Att hantera en stor mängd dokument kan lätt bli en administrativ mardröm. Genom att hitta rätt dokumenthanteringssystem (dms) kan du däremot slippa denna problematik och spara tid. Här har vi samlat fem tips som hjälper dig arbeta mer effektivt med hantering av företagets dokument.
Vad menas med dokumenthantering?
Vare sig du driver en enskild firma eller ett större aktiebolag måste du hantera dokument. Det kan handla om bland annat offerter, fakturor, interna policys och rutiner. Dokumenthantering avser processen från det att dokumenten skapas till att de distribueras, arkiveras och eventuellt raderas.
Varför är dokumenthanteringen viktig?
Att ha kontroll på dessa processer är viktigt ur flera avseenden. Dels kan det förhindra att obehöriga personer får tillgång till avtal eller handlingar som de inte bör se. Det kan även förhindra att avtal glöms bort eller förnyas automatiskt, vilket i sin tur sparar tid och pengar för ditt företag eller din organisation.
Hur får man koll på sina dokument?
Här har vi samlat en handfull tips som hjälper dig att hantera viktiga företagshandlingar på ett snabbt och säkert sätt:
1. Gör en dokumenthanteringsplan
Med bra struktur kommer effektivitet. Därför är att sätta upp regler och rutiner för hur företagets dokument ska hanteras det allra första du bör göra. Planen bör till exempel besvara följande frågor:
- Hur ska dokumenten sparas – fysiskt, digitalt eller både och?
- Vilka personer ska ha tillgång till vilka dokument?
- Hur ska ni säkerställa att inga avtalsperioder glöms bort?
2. Använd ett digitalt dokumenthanteringssystem
Att hålla koll på hundratals interna och externa dokument kan lätt bli en administrativ mardröm. Inte minst om det handlar om fysiska dokument som behöver sorteras och sättas in i pärmar. Ett av de bästa sätten att få koll på dina handlingar är att använda ett digitalt avtalssystem som Blikk.
Med hjälp av Blikks verktyg har du möjlighet att lagra företagets olika avtal, dokument, filer och liknande information i ett överskådligt register. När du hanterar alla dokument i en och samma plattform blir det enkelt att överblicka och hitta åt såväl interna som externa handlingar genom att filtrera på exempelvis avtalstyp, ansvarig och motpart.
3. Sätt upp bevakningsdatum
En av de största utmaningarna är att hålla koll på när avtal är på väg att löpa ut. För att slippa denna problematik kan du lägga till avtalsperioder, bevakningsdatum och uppsägningsperioder på samtliga avtal som laddas upp i Blikks system.
4. Säkerställ att rätt personer har tillgång till rätt dokument
Alla medarbetare bör inte ha åtkomst till samtliga företagsavtal och dokument. För oss på Blikk är hög säkerhet alltid ett krav, och du har därför möjlighet att jobba med behörighetsstyrning, så att endast rätt personer har tillgång till rätt handlingar.
5. Skicka ut dokument för e-signering
Att skicka ut fysiska dokument för signering är både tids- och energikrävande. Ett bättre alternativ är att skicka ut dina avtal och dokument för digital signering.
Dokument som laddas upp i Blikk kan enkelt skickas ut för e-signering. Ange vem eller vilka som ska signera handlingarna, i vilken ordning det ska se och vilken signeringsmetod som ska användas, exempelvis BankID eller Freja eID.
Upptäck fördelarna med Blikk
Med hjälp av Blikk kan du effektivisera och digitalisera företagets dokumenthantering på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt. Boka en kostnadsfri demo för att lära dig mer om hur Blikks funktioner kan hjälpa just dig och ditt företags behov! Vi erbjuder också en gratis testperiod, så att du kan lära känna vår lösning på egen hand.
