Software AG poprawia bezpieczeństwo, skalowalność i szybkość w całej firmie dzięki migracji do Atlassian Cloud Enterprise

Dynamiczny rozwój firmy Software AG przekraczał możliwości jej lokalnych narzędzi przez co koszty rosły, a zapewnianie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami stawało się coraz bardziej skomplikowane. Podobnie jak wiele europejskich firm nie byli pewni, czy wdrożenie chmury będzie spełniało rygorystyczne wymagania stawiane przez UE (oraz ich własne). Dzięki współpracy z Atlassian i Brainbits przy wdrażaniu systemu Jira, Jira Service Managemet oraz Confluence Cloud firma Software AG udowodniła jednak, że można zajmować czołową pozycję w dziedzinie zarówno innowacji, jak i bezpieczeństwa.

Bez względu na korzyści, jakie przynosi praca w chmurze, często towarzyszy jej jedna poważna wątpliwość, zwłaszcza w firmach europejskich: bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Choć spełnienie wymagań dotyczących ochrony prywatności danych i niezależności wymaga zaangażowania znacznych zasobów, konsekwencje zagrożeń dla bezpieczeństwa i ingerencji organów regulacyjnych — nie tylko finansowe, ale i wizerunkowe oraz organizacyjne — są znacznie wyższe. Nietrudno dostrzec, dlaczego kwestie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami mogą sprawiać wrażenie przeszkód uniemożliwiających migrację do chmury oraz czynników ograniczających innowacyjność.

Software AG dostrzegła szansę tam, gdzie wiele firm widzi przeszkody. Przechodząc na chmurę i wdrażając aplikacje Atlassian Cloud przy wsparciu partnera Brainbits, ten niemiecki pionier oprogramowania pomógł ponad 5000 pracownikom wykorzystać ich potencjał innowacyjny, jednocześnie podnosząc poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami w 70 lokalizacjach na całym świecie.

Szybkość, bezpieczeństwo i skalowalność skłaniają do przejścia do chmury

Firma Software AG na co dzień wspiera firmy w ich transformacji cyfrowej. Ich rozwiązania technologiczne, od integracji i interfejsów API po analizy oraz sieci IoT, pomagają klientom rozwijać się we współczesnym zatłoczonym środowisku technologicznym. Aby ich własna firma również rozwijała się w miarę rozrastania, zespół ponownie przeprowadził ewaluację swoich narzędzi wewnętrznych. Wiele z systemów lokalnych stosowanych przez Software AG nie spełniało już potrzeby firmy. Cierpiały na tym szybkość oraz dostępność, koszty wzrastały, a zapewnianie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami stawało się coraz bardziej skomplikowane. Bolączki stawały się coraz bardziej dotkliwe w miarę ciągłego skalowania firmy.

Za namową swojego dyrektora ds. IT, Michaela Sonne, firma Software AG zdecydowała się przyjąć podejście oparte na chmurze. Gdy tylko firma przystąpiła do planowania tego przejścia, atak ransomware'owy zmusił zespół do przyspieszenia działań. „W 2021 roku mieliśmy przygotowane podejście oparte na chmurze. Powiedzieliśmy sobie: nie będziemy więcej akceptowali rozwiązań lokalnych” — opowiada Radoslav Danchev, wiceprezes ds. współpracy, miejsca pracy i wsparcia. „Rozmowy na temat przeniesienia do chmury już trwały, a ten incydent był kroplą, która przelała czarę goryczy i pchnęła nas do wdrożenia planu”.

Zaufanie do Atlassian Cloud Enterprise jako szybkiego, elastycznego i bezpiecznego rozwiązania

Z właściwą dla nowych przedsięwzięć gorliwością firma Software AG przystąpiła do zapoznawania się z nowymi rozwiązaniami chmurowymi do zarządzania projektami, współpracy oraz zarządzania usługami. Dotychczas firma korzystała z zestawu narzędzi, na które składały się na aplikacje Plan.io, Microsoft Project, Excel i OTRS, a każda z nich była rozwiązaniem lokalnym. Brak integracji między narzędziami prowadził do obniżenia wydajności i widoczności.

Zespół badawczo-rozwojowy firmy Software AG dotychczas z powodzeniem korzystał z rozwiązań Jira i Confluence przy realizacji inicjatyw w swoim dziale, dlatego Tim i jego współpracownicy z zespołu IT zaczęli rozważać wdrożenie tych narzędzi wraz z rozwiązaniami Jira Service Management Cloud i Confluence Cloud w innych zespołach w firmie.

Przeprowadzona przez nich analiza wykazała, że plan Atlassian Cloud Enterprise nie tylko spełniał rygorystyczne wymagania firmy Software AG w zakresie jurysdykcji danych, bezpieczeństwa oraz funkcji, ale również zapewniał elastyczność i dostęp do bogatego zbioru aplikacji ze sklepu Marketplace pozwalających zwiększyć produktywność oraz możliwość tworzenia wielu instancji.

„Utworzenie wielu instancji bez dodatkowych kosztów umożliwia segregowanie danych ze względów bezpieczeństwa oraz obsługę wielu przypadków użycia z wykorzystaniem tego samego rozwiązania, co doskonale wpisuje się naszą koncepcję harmonizacji środowiska aplikacji” — twierdzi Radoslav. „Z funkcjonalnego i technicznego punktu widzenia podział przypadków użycia pomaga również obniżyć poziom ogólnej złożoności pojedynczych instancji. Jest to szczególnie użyteczne przy ograniczaniu skutków ubocznych zmian ustawień wprowadzanych na poziomie całej instancji lub problemów w scenariuszach zakładających wykorzystanie wielu aplikacji”.

Zachęceni obietnicą wdrożenia rozwiązania Atlassian Cloud, członkowie zespołu Software AG byli gotowi wcielić w życie swoje plany chmurowe.

Owocna współpraca w zakresie planowania strategicznego, testowania i szkoleń

Po spotkaniu z Brainbits na konferencji zorganizowanej przez Atlassian w 2019 roku firma Software AG ponownie nawiązała kontakt z ich zespołem, aby przyjrzeć się możliwości ewentualnej współpracy. „Nie dysponowaliśmy wiedzą na temat wdrażania chmury oraz migracji, dlatego zdecydowaliśmy się na nawiązanie współpracy z firmą Brainbits jako partnerem zewnętrznym” — opowiada Radoslav Danchev, wiceprezes ds. współpracy, miejsca pracy oraz wsparcia. Zespoły wspólnie zdecydowały się przyjąć iteracyjne podejście do projektu. Po zebraniu wymagań od poszczególnych działów firma Brainbits pomogła zespołowi Software AG opracować weryfikację koncepcji z wykorzystaniem najprostszych możliwych przepływów pracy, przetestować je wśród rzeczywistych użytkowników, zgromadzić opinie i wprowadzić ulepszenia przed ostatecznym wdrożeniem.

Na każdym etapie firma Brainbits prowadziła rozmowy tak, by skupiały się na praktykach, a nie na konkretnych aplikacjach. „Skupialiśmy się na metodach i procesach, a nie narzędziach. Pierwsze pytanie, które sobie zadajemy, brzmi: jak osiągnąć cel, a nie jak wykonać daną czynność w narzędziu” — wyjaśnia Patrick Schuh, właściciel i dyrektor zarządzający Brainbits.

Gdy zbliżał się termin wdrożenia, firma Software AG współpracowała z Brainbits także w zakresie szkoleń. „Współpracowaliśmy z Brainbits, aby mieć pewność, że dysponujemy odpowiednią ilością materiałów szkoleniowych w celu przygotowania naszych głównych interesariuszy oraz użytkowników” — powiedział Radoslav. Taka proaktywna komunikacja oraz działania edukacyjne były kluczowymi czynnikami, które przyczyniły się do powodzenia zespołu.

Na początek proste rozwiązania, później błyskawiczne skalowanie

Od momentu wdrożenia ekosystemu Atlassian Cloud firma Software AG utworzyła w systemie Jira ponad 200 projektów, opracowała podstawy zarządzania usługami w firmie przy użyciu rozwiązania Jira Service Management oraz przystąpiła do testowania rozwiązania Confluence jako centralnej bazy wiedzy. Zespół firmy w szczególności docenił prostotę i dodatkowe bezpieczeństwo, jakie zapewnia zastosowanie narzędzia Atlassian Guard do zarządzania tożsamością i dostępem.

Plany i automatyzacje Jira w systemie Jira stały się ulubionymi elementami zespołu IT. Korzystając z narzędzia Plany Jira, zespół może w szybki, prosty i elastyczny sposób planować i śledzić projekty. Z kolei dzięki natywnym automatyzacjom i aplikacjom, takim jak Deep Clone, zespół może oszczędzać czas na wykonywaniu drobnych, ale ważnych zadań (takich jak obliczanie ryzyka powiązanego ze zmianami, powiadamianie konkretnych grup o zmianach statusu oraz klonowanie szablonów projektów).

Ponadto zespół uprościł i poprawił bezpieczeństwo, przenosząc projekty poufne do oddzielnej instancji i wykorzystując narzędzie Atlassian Guard. Jak wskazuje Radoslav — „dzięki zintegrowaniu narzędzia Atlassian Guard z naszą usługą Azure Active Directory zyskujemy kompleksowy wgląd w dostęp poszczególnych użytkowników do konkretnych instancji w chmurze. Guard jest kluczowym komponentem umożliwiającym zarządzanie regulowanym dostępem do usług Cloud w całej firmie. Jest to znacząca przewaga w stosunku do naszych dotychczasowych instancji lokalnych, ponieważ możemy stosować zasady bezpieczeństwa w sposób uproszczony”.

Jednak najwspanialsze w tych bezcennych udoskonaleniach jest to, że stanowią one zaledwie przedsmak tego, co Software AG ma jeszcze przed sobą. „Dopiero zaczynamy naszą przygodę z Atlassian. Na początku staramy się możliwie jak najbardziej wszystko uprościć. Jednak w firmie istnieje duże zapotrzebowanie na automatyzacje. Atlassian jest dla nas partnerem strategicznym, dlatego zawsze będzie podstawowym źródłem, do którego będziemy sięgać w poszukiwaniu nowych możliwości” — zaznacza Radoslav. „Planujemy również przekształcić rozwiązanie Jira Service Management w pojedyncze centrum automatyzacji usług i obsługi wniosków”.

Wspólnie te narzędzia chmurowe nie tylko pomagają firmie Software AG doraźnie zwiększyć produktywność i bezpieczeństwo, ale również zapewniają jej zaplecze niezbędne do jeszcze szybszego i zdecydowanego skalowania w przyszłości.

Innowacyjność i zgodność z przepisami z Atlassian Cloud

Wbrew powszechnemu przekonaniu Software AG udowadnia, że innowacja i zapewnianie zgodności mogą współistnieć. Przenosząc się do chmury, zespół uzyskał poprawę w obu tych obszarach. „Wiele osób uważa, że innowacyjność i zapewnianie zgodności nie idą ze sobą w parze. Ale my musimy podążać obiema drogami. Wspieramy innowacje, przestrzegając zasad i pokazując, że jesteśmy w stanie postępować zgodnie z przepisami” — twierdzi Radoslav.

Przeniesienie zadań związanych z obsługą techniczną na centralną platformę w chmurze pozwoliło zespołowi zaoszczędzić czas oraz zasoby na potrzeby bardziej wartościowych prac. Dzięki automatycznym aktualizacjom firma Software AG zyskała również dostęp do najnowszych funkcjonalności i poprawek zabezpieczeń, bez konieczności inwestowania swojego czasu czy pracy. „Nowe funkcjonalności są automatycznie pobierane i wdrażane. Sam jestem zwolennikiem podejścia na zasadzie: użyj, poznaj, opanuj” — twierdzi Radoslav.

Choć początkowo w Software AG uważano, że chmura nie jest w stanie zaspokoić potrzeb firmy, Radoslav cieszy się, że zaufał Atlassian i wykorzystał okazję. „W Niemczech musimy być nie tylko innowacyjni, ale także przestrzegać rygorystycznych norm podyktowanych przepisami. Dzięki Atlassian Cloud możemy osiągnąć jedno i drugie” — mówi. „Ufamy, że Atlassian dba o bezpieczeństwo, dostępność i skalowalność, a dzięki temu my mamy czas na skupienie się na bardziej strategicznych celach. Przejście na wersję Cloud dało nam szansę poprawy obecnej sytuacji i pozwoliło lepiej przygotować się na przyszłość”.