Saltar al contenido principal
CargarIdioma (ES)Atención al cliente
EmpresarialesMóvilRedes socialesMarketingTecnologíaArte y fotografíaEmpleoDiseñoEducaciónPresentaciones y charlas públicasGobierno y org. sin ánimo de lucroAtención sanitariaInternetDerechoLiderazgo y gestiónMotorIngenieríaSoftwareReclutamiento y RR. HH.Venta al por menorVentasServiciosCienciasPYMES y liderazgoAlimentaciónMedio ambienteEconomía y finanzasDatos y análisisRelaciones con inversoresDeportesMeditaciónNoticias y políticaViajesDesarrollo personalSector inmobiliarioEntretenimiento y humorSalud y medicinaDispositivos y hardwareEstilo de vida
Ev Melekhovets, profile picture
Subido porEv Melekhovets
1,159 vistas

EBS_Digest_Issue4

Diseño◦
Descargar para leer sin conexión
Digest Дайджест semiannual | issue #4 піврічне видання | випуск #4 leadership transparency legality motivation лідерство прозорість законність мотивація www.ebskiev.com
Олена Helen Вольська Volska Керуючий партнер та директор Managing Partner and Director П U олітичний вектор України і ре- kraine’s political orientation and the альне економічне прагнення до country’s real economic commitment євроінтеграції призводять до по- to European integration are leading to ступової неминучої уніфікації до- the inevitable gradual harmonization кументообігу, а також бухгалтерського of documents, as well as the harmonization of обліку та фінансової звітності. accounting and financial reporting. Перехід публічних акціонерних ком- Public stock companies’ transition to using паній (ПАТ) на міжнародні стандарти фі- international financial reporting standards in нансової звітності з 2012 року – один із 2012 constitutes one of the necessary steps кроків в цьому процесі. Для ряду компаній in this process. For some companies, such такі зміни стали неприємним, а головне – changes have become an unpleasant process здавалося б непотрібним сюрпризом, що and, of greatest significance, they may seem вимагає додаткових витрат і адміністру- to be an unnecessary surprise, requiring addi- вання. Інші ж, які вже мають досвід про- tional costs and administration. Other entities, ходження міжнародного аудиту, і відчули which already have experience in performing всі його ЗА і ПРОТИ, навпаки зраділи international audits and have experienced all можливості об'єднати два обліки в один. its pros and cons first-hand are, on the con- Прагнення українських компаній до trary, welcoming the opportunity to combine ринків міжнародного капіталу, так чи the two forms of reporting into one unified com- інакше, впливає на операційну діяль- prehensive approach. ність компаній, часто додаючи в таку On way or another, Ukrainian companies’ діяльність більше формалізації і бюро- desire to be active on global capital market- кратії, результати якої компанії повинні shaving an effecton companies’ respective побачити дещо пізніше. Безумовно, такі operations, often in terms of scaling back some зміни впливають на роль бек-офісу, по- of the activities that aremore bureaucratic and ступово перетворюючи фінансові ди- that involve many formalities – suchcompanies рекції з традиційних підприємницьких will see the fruits of these measures a little «казначейств» у повномасштабні і бага- later on. Of course, such changes also affect тофункціональні підрозділи, без ефек- the role of the back-office, gradually trans- тивної роботи яких неможливо провести forming financial management practices from жодну серйозну операцію. traditional business practices to full-scale and Хоча ці актуальні питання на порядку multi-functional units without resorting to labor- денному здаються новими, вони без- intensive work, with which it would be impos- умовно турбували багато поколінь до sible to conclude any serious business deals. нас і, швидше за все, це нове звучан- Although these important issues on the ня традиційних питань. Отже, де межа agenda seem to be new, they are certainly між бюрократією, результативністю та something that has posed a challenge to many ефективністю роботи бізнесу? Саме цим generations before us and, most likely, this can питанням ми приділили увагу у цьому be considered a new ‘packaging’ of a long- випуску EBS Digest. standing problem. Thus, it must be asked where exactly the line exists between bureaucracy, and business effectiveness and efficiency?
Безглуздо братися за роботу, не розрахувавши, скільки вона потребує праці і часу і чи вистачить сил довести її до кінця. Робінзон Крузо Даніель Дефо “It is foolish to take a new job without calculating how much time and effort it will require and whether there be enough strength to see it through to the end” Robinson Crusoe by Daniel Defoe
Back-office: індивідуальна відповідальність – загальний результат..........................................................c.7 The back office: individual responsibility – overall result. ..........p.7 Перехід українських компаній на МСФЗ без труднощів..........................c.12 Ukrainian companies’ adoption of IFRS without any difficulties.............p.12 Формалізація бізнес-процесів: бюрократичний бар’єр або відправна точка?......................................c.16 Formalizing business process: bureaucratic barrier or starting point?.....................................................................p.16
Дайджест 7 піврічне видання | випуск #4 Back-office: The back office: індивідуальна individual відповідальність – responsibility – загальний результат overall result Б T агато керівників, на яких, в силу here are many managers, who, bear високої посади лежить відпові- heavy responsibility for making im- дальність прийняття управлінських portant decisions due to their high рішень, дуже не люблять нарад. І ranking position, do not like meetings зовсім не тому, що їм нема чого на них very much. This is not necessarily because сказати, нудно або є страх отримати сер- they have nothing to say at them, that they йозну догану. Як правило, причина неба- get bored or that they fear that they will be жання в черговий раз входити в кабінет seriously reprimanded. Rather, as a rule, the топ-менеджера, де зібралися і колеги – reason for their reluctance to once again en- керівники структурних підрозділів, проста: ter the office of a top manager, where many нарада знову ризикує перетворитися на of his colleagues (usually department heads) «битву титанів» або, що ще гірше, на ба- have gathered is rather simple: such a meet- нальне з’ясування стосунків: хто правий, ing may yet again poses risk of becoming а хто – ні. a “Clash of the Titans” or, worse, a banal showdown about who is right and who is not. У чому ж причина таких неконструктив- них зборів? Чому дорослі розумні люди, So what is the reason for such non-con- більш того – успішні керівники, кілька structive assembly? How can intelligent годин поспіль звинувачують один одно- adults, who are, in fact, successful execu- го в зірваних термінах поставок товару, tives, waste several hours, not to mention некоректно оформленій документації, energy, accusing each other for the failure to помилках в перерахуванні платежів і, як meet deadlines for the delivery of goods, the наслідок, втраті клієнтів? incorrect processing of documentation, errors Однією з головних причин цього є від- in transacting payments, and consequently, сутність чіткого розмежування в функціо- the loss of customers? налі підрозділів компанії, спільно задіяних One of the main reasons for such behav- в тому чи іншому проекті. ior is the lack of a clear demarcation in the Але настає момент, коли топ-менеджер functional departments within the company, і сам розуміє, що ситуація з робочими на- where such departments are jointly involved радами виходить з-під контролю. І якщо не in a particular project. вжити жодних дій щодо зміни положення, But there comes a time when a top man- загострення пристрастей і відсутність ре- ager himself understands that the situation зультату негативно відіб’ються на всьому with working meetings simply gets out of con- бізнесі. trol. He is also aware that, if nothing is done to change the situation, the intensity of emo- У тилу і на передовій tions and lack of results will ultimately have a Врятувати описане вище критичне по- negative impact on the business as a whole. ложення допоможе структурне і функці- ональне розділення компанії на два вза- In the rear and on the front ємодоповнюючих «табори»: фронт-офіс Except for the above-described critical і бек-офіс. situation, one thing that will help the com- Саме це важливе питання стоїть на по- pany is to ensure the structural and functional рядку денному того топ-менеджера, який separation of two complementary “camps”:
8 прагне налагодити ефективну взаємодію the front office and the back office. між підрозділами компанії для досягнення Namely this very important issue is on the спільного результату. agenda of those top managers, who seek to Для того, щоб зробити це правильно, establish effective communication between не порушивши основні бізнес-процеси, the various business units in order to achieve керівнику або власнику компанії важли- a common beneficial outcome. во розуміти, в чому суть бек-офісу, і які For the manager or owner of the company саме функції можна передати цій частині to be able to do this properly, without violating організаційної структури. basic business processes, it is important to На сьогоднішній день в середовищі біз- understand the essence of the back office несменів існує кілька визначень поняття and just what functions can be transferred «бек-офіс»: to this part of the company’s organizational 1. Це підрозділ компанії, до завдань structure. якого входить: Given the context of today’s business en- • Реєстрація операцій та угод, їх доку- vironment, there are several definitions of ментальне оформлення; “back office”: • Супровід угод; 1. This is a division of the company, the • Контроль виконання поставлених за- functions of which include the following: вдань і планів. • Recording transactions and transactions and processing related paperwork; 2. Бек-офіс – це всі підрозділи компанії, • Supporting transactions; які виконують функції підтримки основної • Monitoring the implementation of tasks діяльності. Іншими словами, це об’єднання and plans. підтримують підрозділи з різним набором операцій, які вони обслуговують: 2. The back office is comprises of all • Кредитування; business units, which serve to support its core • Інвестиційний бізнес; activities. In other words, it is an association • Реєстрація та контроль господарських of supporting units that service different set операцій; of operations, as follows: • Картковий бізнес; • Credit lending; • Юридична служба; • Investment banking; • Інформаційні технології; • Recording and controlling business • Контактний центр та ін. operations; Найпоширенішим серед вітчизняних • Credit/debit card business; компаній є перше визначення. Однак, з • Legal services; досвіду світової практики, найбільш ві- • Information technology; рним – друге. • Contact center, etc. Але можливий і третій варіант перехо- The most common of these two versions ду до розділення функцій: компанія може among domestic companies is the first defini- поступово, еволюційно рухатися від пер- tion. However, the experience of international шої моделі бек-офісу до другої. А з часом practice demonstrates that the most loyal може прийти навіть до того, що більша version is actually the second one. частина функцій, які підтримують осно- But there is a third option in terms of mov- вний бізнес, може бути віддана на аутсор- ing towards a division of labor: the company синг. Це привабливо для топ-менеджера can gradually evolve from the first model of з багатьох аспектів, серед яких найбільш the back office to the second one. Over time, важливими можна назвати: it can even arrive at the fact that most of the • Суттєва економія коштів на утри- supporting core business functions can be мання штату співробітників допоміжної designated for outsourcing instead. This is an структури; attractive option for top managers in many re- • Більш високий результат роботи під- spects, among which the most important are: тримуючого підрозділу, тому що за справу • A significant cost savings in terms of беруться профільні кваліфіковані фахівці. maintaining a staff support structure;
Дайджест 9 піврічне видання | випуск #4 Яку модель реструктуризації компа- • Improved results of the operations of the нії вибере власник – вирішувати йому. supporting business unit due to the involve- Важливо тільки враховувати специфіку ment of highly qualified professionals. бізнесу, рівень розвитку компанії і можли- Which model the company’s owner will вості, які є у організації для коригування choose to facilitate business restructuring is або навіть повної зміни бізнес-процесів. ultimately up to him. It is, however, important Коли ж все детально проаналізовано, to take into account the specific sphere of визначені сильні сторони і можливості business, the level of the company’s develop- компанії, прораховані можливі ризики ment, and the opportunities that exist within при поділі зон відповідальності, компа- the organization in terms of correcting or even нія сміливо може затверджувати нові біз- completely changing its business processes. нес-моделі і вибудовувати комунікації між Once the company has achieved a de- підрозділами. tailed analysis, identified its strengths and Такий послідовний і спланований пере- opportunities, and calculated risks in rela- хід до розподілу функцій дозволить топ- tion to the division of responsibilities, it can менеджеру з найменшими ресурсними safely approve new business models and витратами закласти міцну основу для build communication between its composite ефективного управління блоком підтримки departments. бізнесу, коли він буде остаточно сфор- This consistent and planned transition to- мований, і з’являться перші результати wards the separation of business functions роботи. should allow top managers, with the lowest Але все це, безсумнівно, буде пізніше. financial expenditures involved, to build a А поки в компанії кипить робота: необхід- solid foundation for the effective management но створити карти бізнес-процесів нових of a business support unit when it is finally структур, перевірити все до самих дрібниць, formed and the company starts to ultimately і тільки потім починати впроваджувати нові see the results. принципи в роботу компанії. Перерахуємо But all this will no doubt occur later. In the деякі з них, найбільш важливі: meantime, the company has plenty of work • Створення та впровадження в компа- ahead of it: it is necessary to map out the нії нової корпоративної культури, згідно business processes of the new structures, з якою завдання бек-офісу – допомога в to check everything in detail, and only then роботі тим підрозділам, які перебувають begin to introduce new principles at the com- «на передовій», тобто, фронт-офісу; pany. While not an exhaustive list, the most • Бек-офіс – це підрозділ компанії, по- important elements are as follows: кликаний не тільки допомагати всім іншим • The creation and implementation of a підструктурам в основній діяльності, а й new corporate culture at the company, ac- контролювати операції та угоди. Таким cording to which the task of the back office is чином, бек-офіс дає незалежну оцінку to help those divisions that are “on the front” проведеним операціям, оформляє їх від- so to speak. This is, in order words, the front повідним чином. office; • The back office is a division of the com- Бек-офіс – друг, але істина дорожча pany that is designed not only to assist the Ще один важливий момент, про який rest of the divisions in performing their main варто пам’ятати топ-менеджерам, це фор- activities, but also to keep track of opera- малізація відносин між фронт-офісом та tions and transactions. Thus, the back office бек-офісом. also provides an independent assessment В даний час у світовій практиці широко of ongoing operations and executes them використовується Угода про рівень надан- accordingly. ня послуги (Service Level Agreement або SLA). Суть даної угоди в тому, щоб чітко The back office – a friend, but the truth встановити всередині організації регулю- is dearer вання взаємовідносин між підрозділами, Another important point that top man- залученими в один процес. agers should recall is that this represents
10 У такій угоді міститься детальний опис a formalization of the relationship existing показників роботи бек-офісу, методів і за- between the front office and the back office. собів контролю, а також прописана вар- At the present time, a Service Level тість роботи бек-офісу, яку «виплатить» Agreement (or SLA) is common used in цьому підрозділу фронт-офіс після отри- world business practices. The essence of мання загального результату. this agreement is that it clearly establishes a Подібні Угоди про рівень надання по- system for regulating relations between the слуги дуже ефективні з точки зору дотри- entities involved in a single process within a мання взаємних домовленостей, а також given organization. для оцінки ефективності роботи бек-офісу. Such an agreement provides a detailed description of performance standards for the Консультанти в допомогу work of the back office, the ways and means Трапляється, що усно і на папері процес to monitor and measure its performance, as поділу функцій між підрозділами компанії well as the cost of the back office’s opera- цілком зрозумілий і простий, а на практиці, tions, which is ultimately “paid for” by the front для топ-менеджера все виглядає не так office after achieving the overall result. райдужно. Such agreements about the level of ser- І якщо можливі ризики самостійного vices to be provided are very efficient in terms створення в компанії бек-офісу в наявнос- of compliance with mutual agreements, as ті, то в даному випадку варто звернутися well as for the purpose of eventually evaluat- по допомогу до зовнішніх консультантів. ing the performance of the back office. Тим більше, що вирішення такого важли- вого завдання за допомогою аутсорсингу Consultants available to provide має ряд істотних переваг: assistance 1. Об’єктивне бачення ситуації в ком- It does sometimes happen that, both oral- панії. Власнику складно абстрагуватися, ly and on paper, the process of separating і не приймати близько до серця турботи functions between the company’s divisions is рідного «дітища» при прийнятті стратегічно rather straightforward and simple. However, важливого рішення. Зовнішній консультант, in fact, things are not always so rosy for all навпаки, подивиться на ситуацію збоку, і top managers. на його рішення в частині завдань будуть If the possible risks of creating a back of- впливати тільки об’єктивні фактори. fice within the company seem to be obvious, 2. Можливість зберегти конструктивні in such a case you should seek the assis- відносини між підрозділами. А для кому- tance of external consultants. All the more нікацій з питань узгодження нових бізнес- so since the resolution of this important task процесів, функцій і т.д. є посередник – зо- through outsourcing actually offers a number внішній консультант. of clear advantages: 3. Раціональне використання робочого 1. An objective view of the situation in the часу співробітників. Під час процесу пе- company. It is difficult for the owner to ignore, реходу на нову структуру співробітникам and to not take the concerns of his native немає необхідності відволікатися на ви- “child”, so to speak, to heart in making strate- конання додаткових завдань, пов’язаних gic decisions. An external consultant, on the із змінами в компанії. Всю роботу по під- contrary, looks at the situation from the outside готовці, оформленню, узгодженню доку- and in realizing his purpose, his decisions will ментації бере на себе консультант. only be influenced by objective factors. Як бачите, залишити у минулому раз і 2. The ability to maintain constructive rela- назавжди щотижневі і щомісячні баталії в tions between the company’s divisions. In re- кабінеті керівника у зв’язку з невиконани- lation to communications about harmonizing ми по чиєїсь вини планами досить просто. the new business processes, functions, etc., Головне, чітко визначити, чим повинні, на the company can always resort to using an ваш погляд, займатися фронт-і бек-офіси. intermediary, such as an external consultant. В іншому – ми Вам допоможемо! 3. The efficient use of staff time. During the transition to the company’s new structure,
Дайджест 11 піврічне видання | випуск #4 employees do not need to be distracted by additional tasks related to the changes tak- ing place in the company. A consultant can perform all the work done on the preparation, execution, and coordination of the necessary documentation. As you can see, it is really not so difficult to finally leave behind, once and for all, those weekly and monthly battles in the director’s office about someone’s non-fulfillment of someone else’s plans. The main thing re- quired is to clearly define, in your own opin- ion, what should be the functions performed by the front and back offices respectively. With regards to the rest, we’d be happy to assist you!
12 Перехід українських Ukrainian companies’ компаній на МСФЗ adoption of IFRS без труднощів without any difficulties 12 O травня 2011 Верховною Радою n May 12, 2011, the Parliament України були внесені зміни в of Ukraine amended the Law Закон України «Про бухгал- of Ukraine “On Accounting and терський облік та фінансову Financial Reporting in Ukraine”, звітність в Україні», які порушили питання which raised the issue of Ukrainian com- переходу українських компаній на між- panies’ adoption of international financial народні стандарти фінансової звітності. reporting standards. Already beginning in Вже з 2012 року публічні акціонерні то- 2012, various kinds of businesses – public вариства, банківські установи, страхові joint stock companies, banking institutions, компанії, а також компанії, які займають- insurance companies, and companies en- ся видами діяльності, затвердженими gaged in activities that have been approved Кабінетом Міністрів України, зобов’язані by the Cabinet of Ministers of Ukraine – are складати і опубліковувати фінансову звіт- required to prepare and publish their financial ність та консолідовану фінансову звітність statements and consolidated financial state- за міжнародними стандартами. ments according to international standards. Компаніям, які не входять в вище пе- Companies that do not fall within the list релічений список, надали можливість provided above have been given the opportu- самостійно приймати рішення про вико- nity to decide for themselves as to the use of ристання МСФЗ для складання звітності. International Financial Reporting Standards Крім цього будь-яка Компанія може вести (IFRS) for reporting purposes. In addition, any бухгалтерський облік, керуючись виключ- company can maintain accounting records, но міжнародними стандартами, для цього guided solely by international standards; for необхідно інформувати про своє рішення this, it is necessary to inform the relevant Державні органи. state agencies about this decision. Багато компаній, які раніше не стикали- Many companies that have not previously ся з МСФЗ, з побоюванням зустріли зміни encountered IFRS have welcomed the new в законодавстві України. Хоча, якщо по- changes in Ukrainian legislation with caution. рівняти МСФЗ зі звичними національними However, if you compare IFRS accounting стандартами, то відразу стане зрозуміло, with the customary national standards, що вимоги до бухгалтерського обліку в it immediately becomes clear that the них досить схожі, а багато з них взагалі accounting requirements in both of them are ідентичні. Складнощі в переході на МСФЗ actually quite similar, and many of them are можуть виникнути у тих компаній, які при largely identical. The companies that will face веденні бухгалтерського обліку не дотри- difficulties in making the transition to IFRS муються вимог П(С)БО, а також у яких accounting may be those who do not comply перевага віддається веденню податкового with the requirements of Ukrainian Accounting обліку. Такі складнощі можна легко усу- Standards in their management accounting нути наступним чином: practices, as well as those that give priority to • навчанням персоналу; the maintenance of tax records. Such issues • написанням чітких облікових політик, can be easily resolved through the following що підвищить дисциплінованість співробіт- activities: ників в процесі ведення бухгалтерського • The training of personnel; обліку; • Writing clear accounting policies that will • розділити податковий та бухгалтер- improve employees’ disciplinein the account- ський облік в системі обліку. ing process;
Дайджест 13 піврічне видання | випуск #4 Основною відмінністю МСФЗ та наці- • Dividing tax reporting and accounting ональними стандартами у сфері ведення within the company’s accounting system. бухгалтерського обліку є принцип превалю- The main difference between IFRS and вання сутності над формою. Цей принцип є national accounting standards is the prin- одним з основоположних при веденні бух- ciple ”substanceover form”. This principle галтерського обліку за МСФЗ. На жаль, не is among those that are fundamental in the дивлячись на те, що П(С)БО також декларує management of accounting under IFRS. даний принцип, більшість українських ком- Unfortunately, despite the fact that the паній його не дотримуються, і відображають National Accounting Regulations (Standards) операції, виключно виходячи з юридичної also declares this principle, most Ukrainian форми, ігноруючи економічну сутність. companies do not observe it, and reflect their- Якщо Компанія при веденні бухгалтер- business operations solely on the basis of ського обліку дотримується національних legal form, ignoring the economic reality. стандартів і не має операцій, які можна If a company observes national standards трактувати двояко, то можна з упевненіс- in its accounting records maintenance and тю стверджувати, що труднощів при пере- does not have any operations that may be ході на МСФЗ у бухгалтерському обліку interpreted in two different ways, then one буде мінімум, якщо вони будуть взагалі. can say with confidence that such a company Якщо аналізувати і порівнювати ви- would have only minimal difficulties in making моги до складання фінансової звітності the transition to IFRS accounting in the case та консолідованої фінансової звітності that they experience any at all. МСФЗ і П(С)БО, то тут дійсно існує велика Upon analyzing and comparing the re- кількість відмінностей. МСФЗ вимагає до- quirements for preparing financial statements даткові розкриття, примітки та аналіз фі- and consolidated financial statementsunder нансових показників, що не передбачено IFRS and Ukrainian Accounting Standards, національними стандартами. Національні here we can definitely identify a large number ж стандарти передбачають чіткі форми of differences. IFRS accounting requires ad- звітів, які входять до складу фінансової ditional disclosures, notes and an analysis of інформації. МСФЗ дає вибір Компанії, в the company’s financial performance, which якій формі складати звітність, регулюючи is not stipulated according to national ac- тільки основні методологічні підходи. counting standards. The latter also provide До недавнього часу більшість Компаній, clear reporting forms, which make up part of які зобов’язані або прийняли рішення скла- the required financial information. IFRS gives дати звітність за МСФЗ, не мали ніякої the company the opportunity to choose for інформації про вимоги державних органів itself what form of reporting should be uti- до формату складання звітності. 7 грудня lized, adjusting only the main methodological 2011 НБУ спільно з Міністерством фінансів approaches. України та Державною службою статисти- Until recently, most companies that are ки Україні склали Лист «Про застосування required to or have independently agreed міжнародних стандартів фінансової звіт- to prepare their reporting according to IFRS ності. Відповідно до даного листа порядок had no information about government agen- складання фінансової звітності та консолі- cies’ requirements about the reporting format. дованої фінансової звітності підприємств On December 7, 2011, the National Bank (крім банків) визначається П(С)БО. of Ukraine, the Ministry of Finance, and the Отже, Компанії, при складанні фінан- State Statistics Service of Ukraine drafted сової звітності за МСФЗ, будуть вико- the Letter “On the application of international ристовувати знайомі форми звітності. accounting standards”. According to this let- Якщо облікова система Компанії досить ter, the procedure for preparing the financial автоматизована і дозволяє формувати statements and consolidated financial state- стандартні форми фінансової звітності, ments of companies (excluding banks) is de- то при переході в бухгалтерському обліку termined according to Ukrainian Accounting на МСФЗ підприємство не понесе жодних Standards. додаткових витрат, і не буде зазнавати Consequently, in preparing financial state- труднощів при підготовці МСФЗ. ments under IFRS, the company should use
14 Можливі труднощі, як це не дивно, мо- the form of reporting that it is familiar with. жуть виникнути у компаній, які вже мають If the company’s accounting system is suf- досвід складання фінансової звітності по ficiently automated and allows you to create МСФО. Особливо це стосується Компаній, standard forms of financial statements, then, які автоматизували процес побудови фі- in making the transition to IFRS accounting, нансової звітності, оскільки формати зві- the company does not incur any additional тів, які входять до складу звітності, можуть costs and should not face any difficulties in не відповідати законодавству України. Для the preparation of IFRS reporting. більш детального опису можливих склад- As strange as it may sound, the compa- нощів необхідно проаналізувати підходи nies that may face potential difficulties will be до побудови кожного виду звітів. those that already have some experience in preparing financial statements under IFRS. Баланс (Звіт про фінансовий стан) This is especially true with respect to com- МСФЗ, на відміну від національних panies that have automated the process of стандартів, не регулює формат складан- preparing their financial statements, since ня даного звіту, а лише містить ряд міні- the reporting formats that are included in the мальних вимог до статей, які обов’язково financial statements may not fully comply with повинні бути включені до складу даного Ukrainian legislation. For a more detailed звіту. Компанії, які вже складали МСФЗ description of the possible complications, звітність, повинні модифікувати формат approaches to the construction of each type Балансу відповідно до вимог українського of report should be analyzed. законодавства. З нашої точки зору, це не стане великою проблемою для Компаній, Balance Sheet (Statement of Financial оскільки формат національного Балансу Position) досить схожий на формат, який викорис- IFRS accounting, in contrast to national товує більшість Компаній при складанні accounting standards, does not regulate the звітності згідно з МСФЗ. format in which this report is drafted, but it does contain a number of minimum require- Звіт про фінансові результати (Звіт ments for items that must be included in this про сукупний дохід) report. Companies that already have ex- Відповідно до МСФЗ, Звіт про сукуп- perience preparing reports under IFRS will ний дохід складається з двох розділів або need to modify the format of the Balance двох окремих звітів (за вибором Компанії) Sheet in accordance with the requirements – Звіт про фінансові результати, Інший of Ukrainian legislation. From our point of сукупний дохід. Компанія може використо- view, this should not be a big problem for вувати першу частину Звіту про сукупний companies, since the format of the National дохід (або Звіт про фінансові результати) Balance is sufficiently similar to the format для складання стандартної Форми № 2, that is used by most companies when report- оскільки вони мають досить схожу струк- ing under IFRS. туру. Єдиним проблемним моментом може бути наявність у Формі № 2 такого розділу Profit and Loss Statement (Statement звіту як Надзвичайні доходи і збитки, які of Comprehensive Income) не виділяються окремо в МСФЗ звітнос- In accordance with IFRS, the Statement ті. Для вирішення цієї проблеми Компанії of Comprehensive Income consists of two необхідно буде виділити такі доходи (збит- sections or two separate reports (this is for ки), якщо вони були, з інших статей Звіту the company to decide for itself) –the Income і віднести на коректну статтю. Statement, and Other Comprehensive Income. The company may use the first part Звіт про рух грошових коштів of the Statement of Comprehensive Income Відповідно до національних стандартів (or Income Statement) for preparing the для побудови даного звіту використову- standard form no. 2 due to the fact that they ється прямий метод. МСФЗ також дають both have a fairly similar structure. The only перевагу прямому методу складання problem point with this may be that, in form
Дайджест 15 піврічне видання | випуск #4 Звіту, але не забороняють використання no.2, there is a section of the report called непрямого методу. На практиці більшість ‘extraordinary gains and losses’, which are компаній для цілей підготовки МСФЗ. Це not allocated separately in IFRS reporting. To тягне за собою додаткові роботи, пов’язані address this issue, the company will need to з підготовкою аналогічного звіту для під- allocate such gains (losses), if there are any, готовки звітності відповідно до законо- of other items of the Statement and relate давства України. Компанія може вирішити them to the correct article. цю проблему за допомогою автоматизації побудови такого звіту в системі МСФЗ Cash Flow Statement обліку. Для цього необхідно створити ко- In accordance with the national stand- ректний довідник «Статей руху грошових ards for the formation of this report, the di- коштів» і базуючись на цій інформації по- rect method is used. International Financial будувати необхідний звіту. Reporting Standards also give preference to the direct method of reporting, but does not Звіт про власний капітал prohibit companies from using the indirect Формат цього звіту в МСФЗ та П (С) БО method. In practice, most companies use є практично ідентичним, тому особливих indirect method for the purpose of preparing проблем, пов’язаних зі складанням такого reports under IFRS. This entails additional звіт виникнути не повинно. work associated with the preparation of a Виходячи з вищесказаного, можна зро- similar report for presenting financial state- бити висновок, що при грамотному веден- ments in accordance with Ukrainian legisla- ні бухгалтерського обліку і достатньому tion. A company can resolve this problem by рівні автоматизації облікової системи у automating the construction of such a report Компанії не повинно виникнути труднощів in the IFRS accounting system. To do this, при переході на МСФЗ. Компанії, які по- it is first necessary to create a proper guide стійно складають фінансову звітність за regarding “Cash flow items” and, based on МСФЗ, можуть сміливо переходити на між- this information, create the required report. народні стандарти не тільки в підготовці звітності, а й у веденні бухгалтерського об- Statement of Owner’s Equity ліку, що мінімізує трудовитрати на ведення The format of this report in IFRS and us- паралельного обліку або трансформації ing Ukrainian Accounting Standards is virtu- звітності. ally identical, so there should be no special problems associated with the preparation of this report. Based on the foregoing, it can be conclud- ed that, given that a company’s accounting records are properly maintained and with a sufficient level of automation of its accounting system, a company should not have much difficulty in making the transition to the IFRS system. Companies that regularly prepare their financial statements in accordance with IFRS standards, can safely make the move to using international standards not only in the preparation of its financial reporting but also in its accounting records maintenance. This would minimize the effort required to maintain parallel accounting or to restate fi- nancial statements according to Generally Acceptable Accounting Principles.
16 Формалізація Formalizing бізнес-процесів: business process: бюрократичний бар’єр bureaucratic barrier або відправна точка? or starting point? Е T фективність бізнес-процесів – це he effectiveness of business process- одна з ключових тем при побудові es is one of the key themes when it роботи будь-якої компанії. І саме comes to building up any company. від того, наскільки чітко описані The result inevitably depends on the процеси, наскільки вони зрозумілі всім extent to which the processes are exactly de- співробітникам, задіяним в цих процесах, tailed and the degree to which they are clearly і буде залежати результат. understood by all staff members involved in these processes. На сьогоднішній день в Україні дале- ко ще не всі компанії працюють по на- At this time in Ukraine, far from all com- лагодженим до найдрібніших подробиць panies conduct their operations according to бізнес-процесам. Але тенденція така, що a well-oiled mechanism in terms of smooth- все більше і більше керівників і власників ing out the smallest details of their business бізнесу всерйоз замислюються про необ- processes. However, we can observe a trend хідність введення та опису в компанії всіх whereby more and more executives and busi- процесів діяльності. ness owners are seriously considering the В результаті, компанії опиняються в од- need to introduce and specify all processes ній зі звичайних для даного етапу їх роз- entailed in the company’s activities. витку ситуації: As a result, companies find themselves 1. Керівник розуміє необхідність у ско- in one of several typical situations given this роченні витрат за рахунок підвищення stage of their development: ефективності роботи підприємства. 1. The top manager understands the need 2. Керівник або власник компанії ініці- to reduce costs by improving the efficiency of юють процес автоматизації роботи. his business. 3. Компанія прагне до збільшення до- 2. The top manager or owner of the com- ходів, але у керівництва поки що відсутнє pany initiates the process of automatizing the чітке розуміння, за рахунок чого це можна company’s operations. зробити і де саме шукати додатковий ви- 3. The company aims to increase revenue, робничий резерв. but its management still does not clearly un- 4. Клієнти компанії не отримують ба- derstand how this can be achieved and where жаний продукт або отримують його з по- it can find additional production reserves. рушеннями обумовлених термінів. 4. The company’s customers are not receiv- 5. Керівництво компанії бажає мати ясне ing the product they desire or are obtaining it in і чітке уявлення про всі можливі точки контр- the case of violations of the agreed-upon terms. олю діяльності, а також своєчасну звітність 5. The company’s management wants to gain від осіб, відповідальних за процес контролю. a clear and concise picture of all possible points 6. Працівники компанії періодично вияв- of control in terms of the company’s activities, ляють невдоволення повторюваними діями as well as achieve the timely reporting of those на своїх ділянках роботи, які віднімають persons responsible for the monitoring process. значну кількість робочого часу. 6. Company employees periodically ex- Перераховані моделі – лише мала час- press their dissatisfaction with specific repeat- тина того, що може послужити для керів- ed actions that result in the loss of a signifi- ника поштовхом до першої і найбільш важ- cant amount of working time in their respective ливої дії: аналізу ситуації, що склалася. spheres of activity.
Дайджест 17 піврічне видання | випуск #4 Розібратися в ситуації The above-listed scenarios are only a small Отже, керівнику або власнику, розби- part of what could, for managers, serve as an раючись в існуючому стані справ, важливо impetus to take the first and most important з’ясувати наступне: step: a critical analysis of the situation. • Хто і що саме робить на певному етапі конкретного процесу; Gaining a clear understanding of the • На кого покладено функцію контролю situation за дану дію; In order for the top manager or business • Хто несе відповідальність за кінцевий owner to ultimately be able to figure out the результат дії; current state of affairs with his company, it is • Яким чином можна підвищити ефек- important to first clarify the following: тивність бізнес-процесу. • Specifically what should be done at a Але з’ясувати все це керівнику якраз certain stage of a given process and who не представляється можливим. Адже в should do it? компанії немає детально описаних (фор- • Who should the task of monitoring such малізованих) бізнес-процесів. А, отже, і actions be assigned to? критеріїв для оцінки правильності та ефек- • Who is responsible for the final result of тивності роботи процесу теж немає. specific actions? Зовсім інакше йде справа при аналогіч- • How is it possible to improve the effec- ному аналізі в компанії, де формалізація tiveness of business processes? бізнес-процесів є правилом, та й сам про- But it seems to be an impossible feat to ex- цес формалізації строго регламентований. plain all of this to the company’s management. У таких компаніях керівник завжди може After all, the company has never previously отримати відповіді на свої питання. Крім formalized (described in detail) its own busi- того, у керівника є певні важелі впливу на ness processes. Consequently, the criteria for співробітників, задіяних в тому чи іншому evaluating the accuracy and efficiency of such бізнес-процесі. Чи допустив хтось помилку processes are also lacking. на якомусь з етапів процесу, чи порушив It is quite a different situation when it comes терміни – завжди є формалізований і за- to performing a similar analysis in a company тверджений бізнес-процес, на підставі where the formalization of business processes якого і проводиться аналіз дій. is the rule, and where the formalization process is strictly regulated. In such companies, man- Від аналізу – до дії agers are always able to receive answers to Що може робити керівник компанії, their questions. In addition, the manager also у якого не описані і не впроваджені біз- has some leverage over employees engaged нес-процеси, а розібратися в ситуації по- in a particular business process. Whether трібно? Як правило, він в терміновому someone has made a mistake at some stage порядку доручає необхідний бізнес-про- of the process, or whether he/she has gone цес створити, і особливу увагу в ньому past deadline – there always exists a formal- приділити тій складній ситуації, яку він ized and approved business process, on the аналізував. basis of which any action can be analyzed. Доручити підлеглому описати процес – це додаткове завдання для співробітника, From analysis to action і, отже, частина його основної роботи на What should be done in the case that a якийсь час буде відсунута. Здавалося б, і manager works at a company that has not процес буде зафіксований на папері, і ви- yet undertaken to determine and implement нні в порушенні цього самого процесу зна- business processes, where there is a need йдуться, а ефективність роботи в цілому for understanding of the situation? As a rule, не збільшується. А якщо подібні ситуації he immediately requests that the necessary будуть повторюватися? У результаті ком- business processes be established, and spe- панія лише збільшує значні часові витрати cial attention is given to the particular difficult на непотрібні дії. situation that he has analyzed.
18 І що ж робити керівнику? Instructing a subordinate to outline a busi- По-перше, постаратися побачити ціліс- ness process becomes an additional problem ну картину того, як буде працювати під- for the employee and, therefore, part of his приємство в подальшому при аналогічних main work responsibilities will, for some time, ситуаціях. Іншими словами, створити в be delayed, so that they need to be dealt with компанії проект по формалізації бізнес- later. It would seem that the process would процесів. Основні завдання такого проекту finally be recorded on paper, and that anyone мають бути наступними: guilty of violating the process outlined therein • Зрозуміти принципи кожного етапу і will be identified, but that the company’s per- всього процесу в цілому; formance in general is not actually improved. • Описати всі існуючі в компанії So what if such a situation is again repeated? бізнес-процеси; As a result, the company will only be spend- • Затвердити бізнес-процеси; ing a significant amount of additional time on • Впровадити процеси в діяльність unnecessary activity. компанії. По-друге, змінити думку про те, що So what should a manager do in this документування (формалізація) бізнес- case? процесів-це трата часу. Навпаки, залу- First of all, the manager should try to see ченість осіб, задіяних у процесі, до опи- the full picture of how the company will oper- су цього процесу лише збільшить рівень ate in future given similar situations. In other особистої відповідальності за кінцевий words, he/she should create a project within результат. the company in order to formalize its business Але навіть при всіх цих ініціативах ба- processes. The main objectives of this project гато керівників часто стикаються з низкою should be as follows: суттєвих перешкод при досягненні постав- • To understand the principles of each in- лених цілей. Наприклад: dividual stage and the process on the whole; 1. Відсутність у керівника повної кон- • To describe all the business processes центрації на проекті з опису бізнес-про- already existing at the company; цесів. Дуже часто керівники настільки • To approve business processes; втягнуті у вирішення рутинних питань, що • To implement these processes within the такий необхідний компанії опис процесів company. відсувається на другий план. І виходить, Secondly, the manager should change the що «віз і нині там». view that the documentation (formalization) 2. Відсутність чітких рамок, в яких про- of business processes is a waste of time. On цес буде описаний. Це може спричинити the contrary, the involvement of the persons за собою відхід убік від поставленої задачі, involved in the process in outlining this process зайва зосередженість на дрібних деталях. will ultimately serve to increase the level of 3. Персонал компанії, яким рухає звич- personal responsibility for the final outcome. ка виконувати тільки строго певні функції, But even with all these initiatives, many страх виявитися неспроможним при зміні managers often face a number of significant (поліпшення) бізнес-процесу, відсутність obstacles in achieving their objectives. Several часу на обговорення і опис процесу. Варто examples are provided below: відзначити, що саме людський фактор 1. The lack of full concentration on the part може бути найбільш серйозною перешко- of the manager with respect to the project for дою, адже практично вся діяльність – це detailing the business processes. It very of- дії співробітників. ten occurs that managers are so involved in resolving routine day-to-day problems that the Можливі ризики, і як їх уникнути descriptions of business processes that are Всі перераховані вище перешкоди по- required by the company unfortunately fall to долати можна. Правда, тут перед керівни- the wayside. So it turns out that things don’t ками постає ще одна складна задача: на really get past that stage. якийсь час відволікти внутрішній ресурс 2. The absence of a clear framework компанії від виконання основних функцій through which the business processes should
Дайджест 19 піврічне видання | випуск #4 для додаткового проекту з опису бізнес- be described. This can lead to becoming side- процесів. Крім того, на етапі узгодження lined away from dealing with the task or placing та затвердження документів є ризик ви- too much attention to minor details. никнення внутрішніх «політичних ігор» як 3. The company’s staff members, who are між підрозділами, так і між окремими пра- driven by the habit to fulfill only their own strictly цівниками. Причини таких чвар тривіальні: defined functions, and fears that their perfor- визначення зон відповідальності, механіз- mance may end up being seen as incompatible мів і точок контролю. І, тим не менш, такі or redundant with the introduction of any chang- внутрішні ситуації не варто недооцінювати. es (improvements) in the business processes, Для того, щоб уникнути або мінімізу- as well as the lack of time to discuss and outline вати ці та інші ризики, пов’язані з описом the necessary business processes. It should be бізнес-процесів, сьогодні широко поширені noted that it is specifically the human factor that два альтернативних підходи: may ultimately present the most serious obsta- • створення окремого методологічного cle, because virtually all activities boil down to підрозділу в структурі компанії; actions taken by employees. • залучення до розробки та впрова- дження подібних проектів незалежної Possible risks and how to avoid them сторони – консалтингових компаній. All of the obstacles highlighted above can Реалізація першого підходу дозволить be overcome. However, here there is yet an- не відволікати внутрішній ресурс компанії other difficult task that arises before a company’s від виконання основних функцій, адміні- management: to divert the company’s internal стративно розмежувати сфери відповідаль- resources, for a specified period, away from the ності та впливу при описі бізнес-процесів. company’s core functions in order to address this Але при цьому витрати на утримання тако- specific project to define the business processes. го підрозділу будуть для компанії постійни- In addition, there is another risk pertaining to the ми, адже навіть за відсутності достатньої stage of agreeing on approving documents, as кількості проектів для завантаження під- these processes are subject to internal “political розділу, необхідно виплачувати заробітну games” between the company’s departments плату співробітникам підрозділу, здійсню- and even between individual staff members. The вати супутні адміністративні витрати. reasons behind such contentions are typically Співпраця з зовнішніми консультантами trivial and are related to the definition of job re- має такі переваги: sponsibilities, mechanisms and opportunities for • керівник отримує можливість і додат- controlling and monitoring. Nevertheless, such ковий стимул повністю контролювати хід internal dynamics within a company should not реалізації проекту, а також вимагати від be underestimated as a hindering factor. виконавця проміжних результатів роботи; With an eye to avoiding or minimizing • в рамках договору з зовнішнім про- these and other risks associated with the for- вайдером чітко закріплюються всі етапи malizing of business processes, nowadays проекту, визначається глибина опису та there are two alternative approaches that are розкриття деталей процесів в документах; widespread: • персонал компанії отримує можливість • The creation of a separate methodological висловлювати свої конструктивні заува- division within the company’s structure; ження по розробці та впровадженню про- • The involvement in independent consulting екту. Всі зауваження сортуються виконав- companies in the development and implemen- цем за ступенем значущості і виносяться tation of such projects. на загальне обговорення; The implementation of the first approach • керівництво компанії отримує можли- enables the company to not divert its inter- вість використовувати найкращий досвід nal resources away from the performance of вітчизняних та зарубіжних гравців ринку, its basic functions, while providing for the ad- а також залучити незалежний погляд на ministrative delineation of responsibilities and існуючі бізнес-процеси компанії; influence in the process of defining business • при підготовці документів консультанти processes. However, at the same time, the cost відразу вносять свої корективи, зауваження of maintaining such a division will something
20 та пропозиції щодо підвищення ефектив- the company will continually have to deal with, ності процесів. due to the fact that, even in the absence of a Звичайно послуги зовнішніх компаній sufficient number of projects to keep the divi- коштують трохи дорожче використання sion occupied, the company will still need to внутрішніх ресурсів, але при цьому дані cover the wages of its employees, as well as витрати розраховуються виходячи з об- its related administrative costs. сягів робіт, тривалості проектів, пріорітетів Cooperating with external consultants in в поставлених завданнях, і носять строго these regards offers several specific advan- цільовий характер. tages, which are as follows: Таким чином, після прийняття рішення • The manager has the opportunity and ad- про необхідність запуску проекту по доку- ditional impetus to fully oversee the process in- ментуванню бізнес-процесів, ефективність volved in implementing this project, as well as реалізації такого проекту буде залежати від demand to see the intermediate results of the наявності внутрішнього ресурсу (часу) на work performed by the respective consultants; проект, і обсягу фінансування, який компа- • All phases of the project are clearly stipu- нія буде готова виділити на проект. Пошук lated within the framework of a contract signed керівниками компаній балансу в даних with the external consultant, along with the depth питаннях допоможе прийняти правильне of the required description and disclosure of рішення, вибрати найбільш прийнятний details of processes in the relevant documents; підхід до здійснення задуманого. • The company’s staff members have the opportunity to voice any constructive com- ments regarding the development and imple- mentation of the project. All comments should be sorted out by the consultant in order of im- portance and submitted for general discussion; • The company’s management is given the opportunity to draw on the best experience of both domestic and foreign market players, as well as gaining an independent perspective on the company’s existing business processes; • In preparing the documents, the consultants immediately introduce necessary changes, com- ments and suggestions in order to improve the efficiency of the relevant business processes. Of course, hiring the services of external consulting companies will ultimately be more expensive than using the company’s own internal resources, but it should be noted that these costs are calculated based on the amount of work performed, the duration of projects, the priorities of the objectives and tasks set forth. At the same time, they are strictly targeted in nature. Thus, after a company takes the decision regarding the need to launch a project aimed at documenting its business processes, the effectiveness of such a project will ultimately depend on the availability of internal resources (time) that can be dedicated to such a pro- ject, as well as the amount of funding that the company is willing to devote to this end. If a company’s management strives to find a bal- ance between these issues in this regard, this should help them to make the right decision and to choose the most appropriate approach in terms of implementing its plans.
Дайджест 21 піврічне видання | випуск #4
Податки – це податки, а дороги – це дороги, і якщо немає податків – немає доріг. Це я сам вигадав! Робін Гуд Oлександр Дюма “Taxes are taxes and roads are roads, and if there are no taxes there are no roads. I came up with that myself!” Robin Hood by Alexandre Dumas
24 Правильність первинних документів – запорука врахування усіх витрат у податковому обліку........................................c.25 Correct primary documents are the key to consideration of all expenses in tax accountng. .............................................................p.25 Рекламні та маркетингові послуги по- новому або «податкова амністія»......... c.31 Promotional advertising and marketing services in a new light or “tax amnesty”.p.31 Особливості роботи з суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами у 2012 році.............c.38 The specifics of working with sole proprietors in 2012............................................p.38
Дайджест 25 піврічне видання | випуск #4 Правильність Correct primary первинних документів documents are the – запорука врахування key to consideration усіх витрат у of all expenses in податковому обліку tax accountng Я A к відомо, цього року відбулись s we know, over this past year, sig- значні зміни в податковому зако- nificant changes were introduced in нодавстві у зв’язку з введенням в Ukraine in terms of tax legislation in дію Податкового Кодексу. connection with the introduction of the new Tax Code. Всі ми сподівались, що основний по- датковий документ надасть можливість We had all hoped that the primary tax підвищити ефективність діалогу бізнесу document would enhance the effectiveness та влади, вдосконалить податкову ре- of the dialogue existing between business форму, змінить бюрократичну систему and government, improve upon tax reforms, адміністрування податків, врегулює зна- change the bureaucratic system involved in чну кількість неузгоджених між собою та tax administration, and rectify a significant навіть суперечних одним одному законо- amount of uncoordinated and even conflict- давчих та підзаконних актів, регулюючих ing laws and regulations governing the tax податкову сферу.Нажаль, в наших склад- sphere. Unfortunately, given our complex них реаліях дії недосконалої податкової realities of the existence of an imperfect tax системи,платники податків досить час- system, taxpayers often face the problem that то стикаються з проблемою не визнання the tax authorities do not recognize certain податковими органами певних витрат у expenditures as valid tax deductions. складі податкових. At first glance, amid all these problems, На перший погляд, на тлі всіх цих про- questions about the validity of the original блем, питання правильності оформлення documents, may seem insignificant, even первинних документів навіть для досвід- for the experienced professional.Is it really чених фахівців може здатись несуттєвим. so important how documents are drafted Дійсно, невже це так важливо – складати in order to adhere to clearly defined rules документи, дотримуючись чітко визначе- and regulations? And is it important that the них норм та правил?І чи важливо, щоб rules for the preparation and completion of правила складання та заповнення пер- primary documents are clearly defined and винних документів були чітко визначені та documented regulatory documents? We are зафіксовані нормативними актами? Все increasingly asking ourselves the question частіше ми задаємо собі питання: а яким about how the accuracy of the source docu- чином правильність складання первинних ments may ultimately affect the recognition документів може впливати на визнання та of cost and management accounting in tax врахування витрат у податковому обліку? accounting? Насамперед, звернемось до пункту 2 First of all, we turn to Paragraph 2 of Article статті 138 Податкового Кодексу, де чітко 138 of the Tax Code, which clearly stipulates визначено, що «витрати, які врахову- that “expenses, taken into account for de- ються для визначення об’єкта оподат- termining the object of taxation, shall be кування, визнаються на підставі пер- recognized on the basis of source docu- винних документів, що підтверджують ments evidencing the taxpayer’s payment здійснення платником податку витрат, of expenses, the performance and storage
26 обов’язковість ведення і зберігання яких of which are stipulated by the rules for main- передбачено правилами ведення бухгал- tainingaccounting records, and other docu- терського обліку, та інших документів, вста- ments, as specified in Section II of this Code”. новлених розділом II цього Кодексу». In other words, primary documents that Тобто, дійсно, підставою для визна- are properly drawn up indeed form the basis чення витрат уподатковому обліку є for determining expenditures in tax account- первинні документи, оформлені належ- ing. One should not be surprised that the ним чином.Не стане несподіванкою, що original documents must have a defined list первинні документи повинні мати пев- of mandatory requisites, which are defined in ний перелік обов’язкових реквізитів, які Article 9 of the Law of Ukraine no. 996-XIV визначені у статті 9 Закону України від “On Accounting and Financial Reporting in 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бух- Ukraine”, dated July 16, 1999. галтерський облік та фінансову звітність Recently, during tax audits,tax officials в Україні». are tending to recognize documentation pro- Останнім часом під час проведення по- vided to them for verification, which do not даткових перевірок працівники податко- exhibit the same distinguishing characteris- вих органів визнають надані до перевірки tics as the primary documents that form the документи такими, що не відповідають basis for the company’s accounting records. ознакам первинних документів, на підставі Under such circumstances, the most negative яких ведеться бухгалтерський облік. За consequences that a taxpayer can expect таких обставин самим негативним наслід- to encounter include a judicial review and ком, що може очікувати платника подат- defending your own interests in court. ку, є судове оскарження та відстоювання Of course, for the purposes of this article, своїх інтересів у суді. we will not attempt to provide an evaluation- Звичайно, у цій статі ми не будемо на- regarding the preparation of all primary docu- магатись дати нашу оцінку щодо скла- ments, but instead focus only on a specific дання всіх первинних документів, а зу- case – the preparation of primary documents пинимось лише на конкретному випадку so that companies may have transportation – складання первинних документів для costs associated with shipping goods to cus- визнання транспортних витрат по доставці tomers properly recognized within their tax товару покупцям у податковому обліку. accounting. Нещодавно у Херсонському окружному Recently, an interesting legal precedent адміністративному суді (далі – адміністра- was set in the Kherson County Administrative тивний суд) стався цікавий судовий преце- Court (hereinafter referred to as the дент. Податковою інспекцією було проведе- Administrative Court). The Tax Inspectorate но документальну перевірку, за наслідками carried out an in-house audit, which resulted якої суб’єкту господарювання донараховано in the business entity being charged addition- податкові зобов’язання з податку на прибу- al tax liabilities in the amount of UAH 14 mil- ток у сумі 14 млн. грн. та податку на додану lion for corporate profit tax and UAH 9 million вартість – 9 млн. грн. Не погоджуючись з for VAT payments. Upon disagreeing with the рішенням податкового органу, суб’єкт гос- tax authorities’ decision, the company filed an подарювання звернувся з адміністративним administrative claim in court to have the tax позовом до суду про визнання недійсними notification decision invalidated. податкових повідомлень – рішень. The additional tax liabilities were charged Донарахування податкових зобов’язань to the company as a result of specific viola- виникли внаслідок встановлених подат- tions, as determined by the Tax Inspectorate, ковою інспекцією порушень, суть яких по- which are essentially related to the fact that лягає в наступному: товарно-транспортні the waybills/ shipping documents/ consign- накладні на поставку товарів складено ment notes (hereinafter referred to as “way- з порушенням встановленого порядку, bills”) for the goods were prepared in a way а саме: не зазначено перевізника то- that breached the established procedure. вару та місце завантаження товару, що Namely, the freight carrier and the place унеможливлює підтвердження факту from where the goods were shipped were not
Дайджест 27 піврічне видання | випуск #4 перевезення такого товару. specifically mentioned in the documentation, Отже, податкові зобов’язання, які на- making it impossible to confirm that such разі досить матеріальні та «болючі» для goods were actually transported. підприємства, донараховані податківцями Consequently, the tax officers charged з причини невідповідності складання то- these additional tax liabilities, which are now варно-транспортних накладних нормам quite tangible and “painful” for the company, чинного законодавства, а саме з причини specifically due tothe fact that the prepara- начебто невірного заповнення реквізитів tion of shipping waybills did not correspond ТТН, не вказані реквізити перевізника. to the provisions of existing law, namely in При розгляді справи адміністративний relation to the allegedly improper completion суд дійшов таких висновків: of theshipping waybill details and the failure • наявність у платника податку (пози- toindicate the requisite information about the вача у справі) видаткових та податкових transport operator. накладних з ПДВ, виданих продавцями During the legal proceedings related to товару, та оплата вартості товару не є this case, the Administrative Court drew the достатніми підставами для формування following conclusions: витрат та податкового кредиту з ПДВ; • The fact that the taxpayer (the claimant • платник податків під час проведення in the above-mentioned case) has expendi- перевірки надав ревізорам товарно-тран- ture invoices (a goods delivery note or issue спортні накладні, які містили суттєві недо- slip)and tax invoices for VAT, issued by the ліки (зазначені вище). sellers of the respective goods, and proof of • суд виніс рішення щодо правомірності payment for the goods in question are not дій органу ДПС по визначенню позивачу sufficient grounds for claiming expenditures зобов’язань з ПДВ та податку на прибуток and tax credits for VAT purposes; і відмовив платнику податків у задоволенні • During the tax audit, thet axpayer provided позовних вимог. the auditors with waybills that contained sig- Це лише один з багатьох негативних nificant shortcomings (as mentioned above). рішень судових органів, які останнім часом • The Court ruled in favor of the legality дедалі частіше приймають рішення не на of actions taken by the State Tax Service користь платників податків. in terms of determining the claimant’s VAT Ми вирішили звернути Вашу увагу на and income tax obligations and denied the цей факт, оскільки всім відомо, що ви- taxpayer’s claims. трати на транспортування товарів носять This is just one of many adverse decisions досить матеріальний характер. А тому taken by the court in Ukraine, which, as of всі підприємства прагнуть врахувати їх у recent, is tending to render decisions that are складі податкових витрат при визначенні clearly not in taxpayers’ interests. об’єкта оподаткування з податку на при- We decided to draw your attention to this буток та зобов’язання з ПДВ. fact, since we are all aware that the cost of Як запобігти виникненню подібних си- transporting goods is rather material in na- туацій, як зберегти право на податкові ture. It is for this very reason that everybusi- витрати та податковий кредит щодо тран- ness is interested in including such costs спортних витрат? Що робити? among its tax expenditures when determining Ми спробували розглянути приклад, the object of taxation in terms of corporate який часто зустрічається у нашому «по- profit tax and VAT liabilities. датковому житті». How can such situations be prevented? Як це трапляється на практиці? How can the right to tax expenditures and Торгівельне підприємство, укладаючи до- tax credit be safeguarded with respect to говори купівлі-продажу товарів, бере на transportation costs? What should be done себе обов’язок доставити цей товар покуп- to ensure this? цеві за власні кошти. У випадку, якщо під- For the purposes of this paper, we tried приємство не має власного (або орендова- to consider a practical example that is often ного) транспорту, воно залучає третіх осіб encountered in our “tax life” in Ukraine. для здійснення транспортування вантажу. How does this happen in practice? A
28 В такому випадку власник ванта- commercial enterprise, upon concluding жу укладає договір або безпосередньо contracts for the sale of goods, undertakes з автотранспортним підприємством на to deliver this product to the buyer at his транспортування вантажу або договір на own expense. If the company does not have транспортно-експедиційне обслуговування its own (or rented) transport, it then involves (організація перевезень, логістичні послу- a third party for the goods’ shipment. ги тощо) з Експедитором/Виконавцем. In this case, the cargo owner shall con- І звичайно, окрім товарної накладної, clude a contract directly with any motor com- покупець отримує виписану постачальни- pany for the transportation of the goods or ком товарно-транспортну накладні (далі else a contract for freight forwarding services –«ТТН»). (the organization of transportation, logistics Перш, ніж давати наші поради щодо services, etc.) with a Forwarder / Contractor. оформлення ТТН, давайте з’ясуємо, а чи And of course, with the exception of the буде вважатись ТТН таким первинним commercial invoice, the buyer shall receive- документом? way billsdrawn up by the supplier. Єдиним нормативним актом на даний Before offering our own advice in regards час, що регулює правила оформлення до- to how such waybills should be filled out, let’s кументів на перевезення, є «ПРАВИЛА first determine whether these particular docu- перевезень вантажів автомобільним тран- ments are considered to be a primary docu- спортом в Україні», затверджені Наказом ment for tax purposes. Міністерства транспорту України від 14 At the present time, the only piece of legisla- жовтня 1997 року N 363 (далі Правила). tion that regulates the rules for completing the Згідно ст.1 Правил: shipping documents is the “Regulation on the Товарно-транспортна накладна – єди- transportation of goods by road in Ukraine”, ний для всіх учасників транспортного про- approved by Order of the Ministry of Transport цесу юридичний документ, що призначе- of Ukraine Order no. 363, dated October 14, ний для списання товарно-матеріальних 1997 (hereinafter referred to as the Regulation). цінностей, обліку на шляху їх переміщен- According to Article 1 of the Regulation: ня, оприбуткування, складського, опера- A shipping waybill is the same legal docu- тивного та бухгалтерського обліку, а також ment for all players in this process, which для розрахунків за перевезення вантажу fulfills several purposes simultaneously: it is та обліку виконаної роботи. designed to write off inventory, for account- Таким чином, ТТН призначена для облі- ing for their transportation route, and for their ку та руху товарно-матеріальних цінностей receipt, warehousing, current (real-time)ac- та розрахунків за виконані транспортні по- counting and business accounting, as well as слуги, й, відповідно, віднесення транспорт- to making settlements in terms of the shipping них послуг у складі транспортно-експеди- and accounting of any work performed. ційних до складу податкових витрат згідно Thus, the shipping waybill is designed for нормам Податкового Кодексу, окрім без- the purposes of recording the movements of посередньо акта виконаних транспортно- inventory and any payments for transporta- експедиційних послуг. Отже, на нашу дум- tion services performed and, therefore, the ку, ТТН є первинним документом, а тому allocation of transportation services as freight має бути належним чином оформлений. forwarding (transport-expediting) expenses Для того, щоб стверджувати чи оформ- within a company’s declared tax expenditures лений відповідний документ належним corresponds to the rules of the Tax Code, чином чи ні, потрібно звернутись до нор- with the exception of the performance off мативного акту, яким би було затвердже- reight forwarding services directly. Thus, in но порядок його заповнення. Нарешті ми our opinion, the shipping waybill should be підійшли до основного питання: а чи є seen as the primary document, and therefore законодавчо затверджений порядок за- must be properly completed. повнення ТТН? Яким чином учасники In order to determine whether or not a транспортного процесу, на яких зако- document has been properly filled out, we нодавством покладено обов’язок щодо must turn to the regulatory document which
Дайджест 29 піврічне видання | випуск #4 оформлення транспортних документів, approves the specific procedure for its com- повинні їх заповнювати? pletion. This finally brings us to the main На сьогодні діє значна кількість нор- question: is there actually a legally approved мативних актів та законів, які стосуються procedure for completing a shipping waybill? транспортних документів: How should these be filled out by participants • Закон України «Про автомобільний in the transport process,which existing legis- транспорт»; lation has tasked with drawing up such trans- • Правила перевезення вантажів авто- port documents? мобільним транспортом в Україні (далі — There are a considerable number of regu- Правила), затверджені наказом Мінтрансу lations and laws concerning transport docu- України від 14.10.97 № 363, що зареє- ments that are currently in effect: стрований в Міністерстві юстиції України • The Law of Ukraine “On motor transport”; 20.02.98 за № 128/2568 • Regulations for the carriage of goods by • Постанова Кабінету Міністрів від road in Ukraine (hereinafter referred to as 10 жовтня 2001 р. № 1306 «Про Правила the Regulation), approved by the Ministry of дорожнього руху» Transport of Ukraine Order no. 363, dated • Наказ Міністерства транспорту October 14, 1997, registered with the Ministry України, Міністерства статистики України of Justice of Ukraine on February 20, 1998 від 29.12.95 № 488/346 «Про затверджен- as no. 128/2568; ня типових форм первинного обліку робо- • The Cabinet of Ministers Resolution no. ти вантажного автомобіля» та інші. 1306 “On Road Traffic Regulations”, dated Проте, нажаль, зазначені нормативні October 10, 2001; акти не роз’яснюють, яким чином необ- • The Ministry of Transport and Ministry хідно заповнити відповідні поля товарно- of Statistics of Ukraine Order no. 488/346 транспортної накладної, щоб визнати його “On the approval of generic forms of prima- таким, що відповідає критеріям первинно- ry records for cargo vehicles’ work”, dated го документу. December 29, 1995, and others. Державна адміністрація автомобільного However, these regulations unfortunately транспорту у своєму листі від 21.04.2010 р. do not explain how to properly fill in the ap- № 1802-04/09/19-10 повідомила, що на propriate field of the waybill in order that the сьогоднішній день відсутні норматив- tax authorities will recognize it as an eligible но-правові акти, що регулюють питання primary document. щодо правильності заповнення Товарно- In its letter no. 1802-04/09/19-10 dated транспортної накладної. April 21, 2010, the State Road Transport У зазначеному листі Державна адміні- Administration reported that, to date, there страція автомобільного транспорту з ме- are currently no regulations governing the тою правильного заповнення первинної question of how a shipping waybill should be транспортної документації рекомендува- properly filled out. ла керуватись положеннями Інструкції про In that letter, for the purposes of outlining порядок виготовлення, зберігання, засто- the proper completion of primary transport сування єдиної первинної транспортної documentation, the State Road Transport документації для перевезення вантажів Administration recommended that the provi- автомобільним транспортом та обліку sions of the following document be used as транспортної роботи, затверджена спіль- a guideline: Instructions on the procedure ним наказом Міністерства статистики for the preparation, storage, and use of a України, Міністерства транспорту України single primary transport document for the від 7 серпня 1996 року №228/253 (далі – carriage of goods by road transport and ac- «Інструкція»). Зауважимо, що на сьогодні counting for transportation work, approved Інструкція втратила чинність, а тому вона by the Ministry of Statistics and Ministry of не є обов’язковою для виконання і носить Transport of Ukraine Joint Order no. 228/253, рекомендаційний характер до прийняття но- dated August 7, 1996 (hereinafter referred to вого порядку організації обліку перевезення as the Instructions).It is noteworthy that, as of вантажів автомобільним транспортом. today,these Instructions no longer constitute
30 То може має сенс спростити саму фор- applicable guidelines and therefore, it is not му транспортного документу? Можливо necessary to perform them. As of now, they при укладанні договорів транспортного are merely used as recommendations until a перевезення або транспортно-експеди- new accounting and reporting procedure for ційних послуг учасникам транспортного the carriage of goods by road transport has процесу варто спільно узгодити форму та been organized and is finally adopted. порядок заповнення ТТН? Чи мають право So maybe it would make sense to simplify підприємства це зробити? the form of transport documentation itself? Так, мають, таке право передбачено Perhaps, upon concluding freight transport пунктом 2.7 Положення про документальне contracts or contracts for freight forwarding забезпечення записів у бухгалтерському services, participants in the transport process обліку (далі — Положення), затвердженого should jointly agree on the form and proce- наказом Мінфіну України від 24.05.1995 № dure for completing a shipping waybill? Do 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції companies even have the right to do this? України 5 червня 1995 року за № 168/704. Yes, they do have such a right, as stipulated Суб’єкти господарювання мають право in Paragraph 2.7 of the Regulations on the використовувати самостійно розробле- provision of documentary records in account- ні форми (бланки) первинних докумен- ing (hereinafter referred to as the Regulation), тів, у тому числі ТТН. Підтверджує це і approved by the Ministry of Finance of Ukraine Держкомстат України (листи Комітету № Order no. 88, dated May 24, 1995, registered 14/1-2-25/102 від 05.12.2005 та № 14/2- with the Ministry of Justice on June 5, 1995 25/89 від 27.11.2006), який саме і наді- as no. 168/704. Business entities have the лений компетенцією розробляти та за- right to use the forms (templates) of primary тверджувати типові форми первинних documents that they have developed them- документів. selves, including the shipping waybill.This has Отже, як бачимо чимало клопоту мож- also been confirmed by the State Statistics ливо уникнути, якщо своєчасно та зазда- Committee of Ukraine – Goskomstat (in its легідь потурбуватись про це. Letter to the Committee no.14/1-2-25/102, Тут саме час згадати прислів’я: dated December  05, 2005 and Letter «Воору жен – значит защищен!». no. 14/2-25/89, dated November 27, 2006), Захищатись людина може не тільки за до- which is specifically competency to develop помогою зброї. В деяких випадках у якості and approve such standard forms of primary зброї можуть виступати і вірно укладені documents. документи, які допоможуть Вам відстояти As can be clearly seen, many problems свої законні права та інтереси у спірній can be avoided by taking care of this issue ситуації з податковими органами. in a timely manner and in advance. А тому довіртесь фахівцям. Якщо у Вас Here is it worth recalling the proverb: “Armed виникне необхідність у вирішенні будь- is protected”. In this case, the protection of an яких питань відносно складання, розро- entity is not only possible with weaponry. With блення, затвердження форми та порядку reference to the issue addressed in this article, заповнення транспортних документів, ми a company is best armed with properly con- пропонуємо Вам свою кваліфіковану до- cluded documents that will help it to defend its помогу. legitimate rights and interests in any disputes emerging with tax authorities in future. This is one of the reasons why a company should trust experts to get the job done right. Should your business need to resolve any issues regarding the preparation, develop- ment or approval of forms and the procedure for the completion of transport documents, we are ready to offer you our professional assistance.
Дайджест 31 піврічне видання | випуск #4 Рекламні та Promotional advertising маркетингові послуги and marketing по-новому або services in a new light «податкова амністія» or “tax amnesty” П T риводом до написання даної he main reason for writing this article статті стала узагальнююча по- is the confirmation of generalizable даткова консультація Державної tax advice from the State Tax Service податкової служби України of Ukraine, approved by Order no.123 «Узагальнююча податкова консультація “Summarized Tax Advice with respect to the щодо віднесення витрат на оплату марке- classification of expenses for advertising and тингових та рекламних послуг до складу marketing services as expenditures”, dated витрат», затверджена наказом № 123 від February 15, 2012. 15.02.2012 року. In this article we shall consider the tax У даній статті ми розглянемо податкові consequences with respect to corporate наслідки з податку на прибуток. profit tax. У «податковій історії» рекламні та мар- In “tax history”, advertising and marketing кетингові послуги завжди були під пиль- services for businesses have always been ною увагою податкових органів. Податкові something that comes under scrutiny by the органи заперечували право виробників tax authorities. In fact, the tax authorities have (імпортерів) на включення витрат на ре- challenged manufacturers’ (importers’) right кламу до складу валових, аргументуючи to include advertising costs in their gross ex- тим, що такі витрати не пов’язані з госпо- penditures, arguing that such costs are not дарською діяльністю виробника (імпорте- actually related to the manufacturer’s (im- ра), а спрямовані на збільшення обсягу porter’s) business activities, but are rather продажів торгових мереж, оскільки в кін- aimed at increasing the volume of sales at цевому підсумку реклама спрямована на retail chains due to the fact that such advertis- кінцевого покупця. ing is ultimately aimed at the end consumer. Позиція податкових органів полягала The position taken by the tax authorities в наступному: якщо рекламні та перед- has been as follows: if advertising and pre- продажні акції проводяться з ініціативи sale marketing campaigns are carried out at виробника продукції, а реалізуються без- the initiative of the manufacturer of the given посередньо споживачеві через мережу product, and if it is sold directly to consumers торгових організацій, то такі витрати ре- through a network of trade organizations, кламного характеру не визнаються ви- then such costs cannot be considered as ad- тратами при розрахунку оподатковуваного vertising expenses when calculating theman- прибутку, тобто визнаються такими, що ufacturer’s taxable income (profit). In other стосуються господарської діяльності тор- words, they are recognized as expenditures гових організацій-ритейлерів, а не госпо- that are related to the business activities of дарської діяльності компанії. the trade organizations (the retailers), rather than being associated with, and therefore Що змінилося claimable in relation to, the manufacturer’s 15 лютого 2012 ДПСУ наказом № 123 business. затвердила узагальнюючу податкову кон- сультацію (далі – «Наказ № 123») щодо What has changed? віднесення витрат на оплату маркетин- On February 15, 2012, the State Tax гових та рекламних послуг до складу по- Service of Ukraine Order no. 123 approved the даткових витрат. Summarizing Tax Advice (hereinafter referred
32 У консультації наведено приклади ре- to as “Order no. 123”) with respect to the кламних і маркетингових послуг, а також classification of expenditures for advertising мотиваційних виплат. Розглянемо, як пра- and marketing services within the framework вильно скористатися положеннями Наказу of claimable tax expenditures. № 123 для зменшення оподатковуваного The Summarizing Tax Advice includes прибутку. examples of advertising and marketing ser- При першому прочитанні Наказу № 123 vices as well as incentive payments. How складається враження, що податковий should the provisions of Order no. 123 be орган дозволив включати будь-які ре- utilized in order to reduce a company’s tax- кламні та маркетингові послуги, а також able income? мотиваційні виплати, до складу податко- The first reading of Order no. 123 gave вих витрат. Але чи так це? Спробуємо the impression that the tax authority was розібратися. allowing the inclusion of any advertising and marketing services, as well as incen- Рекламні витрати tive payments,as tax expenditures within tax Відповідно до ст. 1 Закону України «Про reporting. But is this really the case? We will рекламу» реклама – це інформація про try to clarify this further. особу чи товар, розповсюджена в будь- якій формі та в будь-який спосіб і призна- Advertising costs чена сформувати або підтримати обізна- In accordance with Article 1 of the Law of ність споживачів реклами та їх інтерес Ukraine “On advertising”,advertising consti- щодо таких осіб чи товару. tutes information about a person or a prod- Тобто Законом про рекламу не вста- uct that is distributed in any form or in any новлено обмежень щодо способів про- way and is intended to create or maintain ведення реклами. Таким чином, будь-яка awareness among consumers of advertis- інформація (усна, письмова), яка містить ing and their interests with respect to such в собі дані про фірму та її господарську persons or goods. діяльність, є рекламою. That is, the Law “On advertising” did not Одним з поширених способів проведен- establish restrictions on the ways that adver- ня рекламних акцій є організація і прове- tising should be carried out; thus, any infor- дення прийомів, презентацій, у тому числі mation (oral or written) containing information безкоштовна роздача блокнотів, щоденни- about a company and its business activities ків з нанесенням логотипу, адреси і теле- may be considered as advertising. фону компанії. One of the most common ways of car- Отже, до рекламних послуг можна від- rying out advertising campaigns is organ- нести витрати за послуги з виробництва izing and holding receptions and presenta- та розповсюдження рекламних листівок, tions, including the gratuitous distribution of брошур, каталогів, календарів, розміщен- notebooks, calendars and diaries bearing a ня рекламної інформації по телебаченню, company logo, along with its address and в ЗМІ, на радіо, а також проведення при- telephone number. йомів, презентацій, виставок, конференцій Consequently, advertising services can та інших подій, в тому числі безкоштовна be seen as including the costs of services for роздача товарів (робіт, послуг), яка має ці- the production and dissemination of flyers, льовий характер і пов’язана зі здійсненням brochures, catalogs and calendars, services господарської діяльності (згідно з попере- for placing advertising on television, in the дньо розробленою рекламною стратегією). print media and on the radio, in addition to Ми рекомендуємо використовувати holding receptions, presentations, exhibitions, наступний пакет документів для підтвер- conferences and other events, including the дження рекламних витрат: gratuitous distribution of goods (or works or 1. Наказ керівника про проведення ре- services) that are for a specific purpose and кламних заходів: вказати дату, місце їх are linked with the performance of the com- проведення, а також коло осіб, відпові- pany’s business activities (according to is дальних за організацію і виконання захо- pre-developed marketing strategy).
Дайджест 33 піврічне видання | випуск #4 дів, терміни. Також необхідно обов’язково We recommend that companies use the зазначити, що такий захід здійснюється following set of documents in order to cor- виключно з рекламною метою. Якщо roborate their advertising expenditures: під час проведення рекламних заходів 1. An order by the company head to con- планується безкоштовна передача това- duct certain promotional activities. Such a рів / інших ТМЦ, то в наказі зазначається document should indicate the date and venue кількість кожного найменування товару та that the marketing campaign will take place, інша інформація, яка б також свідчила про as well as the persons who are responsible рекламний характер діяльності. for organizing and executing related events, 2. План підготовки до проведення ре- and the respective time periods. It is also кламних заходів. Цей документ потрібно necessary to note that this event is to be мати для більшої доказовості рекламних, held solely for advertising purposes. If the передпродажних заходів. У документі при- respective promotional activities involve the вести календарний план заходів із зазна- gratuitous transfer of goods or other materi- ченням термінів і відповідальних осіб. als, it is worth noting that the order specifies 3. Кошторис витрат на проведення ре- the amount of each product item and other кламних заходів: вказати номенклатуру і information, which would also be indicative кількість зразків товарів, рекламних ма- of the advertising nature of the activity. теріалів та інших ТМЦ, які передбачено 2. The preparatory plan for carrying out передавати під час проведення заходів. the promotional activities. It is necessary to 4. Накладні на відпуск ТМЦ в підзвіт have such a plan as additional substantiation відповідальним особам. of such advertising, pre-sales activities. This 5. Звіт про проведення рекламних за- document should indicate the schedule of ходів. По завершенні рекламних заходів events, along with the respective time peri- відповідальні особи складають звіт про ods and persons responsible for organizing/ фактичні витрати на їх проведення та на- holding them. дають їх на затвердження керівнику. 3. The budget estimate for such promo- Рекламні заходи можна проводити tional activities, which should specify the list через рекламне агентство. Ми рекомен- of merchandise/goods and the amount of дуємо використовувати такий же пакет any samples of goods, advertising materi- документів. План проведення заходу, ко- als and other goods that are being provided шторис, накладну на передачу ТМЦ та акт to other parties within the framework of the виконаних послуг (звіт про проведення promotional events. заходу) необхідно передбачити в договорі 4. The consignment note for the supply і підписувати сторонам. of the respective materials and goods in the Часто компанії з метою поширення ін- charge of the responsible persons. формації про фірму проводять рекламні за- 5. A report on the promotional activities ходи, в ході яких проводиться безкоштовна carried out. Upon the conclusion of the pro- роздача блокнотів, щоденників та інших motional activities, the responsible persons ТМЦ з нанесенням логотипу/торгової марки. shall prepare a report on the actual costs of У статті «Вісник податкової служби» за бе- holding them and present it to their supervisor резень 2012 № 11 (679), с. 11 (www.visnuk. for his/her approval. com.ua)щодо цього питання зазначено на- Promotional activities may be conducted ступне: «Застосування торгової марки на through an advertising agency. In this case, товарах і при наданні послуг, для яких we recommend that businesses use the same вона зареєстрована, на упаковці това- set of documents as indicated above. The con- рів, у рекламі, друкованих виданнях, на tract, which must be signed by both parties, вивісках, під час показу експонатів на should directly stipulate that the contractor is виставках і ярмарках, які проводяться в responsible for providing a schedule of events, Україні, в проспектах, рахунках, на блан- a budget, and a consignment note for the sup- ках та в іншій документації, пов’язаної з ply of the respective goods and materials,as введенням згаданих товарів і послуг в well asa certificate for services performed (the господарське (комерційне) звернення, report on the event carried out).
34 визнається використанням торгової мар- Promotional activities are often held in or- ки у сфері господарювання на підставі der to disseminate information about the com- ст. 157 Господарського кодексу». pany, at which time participants may receive Отже, якщо компанія планує наноси- notebooks, diaries and other goods and ma- ти логотип/торгову марку (найчастіше terials bearing the company’s logo or brand це логотип/торгова марка материнської as gifts free of charge. In page 11 of an article компанії-нерезидента), необхідно мати in the “Tax Service Bulletin”no. 11 (679) for ліцензійний договір на право його вико- March 2012 (which can be found at www. ристання, а також документ про міжна- visnuk.com.ua), the following was men- родну реєстрацію такого логотипу/торгової tioned in this regard: “In accordance with марки. Інформацію про реєстрацію можна Article 157 of the Commercial Code of знайти на веб-сайті Міжнародного бюро Ukraine, the following activities may be інтелектуальної власності Всесвітньої ор- deemed as using a trademark or brand in ганізації інтелектуальної власності (WIPO) the field of business: the use of the trade- http://www.wipo./int/romarin. mark on goods and during services that are rendered, for which such goods are Маркетингові витрати registered, its used on the packaging of Маркетингові послуги (маркетинг) – по- goods, in advertising, in printed publica- слуги, які забезпечують функціонування tions, on signs, during show exhibits at діяльності платника податку у сфері ви- trade shows, fairs and exhibitions held вчення ринку, стимулювання збуту продук- within Ukraine, as well as in brochures, ції (робіт, послуг), політики цін, організації estimates/invoices, application forms/ та управлінні руху продукції (робіт, послуг) form letters, and in the other documents до споживача і після продажного обслуго- related to the introduction of those goods вування споживача в межах господарської and services within a company’s business діяльності такого платника податків. (commercial) practices.” Виходячи з визначення маркетингових Accordingly, if the company plans to ap- послуг – це послуги з аналізу та вивчення ply a logo or trademark (often the logo or певних сегментів. Для більшої доказовос- trademark of a non-resident parent company) ті ми рекомендуємо під акти виконаних as part of promotional campaigns, it is first послуг докладати звіти про проведення necessary to obtain a license agreement for аналізута висновки. the right to use it, as well as an document at Відповідно до п.14.1.108 п.14.1 ст.14 testing to the fact that the logo/ trademark ПКУ, до маркетингових послуг належать, у has undergone international registration. тому числі послуги з розміщення продукції Registration information can be found on платника податку в місцях продажу, по- the website of the International Bureau of слуги з вивчення, дослідження та аналізу Intellectual Property of the World Intellectual споживчого попиту, внесення продукції Property Organization (WIPO), which can (робіт, послуг) платника податку до інфор- be found at http://www.wipo./int/romarin. маційних баз продажу, послуги зі збирання та поширення інформації про продукцію Marketing expenses (роботи, послуги). Marketing services (hereinafter simply Мерчандайзинг (англ. (merchandising) referred to as “marketing”) consist of ser- походить від англійського merchandise vices that enable the taxpayer company to – товари, сприяння продажу будь-якого conduct activities in the field of market re- товару) – один з видів маркетингу, який search, sales promotion and the marketing сприяє інтенсивному просуванню товарів of products (or works or services), pricing у роздрібній торгівлі без активної участі policy, the organization and management спеціального персоналу. Це вдале роз- of the movement of goods (or works or ser- міщення товарів у торговельному залі, vices) to the end consumer and the provi- оригінальне оформлення прилавків і ві- sion of aftersales servicing of customers трин, організація презентацій з роздачею within the scope of the taxpayer’s business сувенірів, наданням знижок і пільг. activities.
Дайджест 35 піврічне видання | випуск #4 Податковий орган не заперечує, якщо Based on the definition of marketing ser- рекламні та маркетингові послуги будуть vices provided above, these also include ser- оплачуватися і проводитися з ініціативи vices aimed at conducting market research of власника торговельної марки, виробника certain market segments. In order to provide продукції, дистриб’ютора, торгової мере- additional substantiation, we recommend that жі. При цьому витрати на маркетинг та companies append another document to the рекламні послуги несе безпосередньо за- certificate of services provided: namely, a мовник цих послуг. report on the studies or research carried out, along with the findings. Мотиваційні виплати (премії, бонуси) In accordance with Paragraphs 14.1.108 Ми підійшли до головного питання, яке, of Paragraph 14.1 in Part 14 of the Tax Code на нашу думку, може викликати проблеми. of Ukraine, marketing services include the fol- Наказом № 123 передбачено, що ме- lowing services: those rendered in order to тодом просування товарів постачальника place the taxpayers’ products at points of sale; на ринку є сплата мотиваційних виплат services for conducting studies and research (премій, бонусів, інших заохочень) на ко- and analyzing consumer demand; services for ристь третіх осіб (організацій, які купують entering the taxpayer’s products (or works or товари у постачальника і здійснюють їх services) into sales databases, and services for збут (дистриб’ютори). the collection and dissemination of information Такі виплати є винагородою за досяг- of products (or works or services). нення певних економічних показників тре- The word “merchandising” is derived from тіми особами (дистриб’юторами) в межах the English word “merchandise”, which means своєї основної діяльності. Досягнення та- goods that promote the sale of any product. ких показників обґрунтовано сприяє по- This is one type of marketing that enables the жвавленню збуту товарів постачальника, intensive promotion of goods in the sphere of стимулює просування товарів у каналах retail trade, without the active participation of дистрибуції. Такі мотиваційні виплати specialized personnel. It includes successful включаються до витрат на збут. product placement on the trading floor, the orig- Мотиваційні виплати можуть включати inal design of shelves and storefronts, and the таке: премія (бонус) за дострокову оплату organization of presentations involving the dis- дебіторської заборгованості, за виконання tribution of gifts, discounts and other benefits. плану закупівель товарів постачальника, The tax authority has no objections if the за точність закупівельних прогнозів, за advertising and marketing services are being дотримання визначеного асортименту то- paid and held at the initiative of the trademark варів при закупівлі. owner, the goods’ manufacturer, the distribu- Оскільки мотиваційні виплати направ- tor, or the respective retail chain. However, ляються на стимулювання збуту продукції such expenditures for promotion, marketing (робіт, послуг), такі витрати можуть бути and advertising services in this respect shall віднесені до маркетингових послуг. be born exclusively by the party that ordered Виходить, що з одного боку, мотиваційні these services. виплати відносяться до податкових витрат (у складі маркетингових послуг) і з цією по- Incentive payments (i.e. premiums and зицією податковий орган згоден. З іншого bonuses) боку, необхідно підтвердити витрати пер- We have come to the main issue of this винним документом. Таким первинним до- article, which, in our view, could cause prob- кументом, на нашу думку, є акт виконаних lems for many businesses. послуг. Проте, в даному випадку покупець Order no. 123 stipulates that one recog- ніяких послуг не надає (наприклад, премія nized method for the supplier to promote (бонус) за дострокову сплату дебіторської goods on the market is the remittance of in- заборгованості, за виконання плану закупі- centive payments (i.e. premiums, bonuses вель товарів постачальника, за точність за- and other incentives) to third parties (organi- купівельних прогнозів, за дотримання визна- zations that buy goods from the supplier and ченого асортименту товарів при закупівлі). sell them (distributors).
36 У консультації наголошується, що Such payments constitute financial re- якщо в договорі поставки або в договорі muneration to third parties (distributors) комісії між виробником (імпортером) або for achieving certain economic indicators власником торгової марки і продавцем within the scope of its core business activi- (дистриб’ютором або роздрібним тор- ties. Achieving these indicators reasonably говцем) передбачена оплата рекламних, contributes to increased sales of the goods маркетингових послуг, у тому числі моти- in question for the supplier, and it also stimu- ваційних виплат, при обчисленні об’єкта lates the movement of goods through distribu- оподаткування податком на прибуток ви- tion channels. Such incentive payments are робника (імпортера) або власника торгової included assales expenditures. марки враховуються витрати на оплату Incentive payments could include the fol- таких послуг на користь дистриб’юторів lowing payments: premiums (bonuses) for the або роздрібних торговців з урахуванням payment of receivables ahead of schedule, обмежень, встановлених пп. 139.1.13 ПКУ. premiums for implementing the plan for the При цьому необхідні докази зв’язку ви- supplier’s procurement of goods, premiums- трат на рекламні та маркетингові послуги, for achieving accuracy insales forecasts, and в тому числі, мотиваційні виплати з госпо- premiums for adhering to a certain assort- дарською діяльністю платника податків ment of goods for purchase. та підтверджувальні первинні документи, Since incentive payments are directed at обов’язковість яких передбачена розділом stimulating the sales of products (or works II ПКУ (наказ від 15.02.2012 р. № 123). or services), such costs should actually be Ось і маємо проблему: «Яким доку- attributed to marketing services. ментом підтвердити право на включення It turns out that, on the one hand, incen- премій (бонусів) до складу податкових tive payments are related to tax expenditures витрат?». (claimable as marketing services), and the Якщо Вам потрібна допомога в роз- tax authority happens to agree with this posi- робці та складанні первинних докумен- tion. On the other hand, it is still necessary to тів для підтвердження податкових ви- confirm expenditure amounts by presenting трат по преміях (бонусах), ми будемо the appropriate primary document. Therefore, раді Вам допомогти. in our opinion, the certificate of services per- formed qualifies as such a primary document. However, in this case, the buyer does not actually provide any of the services (for in- stance, premiums (bonuses) for the payment of receivables ahead of schedule, premiums for premiums for implementing the plan for the supplier’s procurement of goods, pre- miums for achieving accuracy in sales fore- casts, and premiums for adhering to a certain assortment of goods for purchase). The Summarized Tax Advice notes one particularity in the case that the supply agree- ment or commission agreement between the manufacturer (importer) or the trademark owner and the seller (distributor or retailer) stipulates providing financial remuneration for promotion, advertising, and marketing services, including incentive payments. This is, when calculating the object of taxation in terms of the manufacturer’s (importer’s) or profit tax or the profit tax of the trademark owner, the calculation should take into ac- count expenditures for any payments made to
Дайджест 37 піврічне видання | випуск #4 distributors or retailers for such services sub- ject to the restrictions specified in Paragraph 139.1.13 of the Tax Code of Ukraine. In this regard, it is necessary to provide evidence as to the actual cost of advertis- ing and marketing services, including any incentive payments provided as part of the taxpayer’s business activity, along with sup- porting primary documents, the necessity of which is provided for in Section II of the Tax Code of Ukraine (Order no. 123, dated February 15, 2012). Herein lies the problem – exactly what kind of documentation may be obtained in order to confirm the taxpayer’s right to include pre- miums (bonuses) as tax expenditures in his tax reporting. In the case that your company requires assistance in developing and preparing the primary documents required to attest to tax expenditures associated with pro- viding premiums (bonuses), we would be very pleased to assist you.
38 Особливості роботи з суб’єктами підприємницької The specifics of діяльності – фізичними working with sole особами у 2012 році proprietors in 2012 З O 1 січня 2012 вступили в силу n January 1, 2012, Amendment no. зміни до Податкового Кодексу 2755-VI to the Tax Code of Ukraine, від 02.12.2010 № 2755-VI (далі dated December 02, 2010 (herein- – «Податковий Кодекс») в час- after referred to as the “Tax Code”), тині застосування спрощеної системи regarding the application of the simplified tax оподаткування. system, came into effect. These changes are, on the one hand, in- Дані зміни, з одного боку покликані, tended to streamline the operation of small впорядкувати роботу малого бізнесу, який businesses, which often uses a simplified найчастіше використовує спрощену сис- system of taxation and accounting. However, тему оподаткування та обліку. on the other hand, when it comes to medium З іншого – вони вимагають від підпри- and large businesses, which pay profit tax ємств середнього та великого бізнесу according to regular rates), this demands (платників податку на прибуток за звичай- collecting a certain number of documents in ною ставкою) збору визначеного переліку order to avoid the accrual of additional taxes, документів, щоб уникнути донарахуван- which are provided by the Tax Code when ня додаткових податків, які передбачені dealing with a payers of the single tax. Податковим Кодексом при операціях з Sole proprietors (private or individual en- платниками єдиного податку. Суб’єкти trepreneurs) have the opportunity to choose підприємництва – фізичні особи можуть the kind of taxation system applying to their обрати для своєї діяльності загальну сис- business activities: either the general system тему оподаткування (сплата податку на of taxation (personal income tax at 15%) or доходи фізичних осіб за ставкою 15%) або the simplified system of taxation. спрощену систему оподаткування. According to Article 291 of Paragraph Відповідно до підпункту 291.4 статті 291 291.4 of the Tax Code of Ukraine, business Податкового Кодексу суб’єкти підприємни- entities that use the simplified system of taxa- цтва, які застосовують спрощену систему tion, accounting and reporting, are divided оподаткування, обліку та звітності, поді- into different groups of entrepreneurs when ляються на такі групи платників єдиного it comes to the payment of the single tax. податку: They are as follows: 1) перша група – фізичні особи – під- 1) The first group consists of sole propri- приємці, які не використовують працю etors, who do not have any employees, are найманих осіб, здійснюють виключно exclusively engaged in the retail sale of goods роздрібний продаж товарів з торгових at trading places located in markets and/ or місць на ринках та/або здійснюють госпо- are engaged in business activity concerned дарську діяльність з надання побутових with the provision of community or personal послуг населенню та обсяг доходу яких services to the public. At the same time, their протягом календарного року не переви- total income for a given calendar year does щує 150 000 гривень (фіксована ставка not exceed 150,000 hryvnia (the fixed rate єдиного податку – в межах від 1 до 10 for the single tax ranges from 1 percent to відсотків розміру мінімальної заробітної 10 percent of the official minimum earnings плати); for the specified period);
Дайджест 39 піврічне видання | випуск #4 2) друга група – фізичні особи – під- 2) The second group consists of sole приємці, які здійснюють господарську proprietors that pay the single tax, who are діяльність з надання послуг, у тому числі engaged in business activities focused on the побутових, платникам єдиного податку provision of services, including community та/або населенню, виробництво та/або and personal services to the public, and/or продаж товарів, діяльність у сфері рес- the production and/or sale of goods or oper- торанного господарства, за умови, що ate in the restaurant sector, provided that, протягом календарного року відповіда- within the calendar year, they correspond ють сукупності таких критеріїв: to a specific set of such criteria, as follows: • не використовують працю найманих • either they do not have any employees осіб або кількість осіб, які перебувають з or the number of persons they concurrently ними у трудових відносинах, одночасно employ does not exceed 10 persons; не перевищує 10 осіб; • their total annual income does not ex- • обсяг доходу не перевищує 1000000 ceed 1,000,000 hryvnia. гривень. The provisions of this subparagraph do Дія цього підпункту не поширюється на not apply to sole proprietors who provide фізичних осіб – підприємців, які надають intermediation services in terms of the buy- посередницькі послуги з купівлі, прода- ing, selling, renting/leasing, and evaluation жу, оренди та оцінювання нерухомого of real estate (Group 70.31 in the National майна (група 70.31 КВЕД ДК 009, 2005). Classification of Types of Economic Activity, Такі фізичні особи – підприємці належать Production, and Services DC 009: 2005). виключно до третьої групи платників This group of sole proprietors belongs ex- єдиного податку, якщо відповідають ви- clusively to the third group of entrepreneurs могам, встановленим для третьої групи subscribing to the single tax given that they (фіксована ставка єдиного податку – в satisfy the requirements stipulated for the межах від 2 до 20 відсотків розміру міні- third group (the fixed rate for the single tax мальної заробітної плати); ranges from 2 percent to 20 percent of the 3) третя група – фізичні особи – official minimum earnings for the specified підприємці, які протягом календарно- period); го року відповідають сукупності таких 3) The third group consists of sole pro- критеріїв: prietors, who, for the duration of the calendar • не використовують працю найманих year, correspond to a specific set of criteria, осіб або кількість осіб, які перебувають з as follows: ними у трудових відносинах, одночасно • either they do not have any employees не перевищує 20 осіб; or the number of persons they concurrently • обсяг доходу не перевищує 3000000 employ does not exceed 20 persons; гривень; • their total annual income des not exceed 4) четверта група – юридичні осо- 3 million hryvnia. би – суб’єкти господарювання будь-якої 4) The fourth group consists of legal en- організаційно-правової форми, які про- tities that carry out their business according тягом календарного року відповідають to any legal form of organization and which, сукупності таких критеріїв: for the duration of the calendar year, corre- • середньооблікова кількість праців- spond to a specific set of criteria, as follows: ників не перевищує 50 осіб; • their average number of employees does • обсяг доходу не перевищує 5000000 not exceed 50 people; гривень. • their total annual income does not ex- Процентна ставка єдиного податку для ceed five million hryvnia. третьої і четвертої груп платників єдиного • The taxation rate for the single tax, when податку встановлюється в розмірі: applied to representatives of the third and • 3 відсотки доходу – у разі сплати по- fourth groups of entities paying according датку на додану вартість згідно Кодексу; to the single tax, is established as follows: • 5 відсотків доходу – у разі включення • A rate of 3 percent of one’s income in податку на додану вартість до складу the case that the payment of the value-added єдиного податку. tax occurs in accordance with the Tax Code;
40 Дані норми Кодексу вказують, що з усьо- • A rate of 5 percent of one’s income in го переліку платників єдиного податку під- the case that the value-added tax has been приємці 3 групи з числа фізичних осіб-під- included in the single tax. приємців можуть здійснювати господарські These provisions of the Tax Code clearly операції з юридичними особами. state that, of the four above-mentioned cat- Чинне законодавство, у тому числі по- egories of sole proprietors, only those entre- даткове, не містить заборони на укладення preneurs from the third group are free to carry угод (укладення договорів) між фізичною out business transactions with legal entities особою-підприємцем та юридичними осо- that do not subscribe to the single tax system. бами, іншими суб’єктами господарювання, Existing legislation, including tax legisla- кінцевими споживачами. З 1 січня 2012 року tion, does not actually prohibit the existence з Податкового Кодексу було виключено of transactions (contracts) between a sole підпункт 139.1.12, згідно з яким до складу proprietor and legal persons, other business витрат не ставилися витрати, понесені у entities, or the final consumers of goods or зв’язку з придбанням товарів (робіт, по- services. слуг) та інших матеріальних і нематеріаль- Since January 1, 2012, Subparagraph них активів у фізичної особи-підприємця, 139.1.12 was excluded from the Tax Code, що сплачує єдиний податок ( крім витрат, as a result of which, when accounting for понесених у зв’язку з придбанням робіт, business expenditures, a company would no послуг у фізичної особи – платника єдино- longer permitted to claim the costs of services го податку, що здійснює діяльність у сфері incurred in connection with the acquisition of інформатизації). goods (or works or services) or other tangible В Узагальнюючій податковій консультації and intangible assets from any sole proprie- з питаннь формування витрат за операці- tors subscribing to the single tax system (with ями з фізичними особами-підприємцями, the exception of expenses incurred in connec- які застосовують спрощену систему опо- tion with the acquisition of works and services даткування, затвердженої наказом ДПСУ from sole proprietors conducting activities in від 15.02.2012 р. № 121. (Далі по тексту the field of informational support/ communica- – Наказ 121). Зазначено, зокрема, що по- tions development). чинаючи з 1 січня 2012 року юридичні особи The Generalized Tax Advice regarding the – платники податку на прибуток при визна- composition of losses with respect to the busi- ченні об’єкта оподаткування, можуть вклю- ness activities of sole proprietors subscribing to чати до складу витрат витрати з придбання the simplified taxation system, approved by the товарів (робіт, послуг) та інших матеріаль- State Tax Administration Order no. 121, dated них і нематеріальних активів у фізичних February 15, 2012 (hereinafter referred to as осіб – підприємців, які сплачують єдиний Order no. 121), stipulates, inter alia, that, as of податок незалежно від групи, до якої відне- January 1, 2012, when calculating the amount сена фізична особа-підприємець, за умови, of taxes owed, legal entities that pay corporate що такі витрати пов’язані з господарською profit tax may claim deductions for the costs діяльністю платника. of acquiring goods (or works or services) and Отже, податкові органи не забороняють other tangible and intangible assets from sole співпрацю юридичних осіб – платників по- proprietors that pay the single tax, regardless of датку на прибуток з платниками єдиного which group the sole proprietor belongs to, pro- податку всіх груп, і водночас, забороняють vided that such expenses are directly related платникам єдиного податку першої та дру- to the taxpayer’s specified business activities. гої групи продавати товари (роботи, послу- Consequently, the tax authorities do not ги) юридичним особам. prohibit legal entities that are corporate tax- Незважаючи на ліберальну позицію, payers from cooperating with all groups of щодо податкових витрат, ДПСУ існує sole proprietors subscribing to the single ряд листів, які певною мірою «усклад- tax. The tax authorities also do not prohibit нюють життя» і платникам єдиного по- taxpaying sole proprietors from the first and датку і платникам податку на прибуток. second groups from selling goods (or works «Ускладнення» в першу чергу стосується or services) to such legal entities.
Дайджест 41 піврічне видання | випуск #4 переліку документів, які підтверджують Despite the liberal position on tax ex- право на податкові витрати. penditures expressed by the State Tax Так, наприклад, у листі від 03.02.2011г. Administration of Ukraine, there also exist N 1085/К/17-0714 ДПАУ рекомендує для a number of letters, which to some extent підтвердження права на податкові витрати “complicate life” for both entities subscribing вимагати від платника єдиного податку, to the single tax and corporate tax payers. крім копії документа, що підтверджує, This “complication” primarily concerns the що він зареєстрований суб’єктом під- list of documents that confirm the taxpayer’s приємницької діяльності (свідоцтва про right to claim tax expenditures. державну реєстрацію), також довідку (яка For example, State Tax Administration надається на письмову заяву платника по- of Ukraine Letter N 1085/K/17-0714, dated датковим органом, в якому він перебуває February 03, 2011, recommends, for the pur- на податковому обліку), в якій вказується pose of affirming one’s right to claim tax ex- перелік видів діяльності згідно реєстрацій- penditures, that the taxpayer should include ної картки та обрана система оподатку- other documentation in addition to a copy of вання доходів, отриманих від здійснення the document confirming that a sole proprietor підприємницької діяльності. has indeed been registered a business entity Виникає закономірне питання: якщо (a certificate of state registration). Namely, підприємство претендує на податкові the authorities request that entrepreneurs витрати по операціях з «єдиноподатни- subscribing to the single tax system also ками», то які документи необхідно ви- provide a certificate (which is available upon магати від платника єдиного податку для the written request of the taxpayer to the tax підтвердження обраної ним системи опо- authority, where he/she is registered for tax даткування? Питання актуальне також purposes) that provides a list of the type of в плані оподаткування податком на до- specific business activities, in accordance with ходи фізичних осіб і єдиним соціальним the registration card and the chosen system внеском. of taxation on income derived from entrepre- З 01.01.2012 року затверджено нову neurial activities. форму свідоцтва платника єдиного по- This then gives rise to the question: if a датку, яка видається суб’єктам підпри- company claims the tax expenditures aris- ємництва, зареєстрованих після цієї дати ing as a result of business transactions with (наказ Міністерства Фінансів України від taxpayers subscribing to the single tax, then 20.12.2011 р.) N 1675. Свідоцтво видаєть- what documents should be required of such ся безстроково виключно суб’єкту госпо- sole proprietor taxpayers in order to confirm дарювання або уповноваженій ним особі specifically which taxation system he/she has і не може передаватися для здійснення chosen? The question is also relevant with господарської діяльності іншим особам. respect to tax obligations in terms of personal Платникам єдиного податку першої та income tax and consolidated social security другої груп, які здійснюють кілька видів contribution. господарської діяльності, на які встанов- On January 01, 2012, the government лені різні ставки єдиного податку, вида- approved a new form of identity document ється одне Свідоцтво. as to an entrepreneur’s status as a taxpayer Нова форма свідоцтва платника єдино- subscribing to the single tax, which is issued го податку містить графу 5, в якій вказу- to business entities registered subsequent to ється ставка єдиного податку. Процентне that date (Ministry of Finance of Ukraine Order значення (3% або 5%) – для платників єди- N 1675, dated December 20, 2011). The cer- ного податку третьої групи. Якщо ставка tificate is issued indefinitely and exclusively to єдиного податку вказана в гривнях, це a business entity or a person authorized by означає , що платник єдиного податку him/her and may not be transferred to ay other відноситься до першої або другої групи entities for the performance of their business і сплачує єдиний податок у фіксованій activities. Payers of the single tax in the first сумі, встановленій у відсотках від суми and second groups, which carry out several мінімальної заробітної плати. different types of business activities, which
42 Звертаємо увагу, що у свідоцтві плат- are subject to different single tax payment ника єдиного податку, видане до 01 січня rates, shall receive one certificate. 2012 року не міститься даних щодо ставки A new form of attestation for an entrepre- єдиного податку. Платникам єдиного по- neur adhering to the single tax contains box датку зареєстрованим до цієї дати, ра- number five, which indicate the single tax йонні ДПІ дописують на зворотному боці rate. The taxation rate for the third group of свідоцтва дані про ставку єдиного податку sole proprietors subscribing to the single tax і групу платника. is either 3% or 5%. If the single tax rate is Таким чином, свідоцтво платника єди- specified in hryvnia, this means that the payer ного податку за новою формою (або за of the single tax belongs to either the first or старою формою (чинної до 01.01.2012г.) з second group and shall pay a flat tax as a відміткою податкової) є єдиними докумен- fixed amount established as a percentage of тами, які підтверджують статус платника the official minimum earnings for Ukraine for єдиного податку. Інші реєстраційні доку- the specified period. менти, а саме: вилучення з єдиного реє- Please note that any single tax payer стру суб’єктів господарської діяльності або certificate issued prior to January 1, 2012 виписка з єдиного реєстру підтверджують does not contain the above-mentioned data статус суб’єкта підприємницької діяльнос- regarding the single tax rate. For sole proprie- ті, але не обрану систему оподаткування. tors opting to pay the single tax, which were У листі від 31.03.2011 р. № 6320/5/12- registered before this date, the relevant data 0 2 1 6 Д П СУ п і д т в е р д и л а , щ о в on the tax rate and the group that the payer Податковому кодексі не міститься нор- of the single payer belongs to was written ми про необхідність засвідчення копій on the back of the certificate by the regional документа, що підтверджує державну State Tax Inspection. реєстрацію фізичної особи – підприємця Therefore, the single tax payer certificate, відповідно до закону як суб’єкта підпри- issued according to the new form (or accord- ємницької діяльності податковим органом, ing to the old form, which remained in effect нотаріусом, іншими уповноваженими за- until January 01, 2012, bearing a stamp from коном особами. the tax authority), is the only documents suffi- Важливе зауваження: наказ № 121 не cient to confirm the sole proprietor’s status as містить вимог звіряти фактичні види діяль- a payer of the single tax. While other registra- ності з тими, які вказані в реєстраційних tion documents – specifically an excerpt from документах. Але на практиці податкові the Single Registry of Business Entities or an органи часто пов’язують право на подат- extract docket from this single registry – do кові витрати по операціях з платниками indeed confirm the status of a business entity, єдиного податку з відповідністю діяльності neither one of these indicate the system of реєстраційних документів. Тобто, в разі taxation that the taxpayer has opted for. якщо приватний підприємець надає інші In Letter no. 6320/5/12-0216, dated послуги, ніж зазначені в реєстраційних March 31, 2011, the State Tax Administration документах, присутній ризик невизнання of Ukraine also confirmed that, in accordance податкових витрат за операціями з таким with the law, the Tax Code does not contain підприємцем. provisions as to the necessity for certified Відносно оподаткування ПДФО і ОСВ copies of any documents confirming the state виплат на користь платника єдиного по- registration of a sole proprietor as a business датку необхідно зазначити, що з дано- entity by the tax authority, a notary public, or го питання позиції ДПАУ та Пенсійного other persons authorized by law. Фонду схожі: It is important to note that Order no. 121 фактично здійснені види діяльності по- does not contain any requirement to compare винні відповідати видам діяльності, зазна- the business activities actually performed to ченим у реєстраційних документах. Таку those that are listed in the state registration позицію підтверджують, зокрема, лист ПФУ documents. However, in practice, tax authori- від 06.01.2011г. № 167/03-30, роз’яснення ties often link the right of entrepreneurs paying ДПАУ в журналі «Вісник податкової служ- the single tax to claim the costs of operations би» № 35 за вересень 2011 року. with those corresponding business activities
Дайджест 43 піврічне видання | випуск #4 Інформацію про види діяльності можна that are indicated on the business registration знайти в наступних документах: documents. That is, in the instance that a sole • Довідка з податкової інспекції, видана proprietor is found to be rendering services за запитом СПД; other than those specified in the registration • Довідка з статистики; documents, there is a good chance that the • Витяг з реєстру реєстрації суб’єктів tax authority will refuse to recognize any tax господарської діяльності; deductions claimed by such an entrepreneur. • Свідоцтво платника єдиного податку; With regard to taxation obligations for per- sonal income tax and the consolidated social Наказом Державного комітету України security contribution, it should be noted that, з питань регуляторної політики та підпри- with respect to payments made on behalf of ємництва від 20.10. 2005 р. № 99 перед- an entrepreneur opting to pay the single tax, бачено, що розмір плати за отримання the position taken by the State Tax Authority відомостей з Єдиного державного реєстру of Ukraine on this issue is similar to that of the юридичних осіб та фізичних осіб – підпри- Pension Fund of Ukraine. Namely, the busi- ємців (далі – Реєстр) становить: ness activities that are, in fact, performed by • За отримання витягу з Реєстру – три the entrepreneur must correspond to those ac- неоподатковуваних податком мінімумів tivities indicated in the registration documents. доходів громадян (51 грн.) За кожен ар- This position was confirmed, in particular, in куш інформації на бланку встановленого Pension Fund of Ukraine Letter no.167/03- зразка стягується плата в розмірі 20 від- 30, dated January 06, 2011, and the State сотків одного неоподатковуваного міні- Tax Administration of Ukraine Clarification, муму доходів громадян; published in the journal “Bulletin of the Tax • За одержання довідки з Реєстру – Service” no. 35 of September 2011. один неоподатковуваний податком міні- Information on the permissible types of мум доходів громадян. За кожен аркуш ін- business activities can be found in the follow- формації на бланку встановленого зразка ing documents: справляється плата в розмірі 20 відсотків • Certificate from the tax authority, issued одного неоподатковуваного мінімуму до- at the request of the business entity; ходів громадян. • Certificate from the bureau of statistics; Розмір плати визначено з урахуванням • An extract from the register attesting to the податку на додану вартість. registration of the business entity; Витяг з реєстру видається на запит • Single tax payer certificate. будь-якої зацікавленої особи (в оригі- налі). Інші документи видаються тільки The State Committee of Ukraine for зареєстрованим СПД. Необхідно відзна- Regulatory Policy and Entrepreneurship Order чити, що всі перераховані вище вимоги no. 99, dated October 20, 2005, stipulates щодо надання реєстраційних документів that the amount of the payment for retrieving поширюються також на фізичних осіб – information from the Unified State Registry of платників податку на доходи за ставкою Legal Entities and Sole Proprietors (hereinafter 15% (підприємці на загальній системі) за referred to as the “Registry”) is as follows: винятком свідоцтва платника єдиного • To obtain extracts from the Registry, it податку. Певна складність може виник- is the equivalent of three non-taxable official нути з підтвердженням загальної систе- minimum earnings for a citizen (51 hryvnia). ми оподаткування підприємців, оскільки For each sheet of information issued on a spe- єдиним документом, що підтверджує cial form, the payment for this is 20 percent систему оподаткування, є лише довід- of the non-taxable official minimum earnings ка з податкової, яка видається на вимогу for a citizen; СПД і вимагає часу на підготовку. Тому, • To obtain information from the Registry, у разі, якщо плануються тривалі бізнес- it costs the equivalent of one non-taxable of- стосунки з таким підприємцем, доцільно ficial minimum earning for a citizen. For each буде заздалегідь запитати у нього про page of information issued on a special form, довідку з податкової, в якій підтверджу- the payment is the equivalent of 20 percent
44 ється його статус платника податків на of the non-taxable official minimum earnings загальній системі. for a citizen. Крім змін в оподаткуванні суб’єктів The amount of the payment shall be de- підприємницької діяльності Податковим termined by taking the value added tax into Кодексом з 1 січня 2012 внесено зміни до account. декларації з податку на прибуток підпри- An extract from the register shall be issued ємства в частині декларування доходів і at the request of any interested person (in the витрат від операцій з платниками єдиного original form). Other documents are only is- податку – фізичними особами. Декларацію sued to the registered business entity itself. за 1 квартал 2012 року необхідно пода- It should be noted that all of the above вати з доповненням ОК. У цьому допо- requirements regarding the provision of regis- вненні необхідно розкривати інформацію tration records also apply to individual income тільки по тим контрагентам, за якими за- tax payers at a rate of 15% (entrepreneurs декларовано податкові доходи та подат- subscribing to the general system), with the кові витрати. Якщо операції з фізичною exception of the single tax payer certificate. особою – платником єдиного податку не A particular difficulty with confirmation via the призводить до нарахування податкових common taxation system for entrepreneurs доходів чи податкових витрат, то подавати can arise, due to the fact that the only docu- додаток ОК не потрібно. ment that confirms the chosen tax system is a certificate issued by the tax authority, which is issued at the request of the business entity and the preparation of which requires a specific amount of time. Therefore, in the case that you are planning to maintain a long- term business relationship with such an en- trepreneur, it would be advisable to request, in advance, to see his/her tax certificate, con- firming his/her status as a taxpayer according to the general system. In addition to the changes introduced in the Tax Code of Ukraine in terms of the taxation of business entities, as of January 1, 2012, changes were also introduced in relation to the corporate profit tax declaration, in terms of the declaration of income and expenses in relation to transactions with sole proprie- tors subscribing to the single tax system. The declaration for the first quarter of 2012 must be submitted with the addition of OK. Therein, it is necessary to only disclose information about those contractors in relation to which tax revenues and tax expenditures are actu- ally declared. If a business transaction with a sole proprietor subscribing to the single tax does not result in the accrual of tax revenues or tax expenditures, then it is not necessary to add a supplementary OK.
Дайджест 45 піврічне видання | випуск #4
Закони подібні павутині: дрібні комахи в ній заплутуються, великі – ніколи! Гуллівер Джонатан Свіфт “Laws are similar to a spider web: small insects get caught in it, but big ones never do.” Gulliver by Jonathan Swift Джонатан Свіфт
48 Нікчемність правочину.................................c.47 Invalidity of a transaction...............................p.47 Медіація як засіб вирішення юридичних конфліктів.............................................................c.53 Conciliation (mediation) as a means of resolving legal conflicts...................................p.53 В’їзд, перебування і робота іноземців: головні аспекти.................................................c.59 Foreigners’ entry and stay in Ukraine: easy on paper but not always in practice. ........p.59
Дайджест 49 піврічне видання | випуск #4 Нікчемність Invalidity of a правочину transaction Я A к показує практика, проблематика s practice has shown, the problem недійсного (нікчемного) правочину of invalid (null and void) transactions (угоди) стає дедалі актуальнішою (agreements) is becoming increas- для бізнесового кола. Зокрема, ingly important for the business com- коли йдеться мова про результати пере- munity. In particular, when it comes to the re- вірки представниками податкових органів, sults of audits carried out by representatives котрі взяли собі за норму самостійно ви- of the tax authorities, who have been taking знавати недійсними (нікчемними) угоди, та the practice of independently recognizing виносити рішення, відповідно до яких не transactions as invalid (void), and making визнавати витрати та податковий кредит decisions according to which they do not за такими угодами. recognize the expenditures and tax credits associated with such transactions. Оскільки угода чи договір, як правове підґрунтя господарської операції, лежить Since an agreement or contract, as the в основі податкового обліку його сторін, legal basis for business transactions, con- його умови вкрай важливі для визначення stitutes the basis of tax accounting for its податкової долі підприємства. respective parties, the specified terms are Отже, власнику чи керівнику підприєм- extremely important in determining the tax- ства необхідно розуміти види недійсності related fate of a business. правочинів, а також які існують підстави Consequently, it is absolutely crucial for та наслідки визнання господарських дого- a business owner or company head to un- ворів недійсними, хто має право на позов, derstand the types of invalidity in relation to момент визнання господарського договору transactions, as well as the existing founda- недійсним тощо. tion and the effects of the recognition of busi- Зауважимо, що недійсними угодами ness contracts as null and void. It is also im- можуть бути як нікчемні правочини так portant that he/she comprehend who shall be і заперечні. Якщо для нікчемного право- entitled to make a claim, and the time when чину його недійсність встановлена зако- a business contract may be recognized as ном через невідповідність вимогам та не null and void, etc. потребує визнання як недійсний судом, It is worth noting that invalid transactions то заперечний може бути визнаний недій- may be either negligible transactionsor those сним лише за рішенням суду, якщо одна that are contested. In the case of a void із сторін чи зацікавлена особа заперечує transaction, its invalidity it is established by дійсність такого правочину на законних law as a result of non-compliance with the підставах. stipulated requirements and this invalidity З метою уникнення можливих спорів does not require recognition thereof by a між сторонами правочину (угоди) чи за- courtorder. However, this is not the case цікавленої особи, а також визнання такого for contested transactions, which may be правочину недійсним, варто дотримува- invalidated only by a court order, if one of the тись базових правил його укладення, а parties or an interested person (stakeholder) саме: denies the validity of such a transaction on • Перш за все, слід пам’ятати про най- legal grounds. важливіше в угоді (правочині) – суттєві In order to avoid possible disputes be- умови кожного виду угоди, адже за їх від- tween the parties to a transaction (agree- сутності така угода не є укладеною, і тому ment) or an interested person (stakeholder), апріорі вона не породжує, не змінює і не as well as the recognition of such a transac- припиняє жодних прав та обов’язків для її tion to be invalid, businesses should follow сторін. Щоправда у певних випадках від- certain basic rules in relation to the way it is сутність тієї чи іншої суттєвої умови в угоді executed. These are as follows:
50 може стати якраз підставою для визнання • Above all, it should be kept in mind what її недійсною. is most important thing in executing a trans- • Окрім цього, необхідно пам’ятати, що action (agreement). It is the essential terms зміст правочину не може суперечити чин- of each transaction, especially since such ному законодавству України та моральним an agreement cannot be legally concluded засадам суспільства. in their absence, and therefore, a priori, does • Особа, яка укладає правочин (угоду), not create, alter or terminate any rights and повинна мати необхідний обсяг цивільної obligations for the respective parties. At the дієздатності. Тобто, для юридичної особи same time, it is true that, in certain cases, the це означає здатність бути стороною дого- absence of one or another essential condi- вору (реєстрація підприємства відповідно tion in the agreement may turn out to be just до закону; для деяких видів господарської grounds for its invalidation. діяльності – наявність відповідного дозво- • In addition, it is necessary to consider лу (ліцензії); посадова особа повинна мати that the content of the transaction cannot необхідний обсяг повноважень), тощо. contradict current Ukrainian legislation and Безперечно, це не всі випадки недо- the morals of society. ліків, які можуть мати безповоротні на- • The person who enters into a transac- слідки для підприємства, але, користу- tion (agreement) must have the appropri- ючись ними, як важливим інструментом ate amount of civil capacity. That is to say при укладенні правочину (угоди), керівник that, in terms of a legal entity, this means чи власник підприємства автоматично the ability to be a party to the contract (the зменшує суттєві ризики для здійснення company should be properly registered, in важливих операцій зокрема та ведення accordance with the law, to perform certain господарської діяльності вцілому. types of economic activity and have obtained Окремо хочеться наголосили щодо ні- the appropriate permits (licenses), while the кчемного правочину, коли недотримані company officials should have the necessary вимоги закону про нотаріальне посвід- amount of signing authority), etc. чення такого правочину, оскільки нікчем- Undoubtedly, this is not an exhaustive list ність стосується лише тих правочинів, які of deficiencies that could ultimately have ir- підлягають обов’язковому нотаріальному reversible consequences for the company. посвідченню. Зрештою, правочини, щодо However, by applying them as an important яких немає вимоги обов’язкового нотарі- tool in concluding a transaction, the company ального посвідчення, вважаються дійсни- manager or owner will automatically reduce ми, та створюють, змінюють чи припиня- the significant risks for performing essential ють права та обов’язки для його сторін, з operations in particular and business activi- моменту його укладення. ties on the whole. А от щодо правочину (угоди) юридичної It is worth separately underlining some- особи, вчиненого нею без відповідного thing about a void transaction, when the re- дозволу (ліцензії), то тут він є осудженим, quirements of the law on the notarization of та може бути визнаним недійсним тільки the transaction have been satisfied, since the у судовому порядку. nullity concerns only those transactions that З метою визначення кола осіб, які ма- are subject to mandatory notarization. Finally, ють право звернутися до суду з позовом those transactions for which there is no re- про визнання договору недійсним, то тут quirement for mandatorynotarization shall зрозуміло, що таке право мають самі сто- be considered valid, and, from the moment рони правочину (угоди, договору), але та- that they are executed, they create, modify кож і інші зацікавлені особи. or terminate the rights and obligations of the Вищий господарський суд України у parties thereto. своєму листі чітко зазначив, що «коло за- However, with respect to a transaction цікавлених осіб мають з’ясовувати в кож- (agreement) concluded by a legal entity, ному конкретному випадку в залежності which it performs without the required permit від обставин справи та правових норм, (license), this is subject to criminal proceed- які підлягають застосуванню до спірних ings and can only be invalidated by the courts.
Дайджест 51 піврічне видання | випуск #4 правовідносин, якщо інше не встановлено In order to determine the circle of persons законом». entitled to apply to the court to have a contract До зацікавлених осіб можна віднести (agreement) recognized as void, it is clear органи державної влади, що покликані that the parties to the transaction (contract, захищати державні та суспільні інтереси. agreement) themselves have such a right, but Зокрема, чинним законодавством право so do other interested parties as well. на позов про визнання договорів недійсни- The Supreme Economic Court of Ukraine ми надано органам державної податкової has issued a letter in which it clearly states служби. that, “a group of interested parties should Слід також пам’ятати, що строки позо- seek clarification in each individual case de- вної давності щодо вимоги про визнання pending on the circumstances of the case договору недійсним здебільшого склада- and legal provisions that are applicable to ють три роки, і обчислюються вони не з the disputed legal relations, unless otherwise моменту вчинення правочину, а коли особа provided by law”. довідалася або могла довідатися про по- Interested persons (stakeholders) can рушення свого права або про особу яка include government agencies, whose pur- його порушила. pose is to protect the interests of the state А от моментом визнання правочину and the general public. In particular, ac- (угоди, договору) недійсним суд визначає cording to applicable law, the right to make саме момент його укладення. Нікчемні a claim to have any agreements (contracts) договори, які відповідно до закону є не- recognized as null and void is provided by дійсними також вважаються недійсними the state tax service. з момент укладення. І тоді кожна із сторін It should also be kept in mind that the stat- зобов’язана повернути іншій стороні в на- ute of limitations onclaims for recognition of турі все, що вона одержала на виконання an agreement (contract) as null and void is договору, а коли це неможливо, зокрема generally three years, and that this period is тоді, коли одержане полягає в користу- not calculated from the date of the transac- ванні майном, виконаній роботі, наданій tion’s execution, but rather from the time that послузі, – відшкодувати вартість того, що the party first learned about or could have одержано, за існуючими на час відшкоду- learned that his rights have been violated or вання цінами. about the party who violated them. Отже, оскільки нікчемним є правочин, But the moment that the transaction якщо його недійсність встановлена зако- (agreement, contract) is declared as null and ном, і визнання такого правочину недій- void by the court is deemed as being the date сним судом не вимагається, то довести that it was concluded. Invalid agreements, нікчемність правочину можна лише одним which are null and void according to the law, способом – навести норму закону, в якій are ultimately seen as being invalid as of the чітко вказано, що правочин є нікчемним. very moment that they were signed. And then У випадку, якщо все ж таки законом не each party shall return the counterparty eve- встановлена недійсність правочину, жодні rything that it has received in the course of фактичні дані не можуть доводити нікчем- fulfilling the agreement. In the case that this is ності правочину. Тому, коли представни- impossible, particularly when that which was ки податкових органів в актах перевірки received took the form of the use of assets, самостійно визнають нікчемними угоди work performed or services rendered, then на підставі лише фактів, не вказуючи кон- these shall be financially compensated ac- кретних норм закону, та згодом приймають cording to the value of the assets or services відповідне повідомлення-рішення не на received at existing market rates at the time користь платника податків, на нашу дум- of the reimbursement. ку, таку неправомірність дій податкових Therefore, since a transaction is declared органів слід доводити у суді, заручившись null and void if it has been established as in- при цьому належною доказовою базою та valid by law, and since it is not necessary that підтримкою юристів. such a transaction be recognized as invalid by a court, then there can only be one way
52 to prove the nullity of a transaction – to cite the legal provisions that clearly indicate that the transaction is null and void. In the case that the law has not estab- lished the invalidity of the transaction, no actual data can prove the nullity of the trans- action.Therefore, when, during an audit, tax officials proceed to independently recognize a transaction as null and void solely on the basis of facts, without making reference to any specific legal provisions, and thereafter issue a decision notification not in the tax- payer’s favor, we think it is worth proving the unlawfulness of such actions on the part of tax authorities in court. This, of course, should be done by enlisting the evidence to make your case, as well as support from qualified lawyers.
Дайджест 53 піврічне видання | випуск #4 Медіація як засіб Conciliation (mediation) вирішення юридичних as a means of resolving конфліктів legal conflicts В I се частіше в періодичних виданнях, n periodicals, the term “conciliation’ is in- у процесі переговорів та в бізнес- creasingly used with respect to the process лексиці застосовується термін «ме- of negotiation and in business vocabulary. діація». Україна, впевнено крокую- In confidently approaching European stand- чи до Європейських стандартів переймає ards, Ukraine is adopting the best aspects of найкращі аспекти ведення бізнесу та його business practices and is implementing them юридичного закріплення. by means of legal avenues. Загальновідомим фактом є те, що в It is a well-known fact that, in the process of процесі ведення бізнесу можуть виникати doing business, one may encounter situations ситуації, які мають суперечливий, конфлік- that of a controversial and conflict-oriented тний характер. Вирішуючи зазначені не- character. In the process of resolving such порозуміння, суб’єкти конфлікту (Сторони) misunderstandings, the entities involved in the можуть намагатися владнати конфліктні conflict (the Parties) may attempt to resolve моменти шляхом дружніх переговорів, або the points of contention by means of amicable ж звернутися до суду або третейського negotiation, or else take their issue to court or арбітражу. Як правило, сторони спочат- an arbitration tribunal. As a rule, the Parties first ку обирають перший варіант і для того, choose to pursue the first option, and so that щоб переговори принесли позитивний ре- the negotiations produce positive results, it also зультат є сенс залучити третю незалеж- makes sense to involve an independent third ну сторону, яка б була неупередженим party, which plays the role of an impartial arbi- арбітром в процесі ведення переговорів. ter in the negotiating process. This specific path Зазначений шлях владнання конфлікту of conflict resolution is known as “conciliation”. називається «медіацією». Unfortunately, in Ukraine, there exists no На жаль, в Україні немає чіткої зако- clear legal framework that could be referred to нодавчої бази яка б регулювала питання in regulating mediation issues. Nevertheless, медіації, але кількість випадків її засто- the number of cases in which this approach is сування дедалі більшає. Для того, щоб її being used is steadily increasing. In order to успішно застосовувати на практиці, необ- successfully apply this in practice, it is neces- хідним є якомога повніше, зрозуміліше sary to more fully and clearly define what is визначитися з поняттям «медіація» та як meant by the term “conciliation” and under- вона застосовується сьогодні. Формальне stand just how it is applied nowadays. The визначення медіації наводиться в ст. 1 formal definition of conciliation is provided Типового закону ЮНІТРІАЛ за 2002 р. in Article 1 of the 2002 UNCITRAL Model щодо міжнародних комерційних арбітраж- Law on International Commercial Conciliation них процедур, згідно з яким медіація – це procedures, according to which conciliation «процес, коли сторони залучають третю is deemed to be “a process, whether referred особу або осіб, з метою надання ними до- to by the expression conciliation, mediation помоги у мирному врегулюванні спорів, or an expression of similar import, whereby що виникають із приводу контрактних чи parties request a third person or persons (“the інших правових відносин, або пов’язані з conciliator”) to assist them in their attempt to ними. Мировий посередник не має права reach an amicable settlement of their dispute нав’язувати сторонам способи врегулю- arising out of or relating to a contractual or вання спору». other legal relationship. The conciliator does У разі ж, якщо сторони вирішили за- not have the authority to impose upon the лучити третю особу-медіатора для ви- Parties a solution to the dispute”.
54 рішення конфліктної ситуації, слід керу- In the case that the Parties have decided ватися певними правилами. Відповідно to involve a third party mediator (concilia- до Рекомендацій Комітету Міністрів Ради tor) in the resolution of a conflict situation, Європи «Rec (2002)10. Комітет міністрів then the Parties should be guided by certain державам-членам щодо медіації в цивіль- rules. According to the Recommendations них справах» Сторонам необхідно встано- of the Committee of Ministers of the Council вити певні правила, в межах яких медіатор of Europe “Rec (2002) 10. The Committee допоміг би сторонам провести переговори of Ministers to Member States on Mediation щодо спірних питань. Зазначені прави- in Civil Matters”, the Parties need to set cer- ла, як правило закріплюються в Угоді про tain rules, according to which the conciliator медіацію, яку Сторони підписують без- should help the Parties carry out negotiation посередньо перед процедурою медіації. on the contentious issues. These specific Як правило перед початком медіації одна rules are usually set forth in the Conciliation сторона направляє іншій пропозицію про Agreement, which is signed by the Parties вирішення конфлікту саме таким чином. immediately prior to the mediation procedure. Наступним етапом є безпосереднє укла- As a rule, before the start of the conciliation дання угоди про медіацію, в якій зазна- process, one Party sends the other a propos- чаються: предмет спору, формат, місце al for resolving the conflict in a particular way. та строки здійснення медіації; відомості The next step involves the immediate conclu- про особу-медіатора та його обов’язки; sion of a Conciliation Agreement, which shall обов’язки сторін щодо сплати медіаторові include the following information: the subject гонорару або сплати послуг організації, of the dispute, the format, location and time що надає послуги з медіації та інші умови. period for carrying out the conciliation pro- Отримати детальнішу інформацію про cess, information about the conciliator and процедуру медіації можливо майже в кож- his duties, as well as the obligations of the ній юридичній фірмі. Крім цього, зараз Parties to pay the conciliator a fee or provide в Україні діють Асоціація груп медіації, payment for the assistance of the organiza- Український центр порозуміння IFC та інші tion that is rendering the mediation services, організації. На думку представників цих along with any other conditions. організацій, обравши медіацію, Сторони It is possible to obtain detailed information не тільки зекономлять свій час, а й під час on the conciliation procedure at practically розгляду співпрацювали б, на відміну від any law firm. Besides, now in Ukraine there «антагонізму», який би мав місце в про- are several groups involved in this process: цесі судового розгляду. Тим паче, шансів the Association of Conciliation Groups, the зберегти дружні стосунки у майбутньому Ukrainian Center for IFC Compliance, as well значно більше після переговорів у, так би as other organizations. According to repre- мовити, неформальній обстановці, ніж в sentatives of these organizations, in taking the залі судового засідання. decision to resolve their issues through me- Однак, є суттєва проблема – отримав- diation, the Parties will not only end up saving ши судове рішення, на підставі виконав- themselves time, but during the time that the чого листа Сторона має законодавчо під- case is being examined, they will also be able тверджену гарантію, що її рішення буде to cooperate with one another, in contrast to фактично виконане. Майже аналогічно the “antagonistic” relationship that is typically і з третейськими судами, за умови під- observed during formal court proceedings. твердження рішення третейського суду в Moreover, the chances of maintaining friendly Господарському суді. Що ж до результатів relations in the future are much greater after медіації, то тут ніяких гарантій не передба- negotiations carried out in an informal atmos- чено. Згадані вище рекомендації Комітету phere, so to speak, than would be the case Міністрів Ради Європи пропонують країнам- were such issues addressed in the courtroom. учасницям встановити законодавчі норми, However, there is one significant problem – які б надавали гарантії при використан- upon obtaining a court ruling, the enforcement ні альтернативних засобів врегулювання order offers a legislatively confirmed guarantee спорів, медіації. Також, наголошуючи на that the court ruling will actually be executed. тому, що при цьому, що при встановлен- It is practically the same situation with respect
Дайджест 55 піврічне видання | випуск #4 ня методів урегулювання спорів (медіації) to rulings made by arbitration tribunals, subject необхідно враховувати особливості сис- to the tribunal decision’s confirmation in the теми відправлення правосуддя конкретної Commercial Court. As for the results of the держави. Дедалі отримуючи популярність conciliation process, there are no guarantees незабаром і наша держава встановить за- either way. The above-mentioned recommen- значені норми. dations by the Committee of Ministers of the Дискусійним є також питання хто може Council of Europe to member states propose бути медіатором. Юрист або інша особа, setting standards that would provide safe- яка не має юридичної освіти. Загалом guards given the use of alternative means медіаторами є психологи або бізнесме- of dispute resolution and conciliation. At the ни, головною умовою є те, щоб ці особи same time, it should be emphasized that, upon були незалежними та не зацікавленими у establishing dispute resolution (mediation) результаті спору. Отже, щоб стати медіа- mechanisms, it is necessary to recognize the тором юристом бути необов’язково, адже particularities of the justice system of any given насправді в медіації спір врегульовується state. It is likely that our government will also не на основі закону, а на основі ділового soon set such standards. інтересу. Інша справа, що потім юристи A matter of discussion is the question of повинні переконатись в тому, що не було who can be a conciliator – only a lawyer or an- порушення закону. other person who has no formal legal training? Враховуючи позитивні та негативні Conciliators tend to generally be psychologists моменти, можна дійти висновку, що не в or businessmen, and the main condition for усіх відносинах доцільно застосовувати them to play this role is that these people are медіацію. Спробуємо визначитися у яких independent and that they are not involved in випадках вирішення конфлікту за допомо- (or have a particular interest in) the outcome гою медіації матиме свій позитивний ре- of the dispute. Thus, it is clear that it is not зультат. Зокрема в нашій країні актуаль- necessary to be a lawyer in order to become ним є застосування медіації в відносинах a conciliator because, in reality, conciliation корпоративного управління. Відповідно (mediation) is a conflict resolution method that корпоративне управління пов’язується is not regulated by the law, but rather occurs з діяльністю Ради, як головного орга- on the basis of mutual business interests. It ну, який керує та спрямовує діяльність is, of course, another issue that, later, lawyers компанії. Якщо ж виник конфлікт, чому should make sure that there has been no viola- б не застосувати медіацію як інструмент tion of the law on the part of the Parties. швидкого і ефективного його вирішен- Upon considering the positive and nega- ня? Наприклад, у багатьох корпораціях tive aspects, we can conclude that the use of директор із кадрів уже став своєрідним conciliation is not always advisable in every менеджером конфліктів між працівником і respect. Thus, it is worth determining exactly роботодавцем. В цьому випадку медіація in which cases conflict resolution through such може мати превентивний характер, тобто mediation can bring a positive result. In par- є процедурою, яка попереджає конфлікт, ticular with respect to our country, conciliation а не врегульовує його. is applied practically with respect to corporate Не можна не погодитися з думкою governance. Corporate governance is associ- Нью-Йоркської організації урегулювання ated with the activities of a company’s Board спорів, що використання медіації як ін- of Directors, as the main body that supervises струменту управління може сприяти під- and gives direction regarding the activities of вищенню вартості акцій компанії. Отже, the company. If a conflict should arise, why not в контракт слід включити положення про apply conciliation in the first place in order to медіацію, тим самим включити механізм bring about a rapid and effective resolution to врегулювання спорів ще до того, як кон- your problems? For example, in many com- флікт виник та налаштувати Сторони на panies, the human resources director has, зустрічі, переговори, які у подальшому in practice, taken on a function of manag- дадуть змогу отримати якомога більше ing conflicts that arise between an employee дивідендів. Натомість, конфлікти можуть and the employer. In this respect, conciliation значного погіршити фінансову діяльність may also prove to be somewhat preventive in
56 компанії, її ділову репутацію, налякати клі- nature; that is, it may constitute a procedure єнтів, інвесторів, бізнес-партнерів. Отже, that serves to prevent conflict, rather than конфлікти бажано вирішувати не в публіч- regulating a conflict that has already arisen. ному порядку. We tend to concur with the point of view Цікавим є досвід Канади, де перш of the New York State Dispute Resolution ніж призначати дату судового засідання, Association, which claims that using concili- Сторони зобов’язанні обов’язково зу- ation as a management tool can drive up the стрітися і спробувати владнати конфлікт value of the company’s shares or assets. шляхом переговорів. Цей крок є дієвим, у Thus, any contract should cover the provi- будь-якій країні – біля 80% корпоративних sions on mediation, thereby enabling the dis- спорів вирішуються без судового втручан- pute settlement mechanism even before any ня. Вирішуючи конфлікт, Сторони не тільки conflict should arise, and gearing the Parties мають змогу його ліквідувати, а й можуть towards the holding of a meeting and carrying стати партнерами в майбутньому. out negotiations, which will, in future, enable В процесі здійснення підприємницької both Parties to obtain as many dividends as діяльності поширеними конфлікти між possible. On the other hand, conflicts can членами Ради. Відповідно, збіг думок ро- result in the financial activities of the company зумних, креативних людей з лідерськими becoming significantly worse, not to mention якостями, з одного боку є позитивним мо- its business reputation, and this could scare ментом. Адже, в процесі диспутів може away existing and potential customers, inves- виникнути зовсім нове та об’єктивне рі- tors and business partners. Thus, it is clearly шення, а може і спричинити крах та бан- desirable that any conflicts be resolved in a крутство компанії, як це сталося в корпо- way that remains free from public scrutiny. рації США WorldCom. В Українських, як і The experience of Canada in this respect західних компаніях, як правило, виникають is rather interesting to consider. There, prior конфлікти після злиття або поглинання to the appointed date of the court hearing, it компаній, в момент, коли нові директори is required that the Parties initially meet face входять до складу Ради або ж коли чле- to face and attempt to resolve their conflict ни Ради незгодні зі змістом та порядком by means of negotiation. This move tends to проведення засідань Ради, неналежним be effective in pretty much any country, since виконанням її обов’язків тощо. about 80% of corporate disputes are resolved Такий випадок мав місце в компанії without any court intervention. In resolving Phoenix Timber Corporation. Конфлікт став- their conflict, the Parties not only succeed in ся через спробу міноритарних акціонерів eliminating this problem, but also retain the ввести до складу Ради трьох незалежних opportunity to become business partners in директорів, в той час коли діючий голо- the future. ва Ради був проти зазначеної пропозиції. In the process of carrying out regular busi- Лідер міноритарних акціонерів аргумен- ness practices, conflicts between members of тував свою пропозицію тим, що зазначені a company’s Board of Directors often occur. особи посилять командний дух та через Accordingly, on the one hand, it is a positive свої інноваційні ідеї створять більш про- thing when the opinions of intelligent, crea- дуктивний склад Ради. Проігнорувавши tive people with leadership qualities happen ідею міноритарних акціонерів компанія to converge. Indeed, during the course of зазнала значних збитків, причиною яких the dispute process, a completely novel and були напружені стосунки між акціонерами, objective decision may emerge or a decision які погіршились після конфлікту з мінори- may be taken that ultimately causes the col- тарними акціонерами. lapse and bankruptcy of the company, as Немало часу було витрачено на вирі- occurred in the case of the U.S. corporation шення непорозумінь, які не мають прямого WorldCom. In Ukrainian and Western compa- відношення до діяльності компанії як це nies alike, as a rule, conflicts arise after the сталося при прийнятті рішення щодо злит- company has gone through a merger or ac- тя компанії Hewlett Packard з компанією quisition, usually when the new directors are Compaq. Кошти та час, які витратили члени admitted as members of the Board or when
Дайджест 57 піврічне видання | випуск #4 Ради та син співзасновника на судову тяга- the Board members need to agree with the нину могли би бути витрачені більш корис- content and procedures of Board meetings, но. Відповідно, в цих двох випадках вчасне cases involving the improper performance of втручання медіатора могло б врятувати one’s duties, etc. ситуацію, та вирішити конфлікт всередині Such a case occurred in the company компанії, «не виносячи сварку із хати», Phoenix Timber Corporation. The conflict тобто, без зайвої публічності. occurred in relation to minority sharehold- Яскравий приклад успішної медіації ers’ attempts to introduce three independ- стався між братами-акціонареми Пател ent directors to the Board, while the acting та страховою компанією Уганди. Суть кон- Chairman of the Board was opposed to this флікту, на думку акціонерів Пател полягала proposal. The leader of the minority share- в тому, що Страхова незаконно «розмила» holders put forward the argument that his 40 % належних їм акцій під час рекрутизації proposal would be good for the company as та продажу компанії. Страхова, в свою чер- these individuals would enhance the team гу, вважала звинувачення необґрунтовани- spirit and would, through their innovative ми та таким, що не мають законних підстав. ideas, result in a more productive make-up Після переговорів за посередництвом меді- of the Board. Having ignored the ideas of the атора, Сторони дійшли згоди, таким чином, minority shareholders, the company ended Страхова викупила частку обох акціонерів up incurring substantial losses, the reason Пател і конфлікт було вирішено. for which was the existence of strained rela- Медіація застосовується і в зовнішньое- tions between the shareholders, which only кономічних відносинах. Яскравим прикла- worsened after the above-mentioned conflict дом застосування медіації мав місце між with the minority shareholders. Росією та Грузією щодо приєднання Росії A significant amount of time was spent до СОТ. Головну умову згоди на вступ Росії on solving misunderstandings, which had в цю організацію Грузія висувала власний no direct relationship to the company’s ac- або міжнародний контроль на митно-про- tivities, just as occurred in the case where пускних пунктах на кордоні Росії з Абхазією the decision was taken regarding the merger і Південною Осетією. Оскільки Росія вважає of Hewlett Packard Company with the com- ці держави незалежними, а тому відмови- pany Compaq. The time and money that лась від вимог Грузії. Для вирішення зазна- was ultimately spent by the Board members ченої міжнародної суперечки, був залуче- and the son of the company’s co-founder ний посередник – Швейцарія. Швейцарія, on dealing with judicial red tape could have відповідно, врахувавши інтереси кожної із been much better spent on other purposes. сторін уклала проект угоди який влаштував Correspondingly, in these two cases, the і Росію і Грузію. Необхідність залучення ме- timely intervention of a mediator (conciliator) діатора Швейцарію виникла тому що Грузія could have prevented such a situation from стала останнім членом СОТ, з яким Росії по- occurring and also resolved the conflict within трібно домовитися про вступ до організації. the company itself so that it “did not take its Враховуючи успішний досвід зарубіж- squabble out of its own house” so to speak. них країн поширення медіації в Україні In other words, this situation could have been стало би не тільки суттєвим кроком до handled otherwise without having to endure Європейських стандартів, а й розванта- so much publicity. жило би систему судочинства, створила One remarkable example of a successful би неабияку конкуренцію останньому. Для instance of mediation occurred between the того, щоб поширювати медіацію в нашій shareholders of the company Patel Brothers країні, необхідно заохочувати бізнес ор- and an insurance company based in Uganda. ганізовуватись і об’єднуватись для того, The essence of the conflict, according to the щоб відстоювати свої інтереси. Ініціатива shareholders of Patel, was the fact that the має йти саме від бізнесу, оскільки це дасть insurance company illegally “eroded” 40% of поштовх юридичним фірмам, центрам меді- their shares in the process of the company’s ації об’єднуватися та активно поширювати restructuring and sale. The insurance com- інститут медіації в теренах нашої країни. pany, in turn, considered the charges against
58 them to be baseless and without any legal grounds. After the negotiations that were bro- kered by a conciliator, the Parties eventually reached an agreement by which the insurance company ended up buying a stake in both of the shareholders of Patel and the conflict was finally resolved. Conciliation is also used in the sphere of ex- ternal economic relations. One striking exam- ple of the use of mediation took place between Russia and Georgia on the occasion of the Russian Federation’s accession to the WTO. The main condition propounded by Georgia so that it would finally consent to Russia’s acces- sion to the organization is the introduction of its own or international control of customs check- points on the Russian border with Abkhazia and South Ossetia. Since Russia considers these two regions to be independent states, it therefore refused the demands put forward by Georgia. A conciliator – Switzerland – was eventually involved in bringing about a resolu- tion to this international dispute. Switzerland, in its turns, took into consideration the respective interests of each party and endorsed a draft agreement, which satisfied the concerns of both Russia and Georgia. The necessity to involve Switzerland as a conciliator arose due to the fact that Georgia was the final WTO member that had not given its approval for Russia’s accession to the organization and that, in order for this to happen, Russia re- quired Georgia’s consent. Given the successful experience of foreign countries in this respect, the increased use of conciliation as a means for conflict resolution in Ukraine would not only represent a significant step towards European standards, but it would also significantly free up the overburdened court system due to the fact that it would pre- sent greater competition for the latter approach to conflict resolution. In order to promote the increased use of conciliation in this country, it is necessary to encourage businesses to or- ganize and unite to defend their own interests. This initiative should come from businesses themselves, because such a development should give impetus to law firms and media- tion centers to unite and actively disseminate the practice of conciliation (mediation) to even the furthest reaches of our country.
Дайджест 59 піврічне видання | випуск #4 Foreigners’ entry В’їзд, перебування and stay in Ukraine: і робота іноземців: easy on paper but not головні аспекти. always in practice У U країнські нормативно-правові акти kraine’s main legal acts guaran- гарантують, що іноземці можуть tee that foreigners can enjoy same користуватися тими ж правами і rights and liberties as Ukrainian citi- свободами, що й українські гро- zens unless otherwise stipulated by мадяни, якщо інше не передбачено укра- Ukrainian legislation and international agree- їнським законодавством та міжнародними ments to which Ukraine is a party. договорами, учасником або стороною яких є Україна. Foreigners are considered to be individu- als who are citizens of any state other than Іноземцями вважаються особи, які Ukraine, in addition to individuals without citi- є громадянами будь-якого іншого дер- zenship (stateless persons). жави, крім України, а також особи без Foreign citizens do not lose their legal re- громадянства. lationship with their own country by remaining Іноземні громадяни не розривають outside of its boundaries. Such an individual правові відносини з його/її країною пере- is entitled to the protection and support of буваючи за її межами. Така людина має their own state. At the same time, during their право на захист і підтримку. Однак, під час stay in Ukraine, foreign citizens are under перебування на території України іноземні Ukrainian jurisdiction and are obliged to abide громадяни, перебувають під юрисдикцією by the applicable Ukrainian legislation con- України і зобов’язані дотримуватися укра- cerning foreigners. їнського законодавства, яке застосовуєть- All foreigners entering Ukraine for any ся для іноземців. purpose, as well as those leaving Ukraine Всі іноземці, які прибувають в Україну з or those in transit through the country, must будь-якою метою, виїжджають або ті, хто в possess a document confirming their citizen- дорозі, повинні мати документ, що підтвер- ship or status (for example, a passport for citi- джує їх громадянство або статус (напри- zens or a document identifying an individual клад, паспорт громадянина або документ, as a stateless person that is recognized by що визнається на Україну, який визначає Ukraine), in addition to insurance coverage особа без громадянства), і страховку, яка guaranteeing the payment of medical bills, if гарантує оплату медичних рахунків, якщо required. Foreigners are obliged to provide це необхідно. Іноземці зобов’язані надава- documents confirming their citizenship at the ти документи, що підтверджують їх грома- request of the Ukrainian authorities. дянство на прохання української влади. In relation to the foreigner’s purpose for Виходячи з мети прибуття, є деякі ви- visiting Ukraine, there are some legislative моги законодавства, які повинні бути ви- requirements that must be fulfilled by a for- конані іноземним фізичною особою або eign resident visiting Ukraine or by the inviting запрошує особою для дотримання закону. person in order to abide by the law. Найбільш частими цілями є бізнес, ро- The most frequent purposes indicated for бота, поїздки до родичів/друзів, туризм і visiting Ukraine are for business, for work, to т. д. І кожен згаданий випадок має свої visit relatives or friends, and tourism. There особливості як за документами так і само- are peculiarities with respect to each of these го процесу. separate mentioned cases in terms of the Українське законодавство передбачає supporting documents required and the re- рівні можливості з працевлаштування для quired process.
60 іноземних фізичних осіб, які шукають ро- Ukrainian legislation formally guarantees боту в Україну. Трудові відносини між ро- equal employment opportunities for foreign ботодавцем та іноземцями, що працюють individuals who are seeking employment in в українських компаніях і організаціях, ре- Ukraine. The employment relationship be- гулюються українським законодавством tween an employer and foreign individuals та міжнародними угодами, учасником або working for Ukrainian companies or organiza- стороною яких є Україна. tions is regulated by Ukrainian legislation and Якщо міжнародним договором, учасни- international agreements to which Ukraine ком або стороною яких є Україна, встанов- is a party. If an international agreement to лено інші правила, ніж ті, що встановлені which Ukraine is a party establishes rules that чинним українським трудовим законодав- differ from those established by applicable ством, то будуть правила такого міжнарод- Ukrainian employment legislation, then the ного договору будуть мати переважну силу. provisions of such an international agreement Для того щоб задовольнити трудові should take precedence. права громадян в Україну іноземці мають In order to enjoy employment rights in отримати дозвіл на роботу, яке видається Ukraine, foreign citizens must first obtain a в Державній службі зайнятості (відповід- work permit issued by the State Employment ний місцевий центр зайнятості – обласний Service (at the respective local employment центр зайнятості, у Києві та Севастополі, center, including the regional employment та в Автономній Республіці Крим). center in Kyiv and Sevastopol, or in the У той же час, слід зазначити, що іно- Autonomous Republic of Crimea). земні громадяни не можуть безпосе- At the same time, it should be noted that редньо звернутися до державного орга- foreign employees are not able to apply ну з метою отримання дозволу на роботу, directly for a work permit. The relevant ap- воно може бути видано лише за заявою plication form can only be submitted by a компанії-роботодавця. company, organization or foreign representa- Однак, слід зазначити, що у видачі або tive office (i.e. the prospective employers of продовженні дозволу на роботу може бути the foreign citizen) that has been officially відмовлено, якщо роботодавцем надана registered in Ukraine (in the case of obtaining неправдива інформація, або якщо трудо- a service card). вим договором з іноземним громадянином However, there are several cases in which передбачені умови праці гірше в порів- legislation stipulates that the state will refuse нянні з українськими працівниками, або to issue or prolong a work permit. This occurs роботодавець має заборгованість перед in the following instances: the documents sub- Центром зайнятості, або порушені терміни mitted with the application contain false infor- подачі документів, або якщо на момент mation; a labor contract provides lower stand- оформлення дозволу на працевлашту- ards for foreign employees in comparison to вання, іноземець відбуває покарання або those offered to Ukrainian employees; the перебувати під слідством і ін. employer has debts before the Employment Згідно з правилами, дозвіл на роботу Center; the inviting organization fails to meet може бути видано на термін до одного року the terms for filling documents; or the foreign- і може бути продовжено на той же період. er is currently serving time for criminal action В деяких випадках, дозвіл на роботу також at the time that the work permit is issued. може бути відкликана Центром зайнятості. According to existing regulations, work Використання праці іноземних грома- permits can be issued for a period of up to дян, без чинного дозволу на роботу, може one year and may be extended for the equiva- спричинити серйозні наслідки як для ком- lent period of time. The Employment Center панії так і іноземного працівника: компанія retains the right to revoke a work permit. буде зобов’язана виплатити штраф у від- The employment of foreign citizens who do повідності з українським законодавством not hold a valid work permit may have serious за кожного незаконно працевлаштованого consequences for both the company and the співробітника, а іноземний працівник може foreign employee. As a result, the company бути депортований. will be obliged to pay a fine in accordance with
Дайджест 61 піврічне видання | випуск #4 А у випадку з іноземним представ- Ukrainian legislation for every illegal employee ництвом, зареєстрованим на території while the foreign employee will be subject to України як потенційним роботодавцем deportation. іноземного громадянина, обов’язковою Current legislation stipulates that the work умовою для працевлаштування іноземного permit is the basis for obtaining a visa, reg- громадянина є отримання службової карт- istering your place of residents in Ukraine, ки в Міністерстві економічного розвитку і and the issuance of a temporary residence торгівлі України, яка має силу і аналогію certificate for the same period of time. дозволу на роботу. For foreigners who plan to stay in Ukraine Чинне законодавство передбачає, що on a temporary or permanent basis, they are дозвіл на роботу (службова картка) є під- obliged to adhere to not only employment ставою для отримання довгострокової law, but also immigration regulations. Indeed, візи, тимчасового виду на проживання і fulfilling all these requirements can be quite подальшої реєстрації місця проживання difficult due to the fact that, starting from last в Україну та той самий строк. year, there was a complete change in terms Ті іноземці, які збираються залишити- of immigration regulations in Ukraine. Major ся в Україну на тимчасовій або постійній changes concerned virtually all matters with основі, зобов’язані дотримувати не тільки respect to issuing visas for entering Ukraine трудове право, а й імміграційні правила. and transiting through its territory, as well as Виконання всіх вимог може бути досить the procedure for extending the stay, reducing важким завданням на поточний момент, the period for the temporary stay of foreign так як, починаючи з минулого року, в nationals and stateless persons in Ukraine, Україну були грунтовно змінені іммігра- and also the procedure for issuing temporary ційні правила. Істотні зміни торкнулися residence certificates, etc. видачі / отримання віз для в’їзду в Україну Therefore, in comparison to the previous та транзитного проїзду через її територію, rules, now the types of visas have also been порядок продовження перебування або reduced to just three, which are as follows: скорочення терміну тимчасового перебу- transit visa, short-term visa and long-term visa. вання іноземців та осіб без громадянства Obtaining a long-term visa is necessary if в Україну, а також порядок видачі тимча- the individual intends to obtain a temporary сових посвідок на проживання і т.д. residency certificate. Receiving such a visa Так, у порівнянні з попередніми прави- allow a foreigner to stay in the country for лами, тепер кількість видів віз скорочено longer than 90 days within a 180-day period, до трьох, а саме: транзитні, короткостро- and also permits the holder to easily move кові візи і довгострокових візи. across Ukraine’s borders during the specified Отримання довгострокової візи є period of his stay. обов’язковим, якщо людина має намір The new immigration regulations stipu- отримати тимчасову посвідку на прожи- late that the temporary residency certificate вання, який дозволяє перебувати на тери- can be obtained not only by employees of торії Україні більше 90 днів протягом 180, Ukrainian companies, but also employees of а також легко переміщатися через кордон representative offices of foreign companies протягом періоду перебування. operating in Ukraine, employees of branches Нові імміграційні правила надають мож- and representative offices of foreign banks in ливість отримання тимчасової посвідки Ukraine, participants in international techni- на проживання не тільки співробітниками cal assistance projects, employees of foreign українських компаній, але й співробітни- NGOs operating in Ukraine, representatives of ками представництв іноземних компаній в religious organizations located in Ukraine, and Україну, співробітниками філій і представ- other groups of foreign individuals based on ництв іноземних банків в Україну, учасника- existing international agreements with Ukraine. ми проектів міжнародної технічної допомо- In order to obtain a temporary residency ги, співробітниками іноземних громадських certificate, a foreign individual and his em- організацій, співробітниками релігійних ор- ployer must gather all the basic documents ганізацій в Україні , та інших іноземними according to a specific list (this includes the
62 фізичними особами, якщо це передбачено visa, work permit/service card, invitation, міжнародними угодами України. proof of the place of residence and registra- Для того щоб іноземець міг отримати tion, medical insurance, a certificate attest- тимчасову посвідку на проживання, необ- ing to the absence of any criminal convic- хідною умовою є збір і подача повного па- tions, etc.). They must also fulfill all the other кета документів, відповідно до переліку, як steps that are stipulated according to the new з боку іноземця так і з боку роботодавця regulations. (віза, дозвіл на роботу, запрошення, під- Neither Legal entities nor physical per- твердження місця проживання, медична sons have right to invite and receive foreign страховка , довідка про відсутність суди- individuals and stateless persons who have мості і т.д.), а також виконання всіх інших entered into Ukraine without any legal basis, дій, передбачених правилами. or who have lost any legal basis for staying Юридичні та фізичні особи не мають further in Ukraine. Moreover, it is illegal to права запрошувати і приймати іноземних render any services, rent an apartment, lease громадян та осіб без громадянства, які or sell cars, etc. to such foreigners. в’їхали в Україну без будь-яких правових Ukrainian legislation indicates that foreign- підстав, або втратили підстави для подаль- ers, as well as the legal entities or physical шого перебування в Україні. Незаконним persons that invited them, shall be legally є також і надання таким іноземцям будь- liable for any violations of immigration, em- яких послуг, здавання в оренду квартири, ployment or tax legislation. автомобіля і т.д. In the case that the foreigner has violated Українське законодавство передбачає any regulation of Ukrainian employment leg- відповідальність за порушення імміграцій- islation (whether this be of an administra- ного, трудового податкового законодав- tive or criminal nature), the Internal Affairs ства як юридичними особами так і фізич- Authority and the State Custom Authority can ними особами. decide to cancel the permitted term for such У разі порушення іноземцем яких вимог an individual’s visit or else deny their further законодавства (якщо це не адміністративна entry into Ukraine. Then the foreigner shall або кримінальна відповідальність) відпо- be obliged to leave Ukraine on or before the відний державний орган може прийняти рі- date indicated in each respective decision. шення про скасування дозволеного терміну Any decision taken by the Internal Affairs перебування такого іноземця або відмовити Authority and the State Custom Authority у в’їзді в Україну. Іноземець зобов’язаний may be appealed in court. виїхати з України не пізніше дати, зазна- Therefore, taking into account the exist- ченої в такому рішенні. Рішення такого дер- ence of different types of liability for breaches жавного органу може бути оскаржене в суді. of either immigration law or of employment Таким чином, беручи до уваги наявність and tax regulations, applicable to both foreign різних видів відповідальності за порушення individuals and the inviting party, all parties імміграційного, трудового податкового за- have to be quite careful. Moreover, the new конодавства, як іноземці так приймаюча rules are still not properly coordinated with all сторона повинні бути дуже обережні при internal normative acts, so the government дотриманні вимог законодавства. Крім того, authorities will continue to issue new clarifica- слід враховувати, що не всі нові правила tions and letters . належним чином узгоджені з усіма іншими Due to the fact that many individuals and чинними нормативно-правовими актами, companies find it to be really difficult for a for- тому державні органи все ще видають від- eign national or inviting party to properly do повідні положення, роз’яснення та листи. everything that is required of them or that it is У разі якщо іноземцю або приймаю- not possible to monitor the latest developments чій стороні дійсно важко виконати всі на- and changes, at our company, we strive to do лежним чином, або простежувати останні our best in terms of supporting you and achiev- зміни, ми завжди готові надати підтримку ing an optimal solution and result. і знайти оптимальне рішення для досяг- нення потрібного результату.
Дайджест 63 піврічне видання | випуск #4
Закон праці вкрай не справедливий, але вже таким він створений, і змінити його неможливо: чим більше радості працівник отримує працюючи, тим більше грошей йому платять за працю. Янкі з Конектикута при дворі короля Артура Марк Твен “Labor law is extremely unfair, but certainly this is how it was created and it cannot be changed: the greater the joy a laboring worker receives, the more money he is paid for his labor.” A Connecticut Yankee in King Arthur’s Court by Mark Twain
Звільнити не можна помилувати c.67 Important points on the issue of job dissmisal p.67 Посадові інструкції – бюрократія чи інструменти управління персоналом?.......................................................c.73 Job description are the bureaucracy or tools for HR management? .........................p.73 Що новий кодекс нам готує – покращення чи ризик нам чатує?.........c.77 What does the new Labor Code have in store for us – an improvement or risk? p.77
Дайджест 67 піврічне видання | випуск #4 Звільнити не можна Important points on the помилувати issue of job dissmisal З J вільнення – це нерідко досить делі- ob dismissal is often a rather sensi- катний і болісний процес для обох tive and painful processfor both of the його сторін. Часто роботодавців parties involved. Employers are often малюють як якихось «монстрів», pain te dout to be like “monsters” that які тільки й думають, як безпідставно only spend time thinking up ways to fire an звільнити співробітника, але на перешкоді employee without reason ablegrounds, but таким діям стоїть КЗПП, який стіною за- there are actually measures in place to serve хищає права працівників. as a barrier to such actions: it is the Labor Code, which protects workers’ rights. З іншого боку, деякі категорії праців- On the other hand, some categories of ників настільки захищені, що, навіть ма- personnel are so well protected that even if ючи серйозні підстави, роботодавець не the employer has serious reasons for want- має права їх звільнити. Таким чином, по- ing to fire them, it does not have the right рушується баланс інтересів працівника і to do so. In this way, the balance between роботодавця. Що ж робити роботодавцю, the interests of the employee and those of якщо «монстром» виявився співробітник? the employer are disturbed. What should an Далі ми розглянемо деякі ситуації, при employer do in the case that the so-called яких звільнення з ініціативи роботодавця “monster” is actually one of its staff mem- або неможливе, або пов’язане з певними bers? Further in this article, we shall consider труднощами. several situations in which it is either impossi- Одна з найбільш соціально захищених ble for the employer to dismiss the employee Кодексом законів про працю Україні ка- or when the process involved in doing so is тегорій – це жінки, а точніше вагітні жін- fraught with difficulties. ки, жінки, які мають дітей до трьох років, One of the categories of workers that а також матері-одиначки при наявності enjoys the most social protection under the дитини до 14 років або дитини-інваліда. current Labor Code of Ukraine is women Звільнення даної категорії жінок з ініці- and specifically pregnant women, women ативи роботодавця допускається лише who have children under the age of three, у випадку повної ліквідації підприєм- and single mothers who have one or more ства, і те із зобов’язанням подальшого children who is under 14 or else is disa- працевлаштування. bled. The employee is only permitted to dis- Підтвердити статус вагітної жінки або miss this category of women in the case жінки, яка має дитину до трьох років, не that the company is entirely liquidated, and складає особливих труднощів. У першо- even then, the employee still holds obliga- му випадку – це довідка від лікаря, а на tions in terms of providing her with further більш пізньому терміні – лікарняний лист employment. по вагітності та пологах; в другому випад- It is not difficult to confirm the status of a ку – свідоцтво про народження дитини. pregnant woman or a woman who has a child Труднощі можуть виникнути при визна- under the age of three. In the first case, what ченні статусу матері-одиначки, оскільки в is required is a doctor’s certificate and, when нашому законодавстві існує кілька визна- she is in the later stages of her pregnancy, чень цього поняття в залежності від при- such documents can include a sick leave значення, тобто для соціальних гарантій certificate for maternity leave. In the second при прийомі на роботу і захисту від звіль- case (for a woman with a child under 3), this нення або для надання додаткової соці- can be verified by presenting the relevant альної відпустки. Тему відпустки ми в цій birth certificate(s).
68 статті не торкаємося, а тому зосередимося However, difficulties may arise in deter- на визначенні поняття мати-одиначка для mining the status of single mothers due to the надання соціальних гарантій. fact that our legislation contains several defi- Так, матір’ю-одиначкою може вважа- nitions of this concept, depending on different тися жінка: contexts – for instance, for the purposes of 1) Жінка, яка не перебуває у шлюбі і у social security provisions upon being hired, свідоцтві про народження дитини відсут- for the purposes of protecting such women ній запис про батька дитини, або запис from being dismissed and concerning the pro- про батька зроблено за вказівкою матері. vision of additional social leave. We will not Якщо запис про батька зроблено зі слів touch upon the topic of vacation in this article, матері, до свідоцтва про народження дити- but instead focus on defining the concept of ни додається довідка, що це підтверджує, a single mother for the purposes of providing з Відділу реєстрації актів цивільного стану. her with social guarantees. 2) Вдова. Документами, що підтвер- Thus, a single mother can be deemed as джують, в цьому випадку буде свідоцтво follows: про народження дитини і свідоцтво про 1) A woman who is unmarried and whose смерть чоловіка. child’s birth certificate does not indicate the 3) Жінка, яка виховує і утримує дитину identity of the child’s father, or if there is no сама. Це найбільш неоднозначна катего- record of the father submitted by the mother. рія, оскільки жінці необхідно довести, що If a record about the child’s father is based on вона не тільки виховує дитину без батька, the testimony of the mother, then a support- а й утримує його теж самостійно. Чіткого ing statement from the Department of Civil переліку необхідних документів немає. Registration (Vital Statistics Office) should Що ж у такому випадку може служити до- accompany the child’s birth certificate. казом? Наприклад, довідка з Управління 2) A widow. The documentary evidence in праці та соціального захисту населення this case should be comprised of the child’s про присвоєння жінці статусу матері-оди- birth certificate and the death certificate of начки або постанова суду про позбавлення her spouse. батька батьківських прав. 3) A woman who is bringing up and fi- Парадокс полягає в тому, що дана кате- nancially supporting her child by herself. горія жінок настільки захищена законом, This is the most ambiguous category, be- що безкарно може здійснювати непорядні cause the woman must prove that she is not вчинки, такі як: систематично не виконува- only raising her child without a father, but ти посадові обов’язки, спізнюватися, про- also that she is the sole provider of that child. гулювати, бути в нетверезому вигляді на There is no clear list of the documents that роботі, або під дією наркотиків. Навіть за are required in order to prove this. Thus, it is вчинення крадіжки роботодавець не має currently unknown just what documents may права звільнити таку співробітницю. Так, be considered as evidence of these facts? наприклад, жінка, яка працює продавцем For example, it could be a certificate from the у продовольчому магазині, знаючи про Department of Labor and Social Security that свою захищеність, регулярно здійснювала confers this woman status as a single mother дрібні крадіжки товару, прикриваючись or else a court order that deprives the child’s своєю вагітністю. father of his parental rights. Деякі роботодавці встановлюють ви- The irony is that the category of women пробувальний термін для даної категорії outlined above enjoys so much protection працівників, оскільки вони не входять до under the law that she can easily get away переліку осіб, окреслений в ст.26 КЗПП, with engaging in inappropriate behavior, such яким забороняється встановлювати ви- as systematically failing to carry out her of- пробувальний термін. Так, вагітним жін- ficial duties or performing them inadequately, кам, жінкам, які мають дитину до трьох coming to work late, skipping work, exhibit- років, а також матерям-одиначкам не за- ing drunkenness in the workplace or working боронено встановлювати випробувальний under the influence of drugs. An employee термін. Але, з іншого боку, звільнення за does not have the right to dismiss such an
Дайджест 69 піврічне видання | випуск #4 результатами випробувального терміну employee even in the case that she has com- розглядається як звільнення з ініціативи ро- mitted theft. For example, upon learning about ботодавця. А, оскільки, статтею 184 КЗПП her extreme level of social security, such a встановлено заборону на звільнення за woman, while working as a salesperson in ініціативою роботодавця, то звільнити за не a grocery store may regularly get away with проходження випробного терміну дану ка- pilfering goods, while taking advantage of her тегорію роботодавець також не має права. special protected status as a pregnant woman. Оптимальний вихід на сьогоднішній день, Some employers establish a probationary який зведе нанівець ризики судових роз- period for this category of workers, since they глядів – це домовитися зі співробітником are not included in the list of those outlined розлучитися за угодою сторін. in Article 26 of the Labor Code, for whom it Хочемо звернути увагу на статтю 28 is prohibited to introduce a probation period. КЗПП, до якої часто роботодавці став- That’s right – for pregnant women, women ляться досить легковажно, вважаючи, що with children under three years old and single вказавши в наказі і трудовому договорі ви- mothers, employers are permitted to stipulate пробувальний термін, можна без проблем a probation period for such new personnel. звільнити співробітника,який не сподобав- However, on the other hand, the employee’s ся, як того, який не пройшов випробуваль- dismissal at the end of the probation period ний термін. Насправді працівник з легкістю is regarded as a termination initiated by the може оскаржити в суді таке звільнення, employer. But due to the fact that Article 184 якщо не буде належно оформлених до- of the Labor Code prohibits their dismissal at кументів. Для початку факт випробуваль- the employer’s initiative, it can also be inter- ного терміну необхідно закріпити в наказі preted that the employer is actually not enti- про прийом на роботу і трудовому договорі tled to dismiss an employer in this category (якщо такий підписується), причому з цим for failure to successfully pass the probation фактом співробітник повинен бути озна- period. The optimal solution nowadays, which йомлений під підпис. Крім того, необхідно would nullify the risks of litigation, is to negoti- співробітника письмово ознайомити з його ate with the employee so that she leaves the посадовими обов’язками, з правилами вну- company by mutual agreement. трішнього трудового розпорядку, техніки It is worth drawing attention to Article 28 of безпеки. Найкращим варіантом буде на- the Labor Code, which employers frequently явність плану роботи на випробувальний fail to take seriously, considering that if a pro- термін, в якому будуть фіксуватися терміни bation period is specified in the employment і якість виконуваної роботи. У разі незадо- contract, they can easily dismiss those who вільного виконання роботи можна скласти they do not like and those who did not suc- відповідний акт, а також докласти письмове cessfully pass the probation period. In fact, пояснення співробітника про причини неза- the worker can easily challenge the dismissal довільної роботи. Подібні документи будуть in court in the case that the respective docu- служити незаперечним доказом незадо- ments have not been properly drawn up. вільного проходження випробувального To begin with, it is necessary to include the терміну і причиною подальшого звільнення. fact that there is a probation period in both На жаль, невідповідність співробітника кор- the order on the hiring of an employee and поративній культурі компанії, її цінностям, the employment contract (if one is signed), особистісні якості співробітника не зафік- and the employee should be made aware суєш ні в планах, ні в актах. Тому такі речі of this fact before it is signed. In addition, краще перевіряти до прийому на роботу, the employee should become acquainted що може зробити досвідчений рекрутер with his official duties in writing, along with на різних етапах співбесід. А якщо так уже the relevant internal labor regulations and сталося, що невідповідність працівника по safety regulations. The best option is to have особистісним якостям виявилася в процесі a concrete work plan for the period of the роботи, то знову ж таки, для мінімізації ри- probationary period, which should specify зиків краще домовитися із співробітником the specific timing and quality of the work to розлучитися за угодою сторін. be performed. In the case that the employee
70 Багато керівників вважають, що звіль- has inadequately performed her work, the нення за угодою сторін – це дуже небез- employer can draft a document and make печна і негарна стаття. Насправді, у ви- the employee give a written explanation as падку оформлення розірвання трудових to the reasons for such an unsatisfactory per- відносин за угодою сторін виграють обидві formance. These documents should serve as сторони. Якщо роботодавець має твердий conclusive evidence about the unsatisfactory намір розлучитися зі співробітником, то completion of the probation period and the підписавши заяву та/або угода про розі- reason for the employee’s subsequent layoff. рвання трудового договору, співробітник Unfortunately, however, any mismatch be- позбавлений права передумати і відкли- tween the corporate culture and the values кати його, на відміну від звільнення за and personal qualities of the employee are власним бажанням. Крім того у робото- not stipulated in any documented plans or давця немає зобов’язання виплачувати regulations. It is for this reason that it is best вихідну допомогу, як деякі помилково ду- to check out such things in advance of of- мають, але є таке право при бажанні. Не fering anybody employment, which can be так давно, якщо співробітник мав намір done by an experienced recruiter at various ставати на облік у центр зайнятості, то stages of job candidates’ interviews. And if йому однозначно вигідніше було звіль- it just so happens that, during the course of нитися за згодою сторін, оскільки він міг one’s work, the employee’s personal qualities набагато раніше почати одержувати допо- prove to be unsuitable for the position, it is могу з безробіття. Однак з приходом гло- once again advisable to minimize the risks by бальної економічної кризи до Закону про negotiating with the employee that she leave загальнообов’язкове державне страху- upon reaching a mutual agreement. вання на випадок безробіття були внесені Many managers perceive dismissing an зміни, і тепер для працівника абсолютно employee on the basis of mutual agreement немає ніякої різниці за власним бажанням between the parties is actually a rather risky або за угодою сторін він звільнився – до- and ugly practice. But in fact, when the termi- помога починає виплачуватися з 91 кален- nation of employment is formalized by mutual дарного дня. Не варто шукати в записі про agreement, this holds benefits for both par- звільнення за п.1. ст.36 КЗПП якийсь та- ties. If an employer is determined to part with ємний сенс або приховані негативні статті. its employee, then upon signing a statement Учасниками трудових відносин є обидві and/or agreement to terminate the employ- сторони, і обидві сторони мають право ment contract, the employee is denied the вирішувати, чи продовжувати такі стосун- right to change his mind and withdraw his ки чи ні. Не тільки роботодавцю може не resignation, as opposed to the situation when підійти співробітник, співробітнику також the employee decides to leave the company може не сподобатися корпоративна куль- according to his own will. In addition, the тура компанії, відносини, що склалися, ре- employer is not obligated to pay the departing альні функціональні обов’язки і т.п. Якщо employee severance pay, as some mistak- як роботодавця при прийомі на роботу enly think; however, the employer does still Вас буде бентежити ця стаття, то варто have the right to do so should it desire. Not вислухати обидві сторони: поговорити про so long ago, if an employee wanted to regis- реальні причини звільнення з кандидатом ter for unemployment benefits at the employ- і підняти це питання під час збору реко- ment center, it was definitely more advanta- мендацій від попереднього роботодавця. geous for him to leave by mutual agreement На сьогоднішній день існує думка, що by the parties due to the fact that he could до «незручної» категорії працівників, яких then start to receive unemployment benefits при виникненні неприємних обставин, much earlier. However, when the global eco- складно буде звільнити, належать також nomic crisis began several years ago, some інваліди. Насправді інваліди не настільки amendments to the Law on Compulsory State захищені, як категорія жінок, про яких ми Unemployment Insurance were made and писали раніше. Так, існує зобов’язання у now, for the employee, there is absolutely no роботодавця дотримуватися нормативів difference whether he has left the company
Дайджест 71 піврічне видання | випуск #4 робочого місця для інвалідів, але якщо on mutual terms or whether he has resigned прийнятий на роботу інвалід виявився – either way, the unemployment allowance п’яницею, злодієм, дебоширом, роботода- period will only begin starting on the 91st вець не зобов’язаний його покірно терпіти calendar day after terminating employment. так, як соціально захищених жінок. Його According to Paragraph 1 of Article 36 of the можна звільнити за відповідною статтею. Labor Code, there is no point in searching for Ті деякі пільги для інвалідів, які встанов- some secret meaning or hidden negative ar- лені чинним трудовим законодавством ticles in the records of dismissal. Both parties України, стосуються більшою мірою права are participants in the employment relation- на більш тривалу щорічну відпустку, права ship and both sides have the right to decide на додаткову відпустку без збереження whether or not to continue this relationship. заробітної плати. It is not only the case that the employee may Ретельно зважувати всі наслідки необ- not be suitable to the employer, but it may хідно також, якщо звільняється директор. also occur that the employee may not ap- У даній ситуації проблема виникає не в preciate the corporate culture, the relation- плані захищеності трудовим законодав- ship that has been established, the real work ством, а в плані дотримання всієї бюро- responsibilities entailed in the job, etc. If, кратичної процедури, яка може вплинути as an employer, this article is disturbing to на працездатність компанії. Необхідно you upon hiring a new employee, you should пам’ятати, що звільняти керівника ком- listen to both sides: inform the job candidate панії повинен той орган, який його на- about the real reasons for an employee’s dis- ймав. Тобто для звільнення Директора missal and raise the issue during the course Товариства з обмеженою відповідальніс- of collecting recommendations from previous тю, крім документів, що підтверджують employers. правомірність звільнення з тієї чи іншої To date, there exists the perception that статті, обов’язкова наявність Протоколу such physically disabled persons belong to зборів засновників, а для Голови правлін- the “inconvenient” category of workers, who ня Акціонерного товариства – Протокол are difficult to dismiss in situations where зборів акціонерів. Крім того, необхідно there are unpleasant circumstances for the обов’язково пройти процедуру перере- business. However, in fact, people with dis- єстрації у міськадміністрації, управлін- abilities do not enjoy as much social security ні статистики, податкової адміністрації, as women workers, about whom we wrote переоформити право підпису в банку. earlier in this article. Yes, it remains true that Якщо є можливість спланувати терміни employers are obligated to comply with a передачі влади між директорами, то кра- certain number of job positions held for disa- ще вибрати час, вільний від необхідності bled persons, but in a situation where such подавати звітність в державні інстанції. an employee ends up being a drunkard, a Справа в тому, що в день звільнення thief ora brawler, the employer is not obliged старий директор втрачає права підпису. to submissively endure such people as is the Не дивлячись на те, що новий директор case with the social security offered to women набуває право підпису з дня вступу на employees. According to the respective arti- посаду згідно з протоколом, можуть ви- cle of the Labor Code, such a person can be никнути деякі заминки з боку податкових dismissed. The few benefits that are allowed органів. Наприклад, на практиці бували to disabled persons, as established by the випадки, коли інспектор відмовлявся при- current labor legislation of Ukraine, largely ймати звіт за підписом нового директора, concern the right for longer annual leave and оскільки у нього в базі зареєстрований ще the right to additional leave without pay. старий директор. Вирішити таку ситуацію It is also worth weighing all of the conse- можна, пред’явивши інспектору протокол quences in the case that the director of the зборів засновників (акціонерів) про зміну company is dismissed. In this situation, the директорів. problem that arises is not particularly linked
72 У будь-якому випадку, складно за- to social security under existing labor laws, здалегідь передбачити, як з часом скла- but rather compliance with all the bureaucrat- дуться стосунки у компанії і співробітника. ic procedures that can affect the company’s Тому варто грамотно з самого початку performance. It is worth noting that, in that оформити всі документи, щоб не було case that the CEO is to be dismissed, this is потім «нестерпно боляче». something that must be handled by the same body that hired him. In other words, in order to dismiss the director of a limited liability company, in addition to documents confirm- ing the legality of the dismissal according to a certain article, it is also necessary to have the minutes from the founders’ meeting. When it comes to dismissing the chairman of the board of a joint-stock company, the minutes of the shareholders’ meeting are required. In addition, it is necessary for the company to go through the re-registration process at the city administration, the sta- tistics division and the tax administration, as well as re-registering the relevant signatories at the bank. If it is possible to arrange the dates for transferring power between the outgoing and incoming directors, it is best to choose a time when the company is relatively free in terms of the need to submit reports to any state agencies. The fact is that, on the very day that the old director is dismissed, he effectively loses his signing authority. Despite the fact that the new director will be handed signing authority upon acceding to this position, in accordance with the meeting minutes, there still may be some degree of hesitation on the part of the tax authorities. For example, in practice there have been occasions when the inspector has refused to accept any reporting that has been signed by the new director, since the information contained in his database still lists the former director. This situation can only be resolved upon presenting the inspector the minutes from the founders (shareholders) meeting regarding the respective change in the com- pany’s directors. In any case, it is difficult to foresee in ad- vance how relations between the company and the employee will eventually develop. Therefore is worth, right from the outset, prop- erly filling out all of the documents so that is will not be “excruciatingly painful” later on.
Дайджест 73 піврічне видання | випуск #4 Посадові інструкції – бюрократія Job description are чи інструменти the bureaucracy управління or tools for HR персоналом? management? С A еред роботодавців на ринку mong the employers existing on України існують прямо протилежні the Ukrainian market, one will find думки щодо створення посадових opposing views with respect to the інструкцій, положень про підрозділ drafting of job descriptions and regu- та інших внутрішніх документів. lations about its departments (units), as well as other internal documents. Одні компанії розглядають такі регулю- ючі документи як зайву бюрократію, інші Some companies look upon such regula- використовують їх як управлінські інстру- tory documents as elements of excessive менти для керівництва персоналом. bureaucracy, while other companies tend to Практично всі іноземні компанії та use documents as administrative tools for the представництва практикують створення purposes of managing staff. подібних документів, у той час як укра- Almost all foreign companies and repre- їнські компанії, в більшості випадків, не sentative offices are in the practice of draft- розробляють посадові інструкції. Виняток ing such documents, while, in most cases, становлять великі українські компанії, які Ukrainian companies tend not to develop job змушені створювати внутрішні докумен- descriptions. One exception to this rule can ти, щоб регламентувати і впорядкувати be found in major Ukrainian companies, which роботу підрозділів. are necessitated to create such internal docu- Дійсно, посадові інструкції є чудовим ін- ments in order to regulate and streamline the струментом для побудови ефективних біз- work of their individual departments (units). нес-процесів, підвищення продуктивності Undeniably, job descriptions constitute an роботи персоналу, спрощення процесу excellent tool for companies to build effective впровадження локальних інформаційних business processes, to increase staff produc- і великих ERP-систем. У даній статті ми б tivity, to simplify the process of implementing хотіли розглянути ставлення до посадових local informatics and major ERP-systems. інструкцій з точки зору вимог трудового This article considers the relationship with законодавства і з точки зору ризиків, які the job description in view of the require- несуть компанії у зв’язку з наявністю або ments of existing labor legislation and also відсутністю посадових інструкцій. in terms of the risks that are incurred by a На сьогоднішній день в нормативних company due to the presence or absence of актах України не існує директивної вка- job descriptions. зівки на те, що посадові інструкції повинні At present, regulatory documents in розроблятися на кожного співробітника. Ukraine offer no guidance to the effect that in- Виняток становить Довідник кваліфіка- dividual job descriptions should be developed ційних характеристик професій праців- for each employee. The exception to this is ників, який поки що не зареєстрований в the Reference Guide to the Qualifications of Міністерстві юстиції (Випуск 1 «Професії Workers’ Professions, which have still not керівників, професіоналів, фахівців та тех- been registered with the Ministry of Justice нічних службовців, які є загальними для (Issue 1 “The professions of managers, pro- всіх видів економічної діяльності»), затвер- fessionals, specialists and technical staff,
74 джений наказом Міністерства праці та со- which are common to all types of economic ціальної політики України від 29.12.2004 р. activity”), approved by the Ministry of Labor № 336 (далі – Довідник). Відповідно, є пра- and Social Policy of Ukraine Decree no. во вважати не обов’язковим розробку по- 336, dated December 29, 2004 (herein- садових інструкцій. after referred to as the Reference Guide). Однак, з іншого боку, роботодавцю по- Accordingly, companies have the right to трібно регулювати трудовий процес ко- consider the drafting of job descriptions as a лективу. Посадові інструкції повинні опи- non-compulsory activity. сувати прямі обов’язки фахівця, сферу However, on the other hand, employers його компетентності та відповідальності, do indeed need to introduce changes in the критерії оцінки ефективності його роботи, working process of their respective staff body. взаємозв’язок між різними підрозділами в Job descriptions should include a description компанії. І якщо все це в них відображено, of the direct responsibilities of an individual- і що не мало важливо, відповідає реаль- company employee, the scope of his compe- ному стану речей, то компанія отримує tence and responsibility, and the criteria for в руки відмінний інструмент управління evaluating the effectiveness of his work, as персоналом, значно полегшує вирішення well as the relationship between the different багатьох кадрових проблем. departments (units) within the company. If all Для працівника хороша посадова ін- of these details are reflected in this document струкція – це настільна книга по його що- and, equally as important, if this information денній роботі. У ній чітко прописано, що, really corresponds to the actual state of af- коли і в якому обсязі він повинен робити, fairs, then the company effectively receives за що він отримує заробітну плату і за що an excellent tool for managing its person- в деяких випадках може бути покараний. nel, which greatly facilitates the resolution of Посадова інструкція для нового праців- many HR-relatedissues. ника – своєрідний «Навігатор» по компанії, From the employee’s perspective, a well- і, якщо він буде чітко слідувати у вказано- written job description is like a reference book му напрямку, то зможе самостійно досягти that he can use in his day-to-day functions. необхідного результату. This document clearly spells out exactly what Багато роботодавців відмовляються від should be done, when and to what extent it підписання посадової інструкції, оскільки should be done, clarifying what specifically вважають, що вона захищає інтереси тіль- he receives his salary for and, in some cases, ки співробітника. Адже працівник розуміє, for what activities (or inactivity) he may be що нічого іншого, крім того, що зазначено reprimanded. в посадовій інструкції, він робити не по- For a new employee, the job description винен (стаття 31 КЗПП передбачає, що also serves as a kind of “navigator” in relation роботодавець не має права вимагати від to the company and, should he closely follow працівника виконання роботи, не обумов- the job details laid out in this document, he леної трудовим договором), а якщо і буде should be able to independently achieve the виконувати, то за додаткову плату. При result that is required of him at work. цьому роботодавці часто забувають, що The fact is that, at present, many employ- даний документ також захищає і компанії ers refuse to sign off on a job description due від недисциплінованих і некваліфікованих to the fact that they think that it only protects працівників. Посадова інструкція просто the employee’s own interests. After all, the необхідна, якщо керівнику знадобиться employee realizes that he is not obligated залучити працівника до дисциплінарної to do anything other than those tasks that відповідальності, наприклад за невико- areindicated in the job description (Article нання своїх функціональних обов’язків, 31 of the Labor Code of Ukraine stipulates адже погодьтеся, що не можна карати за that the employer does not have the right to те, чого, по суті, не існує. require an employee to perform any work that Останнім часом багато працедавців is not outlined in the employment contract), зіткнулися з тим, що захищати свої пору- and that if he does perform such work, then шені права працівники стали в судовому it should be done for an additional fee. At the
Дайджест 75 піврічне видання | випуск #4 порядку. Суд стає головним рішенням як same time, employers often forget that this звільнення за невідповідність займаній document also serves to protect the company посаді, так і за порушення внутрішнього from employees who prove to be undisci- трудового розпорядку. plined and/or unqualified.The job description Всі ми прекрасно знаємо, що КЗПП proves to be simply indispensable in cases передбачає вичерпну кількість підстав where the company’s management needs to для звільнення працівника з ініціативи bring an employee to disciplinary action, such роботодавця. І якщо правомірно звільня- as when an employee fails to perform his ти за прогул роботодавці навчилися, то functional responsibilities. After all, how can формулювання «у зв’язку з невиконанням the employer ultimately enforce any penalties посадових обов’язків» або «невідповід- for such things that, in fact, do not exist (i.e. ність займаній посаді» часто застосовують if they have never been set down on paper)? невірно. Вірніше застосовують, не маючи As of recent, many employers have been для цього законних підстав. challenged with a new problem: many em- Адже як довести на словах, що мене- ployees (and former employees) are now fil- джер з маркетингу погано справляється ing legal proceedings against their employers зі своїми професійними обов’язками, а in order to protect themselves agains twhat менеджер з продажу погано продає в за- they consider to be a violation of their rights кріпленому за ним регіоні? Без наявності as workers. The court is becoming important письмових доказів, компанії буде дуже in making major decisions such as those con- складно довести в суді дотримання вимог cerning an employee’s dismissal due to being законодавства в момент звільнення пра- unfit for a particular position or for violating цівника. Якщо ж ми висунемо посадову internal labor regulations. інструкцію, в якій буде чітко прописано, We are all aware that the Labor Code of що і як повинен працівник виконувати, Ukraine provides acomprehensive list of rea- то питання вирішиться саме собою. При sons that an employer may justifiably dismiss цьому не варто забувати, що з інструкцією an employee. In the case that an employee працівник повинен бути ознайомлений is lawfully dismissed for absenteeism, for in- під підпис. Адже не даремно говорить на- stance, many staffers and managers have родна мудрість: «Що написано пером, не learned and use the phrase “in connection вирубаєш і сокирою». with the failure to perform official duties” or В іншому випадку, якщо в суді робото- “due to being unfit for the position”, but these давцю не вдасться довести свою правоту, expressions are often used incorrectly in this то його зобов’яжуть не тільки відновити context. In other words, such measures are співробітника на роботі, але і виплатити used without any actual lawful grounds for йому всі належні суми (середній заробі- such practice. ток за час вимушеного прогулу, моральну After all, how is it possible toliterally prove шкоду і т.д.). that the marketing manager has poorly coped Відповідно, посадові інструкції захи- with his professional duties and that the sales щають інтереси обох сторін, підвищують manager is not doing a good job with sales in ступінь дисципліни в компанії, збільшують the region that he is responsible for? Without ефективність роботи співробітників, а та- any written evidence to support its claims, it кож гарантують роботодавцю можливість will be very difficult for a company to prove in звільнення співробітників, які не викону- court that it was observing existing legal re- ють свої обов’язки, без наступних судових quirements at the time that the employee was ризиків. dismissed. On the other hand, if the employer is able to produce a job description, which clearly states what the employee should do and how he should do it, this question is ef- fectively resolved in its own. At the same time, we should not forget that the job description must also be acknowledged by obtaining the employee’s signature. It is not in vain that the
76 proverb says, “What is written with a pen, is not cut down with an ax”. Otherwise, if the employer is not able to prove that he is in the right during court pro- ceedings, he will then be obliged to not only reinstate the employee as part of its work- force, but also pay him all of the required amounts owing (remuneration for the average earnings for the period that he was neces- sarily not coming to work, compensation for moral damage, etc.). Based on the above provided informa- tion, it is clear that the job description is actu- ally designed to protect the interests of both sides, to improve the degree of discipline within the company, to increase employee productivity, and to ensure that the employee has the possibility to dismiss staff members who fail to perform their duties without sub- sequently facing any legal risks.
Дайджест 77 піврічне видання | випуск #4 Що новий кодекс What does the new нам готує – Labor Code have покращення чи in store for us – an ризик там чатує? improvement or risk? П T очаток 2012 року викликав по- he beginning of 2012 has triggered жвавлення та активне обгово- a revival and a more active discus- рення прийняття нового Кодексу sion about the new Code of Laws Законів України про Працю (тут of Ukraine on Labor, as well as its та далі КЗПП). adoption (hereinafter referred to as the “Labor Code”). Експерти та урядовці впевнені, що новий КЗПП України буде прийнятий Experts and officials are confident that the Верховною Радою в другому читанні та new Labor Code of Ukraine will be passed by затверджений Президентом України ще the Verkhovna Rada (Parliament) upon sec- в 2012 році. Зважаючи на проходження ond reading and that it will be approved by the проекту при першому читанні в Верховній President of Ukraine in 2012. Considering that Раді, навряд чи урядовці внесуть суттєві this draft legislation has already passed at first зміни до поточного варіанту Кодексу, а reading in the Verkhovna Rada, it is unlikely that отже ми можемо вже зараз розглянути officials will introduce anysignificant changes зміни та оцінити вплив нового Закону на to the current version of the Labor Code and, діяльність компаній. therefore, already now we can consider the Основні принципи, на яких побудова- changes that have been made to date and to ний Трудовий Кодекс України, залишись assess the impact that this new legislation will незмінними. Держава піклується та за- have on companies in Ukraine. безпечує право на працю, працевлашту- The basic principles upon which the Labor вання, відповідальність роботодавців і Code of Ukraine is founded essentially remain працівників, контроль за дотриманням unchanged. The State shall promote and en- праці та інше. Змінилися деякі механізми sure the right to work andto secure employ- взаємодії під час трудових відноси і най- ment, and the responsibilities of employers and більш вагомі зміни відбулися у частинах: employees, as well as monitoring to ensure прийому на роботу, надання відпусток, compliance with labor provisions and so on. звільнення і т.д. В загалі, новий Кодекс What has changed are some of the mecha- являє собою поєднання Кодексу про nisms of interaction during the course of the працю, Закону про відпустки, Інструкції employment relationship, while the most sig- про відрядження, нормативних актів, які nificant changes have occurred in terms of the регулюють підсумований облік робочого hiring of new employees, granting leave, dis- часу і т.д. Наявність одного законодав- missal, etc. In general, the new Labor Code чого акту, який регулює відносини між constitutes a combination of the original Labor роботодавцем та працівником звичайно Code, the Law on holidays, Instructions for busi- полегшить роботу юристів, бухгалтерів та ness trips, normative regulations governing інспекторів по кадрам, які повинні орга- employees’cumulativeattendance at work, etc. нізовувати обіг документів між компані- Of course, the existence of a legislative act that єю та її працівниками. З іншої сторони, governs the relationship between employer and наявність єдиного джерела інформації employeeexpedites the work required of law- є також перевагою і для співробітників, yers, accountants and inspectors with respect яким буде легше відслідковувати дотри- tothose staff members charged with the task мання своїх прав. of organizing the circulation of the necessary
78 Чому ж тоді, новий Трудовий Кодекс documents between the company and its employ- України викликав занепокоєння з обох ees. On the other hand, the fact that there is a сторін. Розглянемо в нижченаведеній та- single source of information is also an advantage блиці найбільш критичні зміни, які повинні for employees, who will find it easier to monitor бути вріховані компаніями для запобігання the observance of their rights. адміністративного покарання та судових Why is it then that the new Labor Code of позовів. Ukraine has caused concern by parties on both sides? To gain a better understand of this, let’s consider the most critical changes that companies must take into account in order to avoid admin- istrative penalties and lawsuits – we have sum- marized them in the form of a table. Зміни в бізнес- № Зміни в КЗПП процесах компанії, Коментарі відповідальність компаній 1 Встановлення броні та квоти для • Подання звіту в Центр Процедура та ре- осіб, які потребують соціального Зайнятості про наявність гламент поки що не захисту: вільних місць по квоті про- існує • вагітні жінки, особи з дітьми до тягом 5-ти днів 6-ти років • У разі відмови в при- • особи передпенсійного віку йнятті компанія повинна • одинокі матері і батьки сплатити компенсацію со- • особи, звільнені після відбуття ціально незахищеній особі кримінального покарання у двократному розмірі міні- • неповнолітні мальної зп Прийняття на роботу: 2 Підставою прийняття на роботу є Роботодавець окрім Держава буде трудовий договір, який описує: наказу на прийом, пови- надавати форму • місце роботи нен тепер підписувати трудового догово- • час дії договору трудову угоду до виходу ру, яка буде носити • трудова функція співробітника на роботу, рекомендаційний • умови оплати а також окремі угоди, які характер • режим праці регулюють питання на- • охорона праці дання матеріальних благ Умови надання матеріальних благ, та звільнення особливості розірвання трудового договору визначаються окремою угодою. 3 Роботодавець зобов’язаний нада- У разі відмови, праців- Іншими словами, ти працівникові роботу відповідно до ник має право на стягнен- у випадку відстроч- укладеного трудового договору ня заробітної плати до дня ки виходу працівника початку роботи. через вину робото- давця, останній все одно повинен спла- тити з/п 4 Роботодавець повинен під час прийому вимагати від працівника свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування
Дайджест 79 піврічне видання | випуск #4 Звільнення 5 Підстави звільнення: Нові підстави • відмова працівника включити до звільнення трудового договору пункти про нероз- голошення комерційної таємниці і т.д., за наявності права на це роботодавця • відмова обраного кандидата від укладання трудового договору • відмова працівника від пере- міщення на інше робоче місце у ви- падку, якщо змінюються умови тран- спортної доступності 6 У випадку скорочення, робото- Збільшення стро- давець може звільнити працівника ків роботи працівни- з роботи не пізніше ніж протягом 4-х ка з моменту повідо- місяців після попередження млення. Наразі строк становить 2 місяці. 7 За письмовою згодою працівни- ка одночасно зі звільненням йому надаються невикористані дні що- річної та соціальної відпустки Гарантії працівникам 8 У разі звільнення, роботодавець Компанія повинна буде Форма та зміст зобов’язаний видати рекомендаційну внести зміни в бізнес-про- рекомендацій не характеристику цеси, пов’язані з управлін- р е гл а м е н т у є т ь с я ням персоналом законодавством 9 Збереження місця роботи для хво- рих на туберкульоз на весь період тимчасової непрацездатності 10 Роботодавцеві забороняється Компанія повинна буде надавати третім особам будь-яку ін- внести зміни в бізнес-про- формацію про причини звільнення, а цеси, пов’язані з рекру- також характеристику про працівника тингом та управлінням персоналом 11 Час, необхідний для прибуття пра- цівника до місця виконання трудо- вих обов’язків, до робочого часу не включається
Changes in the business No. Changes in the Labor processes for companies Comments Code of Ukraine and in corporate liability 1 Implementing reserved workplaces • The requirement to sub- There are still no and quotas for people deemed to be in mit reports to the Employment procedures or regula- need of social protection: Center as to the availability of tions in existence. • Pregnant women and individuals a quota-based vacancy within who have children less than six years a period of 5 days. of age. • In the case that the com- • A person close to retirement age. pany refuses to accept the • Single parents (mothers or fathers). candidate for employment, • Persons who have been released the company should pay fi- after serving a criminal sentence. nancial compensation to such • Minors. a socially vulnerable person in the amount equivalent to twice the minimum wage. Hiring of new employees: 2 The basis for hiring a new employ- Apart from the order on The State will pre- ee is the employment contract, which the hiring of the new employ- sent the employer a should specify the following: ee, the employer must now form for the employ- • The place of work also sign an employment ment contract, which • The duration of the contract contract prior to the employee is largely advisory in • The job tasks/ responsibilities commencing his/her employ- nature. • The terms of payment ment, in addition to separate • The work hours/ schedule agreements governing the • Occupational health and safety provision of remuneration and The terms and conditions associat- the issue of dismissal. ed with the provision of remuneration, as well as the particularities regarding the termination of the employment con- tract, shall be determined by a separate agreement. 3 The employer shall provide the em- In the case that the com- In other words, ployee with work in accordance with the pany refuses to hire the per- in the case that the signed employment contract. son, the employee shall be starting date of the entitled to recover wages up employee’s work to the date of the employ- term is delayed due ment’s commencement. to the fault of the employer, the lat- ter is still obligated to pay salary to the employee. 4 At the time of hiring an employee, the employee shall require him/her to provide evidence that he/she has com- pulsory state social insurance. Dismissal of employees: 5 Reasons for dismissal: There are new • The employee has refused to in- grounds for the clude items about the non-disclosure of dismissal of an trade secrets, etc. in the employment contract given that the employer has the employee. right to do that. • The selected job candidate has re- fused to sign an employment contract. • The employee’s refusal to relo- cate to another job site in the case of a change in the conditions of transport accessibility.
6 In the case of downsizing, the em- An increase in the em- ployer may dismiss an employee from ployee’s period of employ- work no later than four months after the ment dated from the date date of being notified of this fact. that such notification was given. At present, the re- spective period is two months. 7 Upon the written agreement of the employee, at the same time as his dis- missal, he/she is granted the remaining days of his/her unused annual holiday leave and social leave. Guarantees for employees: In the case of dismissal, the employer The company shall The form and content 8 is obliged to provide a testimonial (job be required to intro- of the presented recom- recommendation) for the employee. duce changes to busi- mendations are not regu- ness processes associ- lated by any legislation. ated with its personnel management. The reservation of workplaces of 9 employees who are ill with tuberculosis for the entire period of their temporary disability. 10 The employer is prohibited from The company shall granting any information to third party be required to intro- about the reasons for the dismissal, duce changes in busi- as well as a description of the employ- ness processes that ee without first receiving his/her prior are related to its re- consents. cruitment and person- nel management. The time required for the worker to 11 arrive at the place where the work duties are performed shall not be included in his/her working hours. Переваги для роботодавця: The benefits to the employer are as 1. Краще тлумачення умов роботи на follows: дому. Наразі чинний трудовий кодекс до- 1. A better interpretation of the conditions сить обмежено трактує положення роботи of home-based employment. At present, the на дому, що створює незручності, як для current Labor Code provides a rather limited компанії так і для перевіряючих органів, interpretation of home-based employment, оскільки існують обмежені інструменти thus creating an inconvenience for both для регулювання цього питання. the company and for the relevant state 2. Більш чітке тлумачення застосування inspection bodies due to the fact that there графіків змінності, графіків виходу на ро- are rather limited instruments for regulating боту, підсумованого обліку робочого часу. this particular issue. Наразі чинний трудовий кодекс досить об- 2. A clearer interpretation of the use межено трактує ці режими роботи співро- of the graphics related to working shifts, бітників, що обмежує можливість компаній pertaining to the commencement ofwork, застосовувати їх в своїй діяльності. and employees’ cumulative attendance. At 3. Підвищення статусу внутрішнього present, the current Labor Code is rather нормативного акту Компаній, яким можуть limited in terms of its interpretation of регулюватися питання прийому, звільнен- employee’s work schedules, which limits ня і т.д. companies’ ability to apply them in their Області для додаткової уваги з боку operations. Компанії: 3. Raising the status of the company’s 1. Збільшення строку звільнення пра- internal regulations, which could regulate цівника під час скорочення issues such as the hiring and dismissal of 4. Посилення відповідальності робо- employees, etc.?
82 тодавця за розголошення персональної The areas for further attention on the інформації про чинних та колишніх праців- part of companies are as follows: ників. Зокрема заборона надавати будь- 1. The extension of the latest date for яку характеристику чи відгуки про роботу an employee’s dismissal in the case of колишніх співробітників без їх згоди. downsizing at the company. 5. Внесення змін у порядок та строки 2. Strengthening the employer’s liability for надання відпусток (наприклад, надан- the disclosure of personal information about ня роботодавцю можливості одночасно current and former employees. In particular, відправити всіх співробітників у щорічну this concerns the prohibition on employers відпустку, надання оплачуваної відпуст- to provide any response or feedback on ки жінкам для медичного обстеження в the work of former employees without first разу взяття на облік, збільшення строків receiving their prior consent to do so. надання відпустки без збереження за- 3. Introducing changes to both the робітної плати і т.д.) procedure and the time periods for granting 6. Зобов’язання працевлаштовувати holiday leave to employees (for example, соціально незахищені верстви населення providing the employer the opportunity згідно квот. to simultaneously send all employees on Як бачимо, новий Трудовий Кодекс annual leave, providing paid leave to women створює і переваги і зони ризику для to undergo a medical examination during the компаній. Звичайно, що наразі більшість time that they are officially registered, and змін потребують наявності інструкцій з increasing the time period for granting leave боку Міністерств України, які будуть without pay, etc.). роз’яснювати механізм застосування 4. The obligation to employ people from тих чи інших змін. Наприклад, якщо роз- among the socially vulnerable segments of глядати пункт про введення квот щодо the population, in accordance with the Labor прийому соціально незахищених осіб, то Code of Ukraine. незрозуміло чи будуть встановлюватися As we can now see, the new Labor Code квоти на кожну категорію осіб (вагітні, presents benefits, as well as creating risky передпенсійного віку і т.д.), чи потрібно issues for companies. Of course, now most of платити компенсацію кожному з осіб, the changes require forthcoming instructions яким буде відмовлено в працевлашту- from various ministries in Ukraine, which will ванні або платити штраф один раз на рік clarify the mechanism involved in applying і т.д. А відтак кожна компанія повинна this or that change. For example, if we вже зараз максимально адаптувати свої consider the point about the introduction of бізнес-процеси в області управлінні пер- quotas for hiring socially vulnerable persons, соналом, щоб потім в стислі строки не it remains unclear as to whether such quotas впроваджувати зміни на підприємстві. will be set for each separate category of vulnerable persons (i.e. pregnant women, people close to retirement age, etc.). It is also not clear whether employers will have to provide financial compensation to each individual from these categories who will be denied employment or whether the company will be able to just pay a fine once a year. Yet other questions remain to be clarified. Consequently, already now, each company should, as much as possible, adapt its business processes in the field of human resources so that later, it will not have to implement such changes within the company within a very short period of time.
Дайджест 83 піврічне видання | випуск #4
Опублікований матері- ал є інтелектуальною власністю компанії. Передруковувати цей 
ма- теріал заборонено The published materials are the intellectual property of the company. The reproduction of this material is prohibited. www.ebskiev.com