som ønsker at vi skal frakte varer til deg. Slik informasjon omfatter blant annet navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og utleveringstidspunkt. Vi er behandlingsansvarlig for slik informasjon.

Utover dette behandler vi personopplysninger blant annet slik som beskrevet i punktene 5 til 12 nedenfor.

I all hovedsak behandler vi personopplysninger som du gir oss eller som finnes i registre som vi har tilgang til eller administrerer. Hvis vi innhenter opplysninger om deg fra andre kilder (for eksempel fra kredittopplysningsforetak), har du normalt krav på å bli informert om det.

Opplysninger vi behandler kan blant annet omfatte: navn, adresse, e-post, telefonnummer, fødselsdato, personnummer, interesser, arbeidsområder, stilling, arbeidsgiver, hvilke av våre tjenester du bruker eller er interessert i, og transaksjonshistorikk. For enkelte av våre tjenester kan det være nødvendig å behandle andre typer personopplysninger, slik som lokasjon. Dette vil i så fall fremgå av vilkårene for den enkelte tjeneste.

Myndigheter
Hvis det foreligger lovbestemt opplysningsplikt overfor offentlige myndigheter vil de aktuelle personopplysningene bli overlevert i henhold til myndighetens krav.

Databehandlere
Vi benytter tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne («databehandler»). Før vi gir slike databehandlere tilgang til personopplysningene dine inngår vi alltid avtaler som blant annet beskriver hva databehandler skal gjøre for oss. Eksempler på typer av databehandlere som vi benytter er leverandører av ulike systemer, leverandører av analysetjenester, kundeundersøkelser, osv.

Overføring til tredjeland

Relevante personopplysninger kan også utleveres til selskaper/organisasjoner vi samarbeider med, så vel innenfor som utenfor EU-/EØS-området, for at vi skal kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er pålagt å utføre i henhold til lov eller avtale. Personopplysningene dine vil ikke under noen omstendigheter bli overført uten at det er inngått nødvendige avtaler som sikrer at dine rettigheter blir ivaretatt. Dersom vi benytter underleverandører for å bistå i behandling av personopplysninger og disse er lokalisert utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at det blir etablert databehandleravtaler og et gyldig overføringsgrunnlag som gir et tilfredsstillende vern om personopplysningene.

Andre
I noen tilfeller kan personopplysningene dine overføres til eller bli samlet inn av tredjeparter som har et selvstendig ansvar for sin videre behandling av personopplysningene dine, for eksempel når du besøker våre sider på tjenester som Facebook eller LinkedIn. Disse tjenestene samler vanligvis inn personopplysningene dine ved å plassere cookies på den enheten/enhetene du bruker. Du kan lese mer om cookies lenger ned i personvernerklæringen. Opplysninger som samles inn omfatter blant annet når du bruker tjenesten og tilknyttede tjenester. Du kan lese mer om hvilke personopplysninger som samles inn og hvordan disse behandles i personvernerklæringen for den aktuelle tjenesten.

Vi vil aldri overføre personopplysningene dine til noen andre tredjeparter uten å ha et rettslig grunnlag for det, eller du har bedt om det eller på annen måte godkjent det.

Vi kan tilgjengeliggjøre lenker til andre nettsteder i våre digitale kanaler. Hvis du klikker på en slik lenke vil nettstedet kunne registrere personopplysninger om deg. Da er det dette nettstedet som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine. Vi oppfordrer deg derfor til å sette deg inn i hvordan nettstedet behandler personopplysningene dine, for eksempel ved å lese personvernerklæringen deres.

Flere av konsernselskapene våre i bedriftsmarkedet har tilgang til et felles bedriftskunderegister. Formålet er å administrere kundeforhold best mulig og samordne tilbudet av tjenester og rådgivning fra de forskjellige selskapene i konsernet.

Konsernkunderegisteret inneholder opplysninger om kunden, som selskapsnavn, adresse og informasjon om kontaktperson hos kunden, opplysninger om hvilket konsernselskap bedriftskunden er kunde i og hvilke tjenester og produkter bedriftskunden har avtale om.

Når vi har et kundeforhold til deg.
Vi sender deg markedsføring om våre produkter og tjenester innen de produkt- og tjenestekategoriene hvor vi allerede har en relasjon til deg. I den forbindelse kan vi bruke de opplysninger vi har registrert om deg, for eksempel navn, kontaktopplysninger og hvilke tjenester eller produkter vi har inngått avtale om. For bedriftskunder vil vi innhente slike nøytrale opplysninger fra vårt felles konsernkunderegister.

Andre produkt- og tjenestekategorier eller hvis vi ikke har et kundeforhold til deg.
Hvis vi (i) markedsfører produkter og tjenester innen en annen tjenestekategori enn det vi har avtale om, eller (ii) ikke har et kundeforhold vil vi ikke sende deg markedsføring uten at du på forhånd har samtykket til dette.

Du vil alltid ha mulighet til å si fra om at du ikke ønsker å motta slik markedsføring når du mottar markedsføringshenvendelser fra oss på e-post og SMS. Avmelding gjelder kun for den aktuelle tjenesten. Om du ikke ønsker markedsføringshenvendelser om andre av våre tjenester du benytter, må du derfor melde deg av slik markedsføring for hver enkelt tjeneste.

Du kan også kreve navnet ditt sperret for bruk i markedsføringsøyemed ved å henvende deg til vår kundeservice.

Selv om du har sagt at du ikke vil ha markedsføring vil du fremdeles motta annen informasjon relatert til kundeforholdet, for eksempel informasjon om bestillinger, sendingsinformasjon og lignende.

Som privatperson vil du normalt ikke motta markedsføringshenvendelser fra oss mer enn én gang per måned, men dette kan variere.

Formål og opplysningstyper.
Der vi baserer vår behandling av personopplysninger på ditt samtykke vil det fremgå klart av samtykkeerklæringen for hvilket eller hvilke formål samtykket er innhentet (for eksempel markedsføring av våre ulike tjenester der samtykke er nødvendig).

Med mindre annet fremgår av samtykkeerklæringen vil vi bruke følgende personopplysninger om deg når det sendes markedsføring basert på ditt samtykke.

Navn
E-post
SMS
Eventuelle interesseområder eller preferanser du har angitt
Geografi
Stilling (gjelder kun bedriftsmarkedet)
Hvilke andre av våre tjenester du bruker

Samtykke er frivillig.
Du står fritt til å bestemme om du vil samtykke eller ikke, og kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake.

Profilering.
Vi kan komme til å sende deg markedsføring som er tilpasset dine preferanser eller bruksmønsteret ditt. Slik tilpasning vil skje basert på de opplysningene du har gitt oss og opplysninger vi registrerer i forbindelse med din bruk av tjenestene våre (profilering). Du har rett til å motsette deg at dine opplysninger brukes på denne måten.

Vi behandler blant annet personopplysninger for å oppfylle undersøkelses- og rapporteringsplikten for mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsreglene. Dette gjelder først og fremst der vi tilbyr banktjenester. Vi er pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Politiet.

Du har ikke rett til innsyn i personopplysninger som er registrert for ovennevnte formål.

På enkelte lokasjoner foretar vi kameraovervåking for å forebygge og avdekke straffbare handlinger. Opptak slettes senest tre måneder etter opptakstidspunktet, med mindre opptaket er utlevert til politiet eller vi på annet grunnlag har rett til å behandle videopptaket i en lengre periode. På steder hvor vi benytter kameraovervåking gis det tydelig informasjon i tråd med reglene for dette.

Dine personopplysninger blir håndtert av flere IT-systemer, alle utviklet for spesifikke og nødvendige operasjonelle formål. For å sikre både tilfredsstillende driftsstabilitet og ikke minst informasjonssikkerhet er det nødvendig å foreta regelmessige oppdateringer, testing, feilsøking etc. I den forbindelse kan det bli foretatt kloning av data og duplisering av enkeltsystemer. Dette vil foregå i et sikret, dedikert miljø, slik at operasjonene ikke påvirker den daglige driften av hovedsystemet. All informasjon som vi behandler som ledd i intern systemtesting og kvalitetssikring eller liknende, er underlagt de samme krav til informasjonssikkerhet og strenge rutiner som når opplysningene blir behandlet ellers. Ingen kopier eller back-up av personopplysninger blir lagret lenger enn nødvendig.

Vi gjennomfører kundetilfredshetsundersøkelser for å få bedre kunnskap om hvordan våre kunder opplever oss og hvordan vi kan forbedre tjenestene våre. I denne forbindelse behandler vi navn, e-post, telefonnummer og de svarene du gir i undersøkelsen. Det er frivillig å delta i kundetilfredshetsundersøkelser. Vi benytter tredjeparter til å gjennomføre kundeundersøkelsene på våre vegne. Hvis du deltar i en kundeundersøkelse blir opplysningene fra undersøkelsen oppbevart separat fra øvrige opplysninger vi har registrert om deg. Her kan du lese mer.

Vi behandler personopplysninger for å utarbeide statistikk og gjennomføre analyser som gir oss bedre innsikt i hvordan tjenestene våre blir brukt. Dette gjør vi for å kunne forbedre tjenestene våre, samt forbedre din kundeopplevelse.

Hvilke personopplysninger vi behandler for analyse og statistikkformål

For å kunne generere analyser behandler vi personopplysninger i følgende kategorier (avhengig av hva som er relevant for den konkrete analysen):

• Sendingsinformasjon: avsenders og mottakers navn, adresser, sporingsnummer, leveringsstatus, forsendelsens dimensjoner og vekt samt koordinater for hendelser i forbindelse med leveranse mv. Dersom avsender eller mottaker av en forsendelse er et enkeltpersonsforetak vil vi også behandle personopplysninger om eier av foretaket.  
• Kontaktinformasjon som epost og telefonnummer.
• Informasjon du oppgir til oss i fritekstfelt, samt dialog i forbindelse med kundeservice og kundeklager. Du kan du lese nærmere om i hvilke opplysninger vi samler inn i forbindelse med kontakt med kundeservice her..
• Hvilke av våre tjenester du bruker.
• Tilbakemeldinger du gir oss om bruk av tjenestene våre, eksempelvis gjennom plattformer for kundetilbakemeldinger. Se nærmere om dette i punkt 11, i denne erklæringen.

Anonymisering og pseudonymisering

I vårt arbeid med statistikk og analyse har vi strenge interne retningslinjer for dataminimering og formålsbegrensninger. Som følge av dette, vil vi så langt som mulig gjennomføre statistikk- og analysearbeid på anonymiserte data. Da blir behandlingen av personopplysninger begrenset til behandling for å anonymisere personopplysninger, eksempelvis gjennom å utarbeide aggregerte oversikter hvor enkeltpersoner ikke kan identifiseres. Når anonymisering ikke er praktisk mulig uten at statistikk- og analyseformålet faller bort, benytter vi som hovedregel pseudonymiserte opplysninger. Dersom personopplysninger likevel må brukes i statistikk og analyser, skjer dette kun når det er nødvendig for det konkrete formålet, og behandlingen begrenses til det som er relevant og nødvendig. Statistikk og analyse gjennomføres blant annet med hjelp av AI-verktøy. Personopplysninger om deg benyttes ikke til trening av AI-modeller.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av personopplysninger for statistikk, analyse og tjenesteforbedring, skjer normalt på bakgrunn av konsernselskapenes berettigede interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), med mindre det i konkrete tilfeller bes om ditt samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a). Konsernselskapenes berettigede interesser er blant annet å identifisere rotårsaker bak henvendelser til kundeservice samt effektivisere og forbedre sine tjenester.

Felles analyseplattform og konserninterne overføringer

Det er etablert konsernfelles analyseplattformer som benyttes til sammenstilling og analyse av data inkludert personopplysninger, som beskrevet ovenfor. Posten Bring AS er behandlingsansvarlig for drift og bearbeiding av personopplysninger på plattformene, slik at personopplysningene kan benyttes til tjenesteforbedring og analyse.  For dette formålet overfører andre konsernselskaper personopplysninger til Posten Bring AS. Posten Bring AS kan også utlevere personopplysninger til andre konsernselskaper for gjennomføring av analyser eller for deling av resultater fra analysearbeidene. Slike konserninterne overføringer skjer på bakgrunn av berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Konsernselskapenes berettigede interesser er å effektivisere og forbedre sine tjenester, samt sikre at hvert konsernselskap får et tilstrekkelig datagrunnlag til å gjennomføre analyser og tjenesteforbedring.

Det aktuelle konsernselskapet som gjennomfører analyser med personopplysninger på plattformene, er behandlingsansvarlig for de konkrete analysene som gjennomføres

Etter personopplysningsloven har du rett til å få innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg. Videre har du rett til å få uriktige opplysninger om deg selv rettet, eventuelt supplert med ytterligere opplysninger. I visse tilfeller har du også rett til å få dine opplysninger hos oss slettet før tidspunktet for våre etablerte lagringstider, eller du kan kreve at vi begrenser behandlingen av personopplysninger om deg. Du kan be om å få opplysninger vi har registrert om deg overført til en virksomhet du oppgir. Denne rettigheten gjelder for personopplysninger du selv har oppgitt når du har inngått en avtale med oss eller gitt ditt samtykke, og forutsetter at overføringen er teknisk mulig og forsvarlig

Vi sletter dine personopplysninger som ikke lenger er nødvendige ut fra det formål de er lagret for. Vi lagrer personopplysninger i henhold til den enhver tid gjeldende lovgivning.

Vi bruker cookies på våre nettsider for at besøksstatistikken skal være pålitelig og for å øke funksjonaliteten på våre sider. Her kan du lese mer om vår bruk av cookies og hvordan du selv kan styre bruken: https://www.bring.no/bruk-av-cookies

Dersom du har spørsmål til vår behandling av personopplysninger eller mener at vi ikke oppfyller våre forpliktelser overfor deg med hensyn til hvordan vi behandler personopplysningene dine, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss (se kontaktinformasjon nedenfor). Du har også rett til å klage til Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/, men vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss først.

Behandlingsansvarlig
Det enkelte konsernselskap som du har inngått avtale med eller som leverer den digitale kanalen du benytter er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.

Kontaktinformasjon
Posten og Bring kundeservice, Postboks 1883, 4686 Kristiansand.

E-postadressen til Personvernombudet i Posten Norge AS: personvernombud@posten.no

Nedenfor finner du en oversikt over når personvernerklæringen har blitt oppdatert og hvilke endringer som ble gjort.

Dato – endring:

31. august 2021 – oppdatering av punkt 2 med henvisning til spesifikk personvernerklæring om Posten Bring AS’ behandling av adresser ifm. postdistribusjon

25. mai 2018 – Oppdatering i henhold til den nye personopplysningsloven
15. november 2018 – Oppdatering informasjon om tredjepartstjenester
24. januar 2019 – Nytt punkt 12 om statistikk