NTNUs eksterne og interne nettsider ligger i dag på utdatert teknologi. Organisasjonen er ikke godt nok rigget for å tilby brukerorientert innhold, designen oppleves som gammeldags og det er heller ikke et tydelig forvaltningsapparat for drift og videreutvikling av tjenesten.

Hvilken jobb gjør nettsidene for NTNU?

NTNUs eksterne og interne nettsider har et stort volum brukere. Nettsidene er en virksomhetskritisk tjeneste for organisasjonen, og er også viktige for å bygge opp om NTNUs omdømme og konkurranseevne:

• Viktigste kanal for å rekruttere studenter på alle nivå, inkludert etter- og videreutdanning.
• Viser frem våre forskere, forskningsgrupper og forskningsprosjekt slik at vi blir attraktive for samarbeid og søknader.
• Autoritativ kanal for organisasjonens samlede interne veiledninger og retningslinjer (i.ntnu.no) – for både studenter og ansatte.

Hovedprosjektet skal:

• Anskaffe og innføre moderne teknologi for NTNUs eksterne og interne nettsider. Teknologien skal bygge fremtidsrettede og effektive måter å forvalte og utvikle tjenester og funksjonalitet. Innholdsprodusenter skal få et godt verktøy for innholdsproduksjon og forvaltning.
• Sørge for at innhold og design sammen gjør det enkelt for brukerne våre å finne, forstå og bruke innholdet på nettsidene våre.
• Etablere en effektiv modell for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av teknologi og innhold, med tydelige beslutningsprosesser, tilstrekkelig finansiering og en brukerorientert tilnærming.

Gevinster – målbilde

1. Brukerne finner, forstår og får gjort det de skal.
2. Innholdet på nettstedet er i samsvar med strategiske føringer og lovpålagte krav.
3. Felles forståelse og kultur i organisasjonen for å jobbe brukerorientert med nettstedet.
4. Effektivt for organisasjonen å forvalte og videreutvikle innhold.
5. Effektivt å drifte og videreutvikle teknisk løsning.

Til hver gevinst er det satt opp leveranser. Det er også satt opp en plan for hvordan gevinstene kan måles.

Tidsplan

Hovedprosjektet er inndelt i tre faser.

• Fase 0: Etablere fundament for gjennomføring. 1. februar til 30. april 2025.
  
  • Beslutte konsept for teknologivalg
  • Vurdere backend/integrasjonsarkitektur
  • Vurdere risiko på dagens teknologi
  • Sette overordnet konsept for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU)
  • Planlegge fase 1
• Fase 1: Oppstart, anskaffelse og etablere grunnmur. Startet opp 1. mai 2025, planlagt avsluttet 30. mars 2026
  
  • Utarbeide konkurransegrunnlag og publisere konkurransen
  • Forhandlinger og anskaffelse
  • Detaljere forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) og sikre at organisasjonen står klar for innføring
  • Utarbeide informasjonsarkitektur, innholdsmodell og design
  • Planlegge fase 2
• Fase 2: Innføre og ta i bruk løsning. Estimert oppstart 1. april 2026, planlagt avsluttet 30. juni 2027.
  
  • Bygge tjenesten prioritert og stegvis
  • Kompetanseheving, dokumentasjon og opplæring
  • Vurdere, bearbeide og overføre innhold

Hovedprosjektet er planlagt avsluttet juni 2027, og prosjektet overleveres da i sin helhet til linja.

Statusoppdateringer

• 1. januar til 30. april 2025: I denne perioden er det gjort en del grunnleggende avklaringer. Etter omorganiseringen av digitaliseringsprogrammet har prosjektet ny styringsgruppe. Det er besluttet at vi skal kravspesifisere ut fra modulær arkitektur (headless/hybrid teknologi). Tiden er også brukt til å planlegge fase 1 i hovedprosjektet, som etter planen starter opp 1. mai 2025.
• 1. mai 2025: Styringsgruppa har besluttet oppstart av fase 1 i hovedprosjektet, denne fasen kunne dermed starte opp 1. mai. Prosjektet er delt opp i tre team:
  
  • Anskaffelse: Kravstille, forhandle frem og velge ny publiseringsløsning.
  • Design og innhold: Informasjonsarkitektur, innholdsmodellering og designsystem.
  • Forvaltning. Bygge forvaltningsapparatet som trår i kraft ved overlevering til linja.
• 14. august 2025: Prosjektet har fått tildelt anskaffelsesrådgiver, og anskaffelsesprosessen starter opp uke 34. Avtaleformen blir SSA-L med forhandlinger.
• 29. september 2025: Konkurransen er publisert i Doffin og Ted (EU). Kravspesifikasjon for ny publiseringsløsning (pdf)
• 15. desember 2025: Prosjektet er inne i første forhandlingsrunde med leverandørene. Med valget av headless teknologi og strukturerte data tar vi et realt skritt inn i moderne teknologi, og vi jobber intentsivt med å lage en god innholdsmodell. De fleste fakultet er i gang med å slette gammelt innhold og oppgradere kvaliteten på det innholdet som ligger på ektsterne nettsider og som skal bli med over til ny tjeneste. Over nyttår skal vi gjøre det samme med Fellesadministrasjonen, som har mye av innholdet sitt liggende på i.ntnu.no. Vi har gjort en grundig utredning av designsystemet.no som er utviklet av Digitaliseringsdirektoratet. Vi har kommet frem til at dette vil fungere veldig godt for oss; bidra til helhetlig design og gjøre det enklere å følge lovpålagte krav. Fra januar av går vi bredere ut i organisasjonen med informasjon om prosjektet og om at det etter hvert må settes av ressurser til overføring av innhold. I tillegg til aktivitetene på anskaffelse, teknologi, innhold og design, jobber vi også med å lage en forvaltningsplan. Denne skal beskrive såvel apparatet for systemforvaltning, som organisasjonens forvaltning av innhold, og skal stå klar før prosjektet overleveres til linja.

Fra forprosjektet

For å sikre en helhetlig tilnærming til arbeidet med å lage gode løsninger for kommunikasjon, har vi i forprosjektet utført et omfattende innsiktsarbeid for å forstå ulike brukerbehov, og for å berede grunnen for teknologivalg.

I tillegg ble det utført noen sikkerhetstiltak, som å overføre ansatte og studenters intranett (startside inkludert meldingssystem) over på ny teknologi. Det ble samtidig utført noe forenkling og forbedring av tjenesten for blant annet å senke utgifter til drift.

Dermed er intranett ikke lenger en nødvendig del av hovedprosjektet – som nå fokuserer på eksterne og interne nettsider.

De tre samarbeidspartnerne

Prosjektet eies av Kommunikasjonsavdelingen v/ Sigrun Berge Engen. I tillegg er Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring og IT-avdelingen partnere, og disse utgjør styringsgruppen for prosjektet.

Kontakt

• Prosjekteier er kommunikasjonsdirektør Sigrun Berge Engen
• Prosjektleder er nettredaktør Tone Kvenild