Werkorderlevenscyclus en systeemstatussen

Voor werkorders worden systeemstatussen, substatussen en boekingsstatussen gebruikt om de status van een werkorder in de levenscyclus bij te houden. Als een van de statussen wordt bijgewerkt, kunnen de andere automatisch worden bijgewerkt.

Systeemstatussen van werkorders worden genoteerd in de werkorderentiteit waarbij het huidige punt in de levenscyclus van een werkorder wordt gemarkeerd. Systeemstatussen van werkorders zijn:

• Niet-gepland
• Scheduled
• In uitvoering
• Voltooid
• Geboekt
• Geannuleerd

Substatussen van werkorders worden genoteerd op de werkorderentiteit en hebben betrekking op en bieden meer details voor werkordersysteemstatussen. Werkorder-substatussen worden op maat voor elke organisatie gemaakt en kunnen veel gedetailleerdere en zinvollere informatie over de status van een werkorder communiceren.

Boekingsstatussen worden genoteerd voor de boekingsentiteit van de boekbare resource en worden bijgewerkt door veldtechnici in de mobiele app Field Service om hun voortgang bij te houden voor een specifieke werkorder. Verder worden boekingsstatussen gevisualiseerd op het planbord met een afzonderlijke kleur en afzonderlijk pictogram. Enkele boekingsstatussen worden standaard geïntroduceerd, maar er kunnen meer aangepaste statussen worden toegevoegd. Standaard zijn de boekingsstatussen slechts records die u kunt wijzigen of verwijderen als ze niet relevant zijn voor uw proces. Standaard zijn de Boekingsstatussen:

• Scheduled
• Op reis
• In uitvoering
• Met pauze
• Voltooid
• Geannuleerd

Typische levenscyclus van werkorder

• Een werkorder maken: een werkorder wordt soms gemaakt op basis van een case, overeenkomst of een verkoopkans. Vaak worden ze echter geïnitieerd als resultaat van andere, op maat gemaakte processen.

• Planning: de werkorder wordt gepland.

• Dispatch: de werkorder wordt verzonden.

• Service: de werkorder wordt uitgevoerd en de gegevens worden bijgewerkt.

• Beoordeling/goedkeuring: de werkorder wordt beoordeeld en goedgekeurd door een supervisor.

• Factuur en voorraadaanpassing: voorraadaanpassingen worden aangebracht en er wordt een factuur gegenereerd voor de bijbehorende account.

Statussen in de werkorderlevenscyclus

In Field Service worden standaard systeemstatussen voor werkorders en boekingsstatussen gebruikt die zonder enige aanpassingen worden toegewezen aan een standaardlevenscyclus van werkorders. Veel processen worden geactiveerd op basis van die statussen. Een statuswijziging kan automatisch gegevens op de werkorder invullen en de volgende stap in het werkorderproces activeren.

Als de Boekingsstatus bijvoorbeeld wordt gewijzigd in Wordt uitgevoerd, geeft de monteur aan dat hij/zij ter plaatse is aangekomen. Het veld voor aankomsttijd wordt automatisch ingevuld op de boekbare resourceboeking.

De standaard werkorder- en boekingsstatussen worden toegewezen aan de volgende fasen van de levenscyclus van de werkorder.

1. Wanneer een werkorder wordt gemaakt, heeft deze standaard de status Ongepland.

2. Zodra de werkorder is gepland, wordt er een boeking gemaakt met de boekingsstatus Gepland. Door het maken van een boeking wordt de status van het werkordersysteem automatisch gewijzigd in Gepland.

3. Monteurs kunnen geplande werkorders zien in de mobiele Field Service-app. Als ze onderweg zijn naar de werklocatie, wijzigen ze de boekingsstatus in Onderweg. Als de boekingsstatus wordt gewijzigd in Onderweg, wordt automatisch de systeemstatus van de werkorder veranderd in In uitvoering.

   Notitie

   Werkorders en boekingen hebben onafhankelijke levenscycli. De status van een boeking heeft invloed op de status van de werkorder. Als er meerdere boekingen zijn voor één werkorder en één boeking in uitvoering is, wordt de gerelateerde werkorder bijgewerkt.

4. Wanneer monteurs ter plaatse aankomen en beginnen met de werkzaamheden, veranderen ze de boekingsstatus in In uitvoering. De werkorderstatus blijft In uitvoering.

5. Monteurs geven de pauzetijd aan door de boekingsstatus te wijzigen in Met pauze om nauwkeurige facturering te garanderen.

6. Wanneer het werk voltooid is, veranderen de monteurs de boekingsstatus in Voltooid. De duur wordt bijgewerkt naar de werkelijke duur van de boeking en de eindtijd wordt bijgewerkt naar de tijd waarop de status is gewijzigd in voltooid. De gerelateerde systeemstatus van de werkorder verandert in Voltooid wanneer alle gerelateerde boekingen zijn voltooid of geannuleerd. Als een andere gebruiker de boekingsstatus bijwerkt naar Voltooid namens een monteur, behoudt de eindtijd van de boeking de bestaande eindtijdwaarde.

7. Ten slotte beoordeelt een backofficemedewerker de voltooide werkorder en start het factureringsproces. De laatste stap is om de systeemstatus van de werkorder te wijzigen in Geboekt. Als er producten en diensten werden gebruikt, wordt er een factuur gegenereerd, afhankelijk van de systeemconfiguratie in Field Service-instellingen.

Statusgerelateerde processen

Naast de systeemstatussen van werkorders waarmee boekingsstatussen worden bijgewerkt en vice versa, kunnen statuswijzigingen ook processen en gegevensupdates activeren.

Systeemstatusprocessen van werkorders

Voltooid (werkorder)

• Converteer werkorderproducten naar nieuwe klantactiva als u de conversie in de productrecord hebt ingeschakeld.
• Voeg een reiskostenitem toe als werkorderproduct.

Geboekt

• Hiermee worden Facturen gegenereerd voor gebruikte werkorderproducten en -diensten voor de factureringsrekening van de werkorder.

• Er worden records met Werkelijke waarden gemaakt voor tijd en kosten met betrekking tot werkorders en boekingen. Verkoopgegevens voor gefactureerde producten en services worden gemaakt nadat de gegenereerde factuur is bevestigd.

• De velden Gesloten door en Gesloten op worden bijgewerkt.

  Notitie

  Het maken van zowel Factuur als Werkelijk wordt beïnvloed door systeemconfiguraties die zijn ingesteld in de Field Service-instellingen.

Processen van boekingsstatussen

Elke wijziging van de boekingsstatus creëert een boekingstijdstempel om de updates bij te houden.

Scheduled

• Afgelegde kilometers wordt bijgewerkt, berekend als de rijafstand van de vorige locatie naar de boekingslocatie.

Op reis

• Wanneer een boeking wordt bijgewerkt naar een boekingsstatus Onderweg in de mobiele Field Service-app, wordt Begintijd bijgewerkt naar de huidige tijd. Bij een update via internet wordt de starttijd niet automatisch bijgewerkt.

In uitvoering

• Werkelijke aankomsttijd wordt bijgewerkt met de datum en tijd waarop een technicus de boekingsstatus wijzigt in In uitvoering in de mobiele app. Bij een update via internet wordt de aankomsttijd niet automatisch bijgewerkt.
• Het veld Voor het eerst aangekomen (werkorder) op de gerelateerde werkorder wordt bijgewerkt met de Werkelijke aankomsttijd van de boeking. Als u Werkelijke aankomsttijd bewerkt, wordt ook de waarde Voor het eerst aangekomen bijgewerkt.
  • Als er meer dan één boeking is, bepaalt de boeking met de vroegste Werkelijke aankomsttijd de waarde voor Eerste aangekomen op op de werkorder.
• Werkelijke reisduur wordt bijgewerkt, berekend als de totale tijd gedurende welke de boekingsstatus Onderweg is.

Voltooid (boeking)

• Hiermee wordt Eindtijd bijgewerkt.
• Er worden Boekingsjournalen gemaakt met boekingstijdstempels om de werkduur, reistijd en pauzetijd te berekenen.
• Maakt tijdsvermeldingen afhankelijk van de configuratie van uw systeem zoals gedefinieerd in uw Field Service-instellingen.
• Totale duur in uitvoering wordt berekend op basis van de tijd dat de boekingsstatus In uitvoering is.
• Totale duur van pauze wordt berekend op basis van de tijd dat de boekingsstatus Met pauze is.
• Totale kosten wordt bijgewerkt, berekend als de som van de werkelijke reisduur, de totale duur in uitvoering en de totale duur van de pauze, vermenigvuldigd met het uurtarief van de resource.
• Totale factureerbare duur wordt bijgewerkt, berekend als de som van de totale duur in uitvoering en de totale duur van de pauze.
• Het veld Voltooid op (werkorder) op de gerelateerde werkorder wordt bijgewerkt met de eindtijd van de boeking. Als u de eindtijd van de boeking bewerkt, wordt de waarde voor Voltooid op bijgewerkt.

Voltooi uw boeking zonder uw werkorder voor vervolgactiviteiten te voltooien

Bespaar tijd en communiceer de status van uw werk nauwkeurig op werkorders die moeten worden opgevolgd door ze na het voltooien van een boeking terug te brengen naar een ongeplande staat.

Standaard worden werkorders ingesteld op voltooid wanneer de bijbehorende boeking wordt voltooid. Als u de standaardlogica wilt wijzigen, maakt of bewerkt u een boekingsstatus, gaat u naar het tabblad Field Service en stelt u de schakelaar Status voltooid werkorder dienovereenkomstig in. Bij bestaande boekingsstatussen heeft de instelling alleen invloed op toekomstige boekingen. Er worden geen wijzigingen aangebracht aan bestaande boekingen.

• Aan markeert een werkorder als Voltooid wanneer de boeking naar die status verandert.
• Uit past de werkordersysteemstatus toe volgens statustoewijzingstabel wanneer de boeking naar die status verandert.

Voor werkorders waaraan meerdere boekingen zijn gekoppeld, is de status van de werkorder afhankelijk van de status van alle gerelateerde boekingen.

Ongeacht de statusinstellingen heeft de boekingsstatus geen invloed op de status van Resourcevereisten.

Tabel statustoewijzingen

Bekijk de volgende tabel om te begrijpen hoe de boekingsstatus verband houdt met de status in het werkordersysteem. Werkorderstatussen die vetgedrukt zijn, geven aan dat de boekingsstatus de schakelaar Status voltooit werkorder op Uit had staan.

Volgende stappen

• Een werkorder maken
• Boekingsstatussen instellen