Retningslinje for melding, håndtering og oppfølging av avvik – utdanning og læringsmiljø

Vedtatt av: Avdelingsleder ved Avdeling for utdanningskvalitet
Gyldig fra: 1. januar 2023

Hovedside: Utdanningskvalitet
Se også: Si fra!
In English: Following up on problems

Kvalitet i utdanning skapes i samspillet mellom studenter og faglærere, og i dialog med arbeids- og samfunnsliv. Målet er å utdanne kandidater med etterspurt kompetanse som bidrar til realisering av NTNUs visjon Kunnskap for en bedre verden. NTNU jobber systematisk med å utvikle kvaliteten i alle studietilbud og for å sikre studentene et forsvarlig læringsmiljø. Arbeidet er forankret i NTNUs strategi, med ambisjon om at all utdanning skal holde et høyt internasjonalt nivå. Kvalitet omfatter faglig innhold og læringsmiljø, inkludert universell utforming av fysiske omgivelser og digitale læringsressurser (IKT).

Medvirkning og tilbakemelding

Kvalitet i emner og studieprogram utvikles gjennom innspill og tilbakemelding fra studenter og ansatte via etablerte kanaler:

• Studenter forventes å gi tilbakemeldinger og innspill gjennom student-medvirkning. For eksempel direkte til faglærer og ved å delta aktivt i evalueringer. Studenttillitsvalgte har et særlig ansvar for studentmedvirkning. Studenter som ønsker å medvirke, kan også ha dialog med medstudenter som sitter i emnets referansegruppe. Ved behov kan studieveileder, faglærer, emneansvarlig eller studenttillitsvalgt veilede i hvordan medvirkning kan skje.
• Ansatte forventes å gi tilbakemeldinger på endringsbehov i emner og studieprogram gjennom å delta i dialoger innad i fagmiljøene og i studieprogramrådene eller i evalueringsrapporter.

Dersom tilbakemeldinger via ordinære kanaler ikke fører frem, kan det meldes avvik. Avvik skal saksbehandles og følges opp «uten ugrunnet opphold», jf. bestemmelsene i forvaltningsloven § 11 a. Dette innebærer at studenter og ansatte har rett til et foreløpig svar dersom det tar uforholdsmessig lang tid å saksbehandle meldingen.

Formål

Retningslinje for melding, håndtering og oppfølging av avvik utdanning og læringsmiljø skal bidra til å sikre at avvik blir meldt og at meldingene håndteres og følges opp med forbedrende og eventuelt nødvendige tiltak:

• Prosedyre for melding av avvik utdanning og læringsmiljø beskriver nærmere hvordan studenter og ansatte skal melde avvik
• Prosedyre for håndtering og oppfølging av avvik utdanning og læringsmiljø beskriver hvordan enhetene skal håndtere og følge opp avvikene

Omfang og forankring

Retningslinjen er forankret i nasjonale krav til kvalitetssystem i høyere utdanning gitt i lov om universiteter og høgskoler. Retningslinjen og tilhørende prosedyrer er underordnet NTNUs politikk for kvalitet i og utvikling av studieporteføljen og NTNUs kvalitetssystem for utdanning, og gjelder alle enheter, ansatte og studenter ved NTNU.

Definisjon

Avvik

Avvik innen utdanning og læringsmiljø gjelder ulike faktorer og forhold ved NTNU som kan påvirke studentenes studie- og læringsmiljø, både i emne og i studieprogram. Det kan for eksempel være feil og mangler knyttet til informasjonsflyt, tilbakemeldinger og veiledning, lærings- og undervisningsformer, eksamens- eller vurderingsformer, timeplanlegging, sensur, referansegrupper, utstyr og lokaliteter, universell utforming mm.

For ansatte kan avvik innen utdanning og læringsmiljø gjelde forhold knyttet til emne og studieprogram som går utover vanlig variasjon i kvaliteten. Tendensene kan ha vart over tid, eller ikke blitt løst innenfor det som bør kunne forventes, som for eksempel ressursutfordringer, utstyrsmangel, sensorordninger mm.

Avgrensinger

Alvorlige og kritikkverdige forhold

Meldinger som gjelder varsler om alvorlige og kritikkverdige forhold i tilknytning til undervisning og læringsmiljø, skal ikke meldes inn som avvik i kvalitetssystemet Extend Quality System (EQS) – NTNUs digitale avvikssystem. Eksempler på slike meldinger kan være hendelser som mobbing, trakassering, seksuell trakassering, vold, trusler, truende atferd, avvik som ikke følges opp mm. Slike saker skal behandles av hver enkelt enhet i tråd med NTNUs retningslinjer for håndtering av varslingssaker.

Studenter og ansatte som er i tvil om hvordan de skal varsle om slike hendelser eller trenger noen å snakke med, kan be om samtale med følgende som alle har taushetsplikt:

• Studenter: studieveileder, studentombudet, eller Sit helse.
• Ansatte: nærmeste leder, tillitsvalgte, HR-tjenesten eller bedriftshelsetjenesten.

Ansvar

Prorektor utdanning

• har det overordnede ansvar for at NTNU har et fungerende system for melding og håndtering av avvik innen utdanning og læringsmiljø, overvåkning av evt. trender og rapportering. Prorektor delegerer oppgaver videre ned i organisasjonen spesifisert nærmere nedenfor i denne retningslinjen.

Avdeling for utdanningskvalitet

Avdeling for utdanningskvalitet har ansvar for å

• gjøre NTNUs system, retningslinje og prosedyrer for melding, håndtering og oppfølging av avvik innen utdanning og læringsmiljø, kjent i organisasjonen.
• følge med på trender knyttet til avvik, samt identifisere og igangsette mulige sentrale korrigerende tiltak for videreutvikling av kvaliteten.
• rapportere statistikk over avvik knyttet til utdanning og læringsmiljø til Utdanningsutvalget, Læringsmiljøutvalget og NTNUs styre.

Linjeleder

Linjeleder (dekan, instituttleder) har ansvar for å

• gjøre retningslinjen og prosedyrer knyttet til melding, håndtering og oppfølging av avvik innen utdanning og læringsmiljø kjent ved enheten
• følge opp avvik ved egen enhet og sørge for at forbedringer og nødvendige tiltak blir iverksatt «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a. Håndtering består i å finne ut hva som har skjedd, hvorfor det skjedde og å sette inn tiltak for å forhindre at det skjer på nytt.
• tildele tilganger til systemet ved enheten og sikre at de oppdateres ved endringer
• rapportere på avvik utdanning og læringsmiljø i fakultetets kvalitetsmelding

Meldingsansvarlig

Meldingsansvarlig er den ved fakultetet som har fått oppgaven med å være førstemottak av alle avviksmeldinger innen utdanning og læringsmiljø, og har ansvar for å

• vurdere om innholdet i alle innkomne avviksmeldinger til fakultetet kommer inn under definisjonen av avvik, om de inneholder sensitive personopplysninger eller gjelder alvorlige kritikkverdige forhold, samt å avgjøre videre behandling i tråd med Prosedyre for håndtering og oppfølging avvik utdanning og læringsmiljø
• oversende meldinger til lokal behandler eller annet fakultet, eventuelt avvise meldingen med begrunnelse. Meldinger som gjelder kritikkverdige forhold skal avvises med begrunnelse til melder og omregistreres i varslingsskjema.
• samarbeide med andre enheter ved NTNU i håndtering av avvik ved behov.

Behandler

Behandler er den som får oversendt meldinger fra meldingsansvarlig for lokal håndtering og oppfølging. Behandler har ansvar for å

• vurdere innholdet i tildelte meldinger og avgjøre videre behandling i tråd med Prosedyre for håndtering og oppfølging avvik utdanning og læringsmiljø
• kvalitetssikre saksbehandlingen, innhente nødvendige og eventuelt innhente supplerende opplysninger, og på denne måten sørge for god dokumentasjon i EQS
• sende på høringsrunde ved behov for intern diskusjon eller andre avklaringer
• følge opp gjennomføringen av de korrigerende tiltakene og å lukke avviket
• følge opp meldte avvik snarest mulig og innen rimelig tid (4 uker), jf. forvaltningsloven § 11 a. Dersom saken tar uforholdsmessig lang tid å behandle, skal behandler sende et foreløpig svar i saken.

Ansatte og studenter

Studenter og ansatte ved NTNU kan melde inn avvik innen utdanning og læringsmiljø på avviksskjema i tråd med Prosedyre for å melde avvik utdanningskvalitet og læringsmiljø.

Før avvik kan meldes inn, må studenter og ansatte først ha forsøkt å gi sine innspill og tilbakemeldinger via de ordinære kanalene ved NTNU. Dersom det ikke følges opp, kan melding om avvik innen utdanningskvalitet og læringsmiljø meldes inn i EQS. I tilfeller der avvik ikke følges opp i tråd med forvaltningsloven § 11 a, kan ansatte og studenter melde inn varsel på varslingsskjema.