Overordnet personvernerklæring for Horten kommune

Generelt om behandling av personopplysninger

Horten kommune, ved kommunedirektør, er behandlingsansvarlig for hvordan kommunen behandler av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de ulike behandlingene er delegert til kommunalsjefene. Delegeringen gjelder kun oppgavene, ikke ansvaret.

Kommunen har et Fagråd for informasjonssikkerhet og personvern som har en rådgivende funksjon for kommunedirektørens ledergruppe. Utvalget ledes av assisterende kommunedirektør, og består av relevant personell fra de ulike kommunalområdene.

Innhold

Hvorfor, hvilke personopplysninger og om hvem

Alle personopplysninger som Horten kommune behandler, må ha et behandlingsgrunnlag. I de fleste tilfeller er dette basert på lovverk som gjelder våre tjenester. Personopplysningene skal kun brukes til det formålet de er ment for.

Horten kommune samler inn de personopplysningene vi trenger for å utføre våre oppgaver og tjenester. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Du blir varslet hvis vi samler inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er åpenbart at du allerede kjenner til opplysningene.

Ivaretakelse av personopplysningene

Horten kommune er ansvarlig for at alle data behandles sikkert. Dette betyr at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser (konfidensialitet), at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige (integritet), og at alle som har rett til det, får tilgang til korrekt informasjon når de trenger det (tilgjengelighet). Kommunen skal også ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med personvernforordningen og gjeldende lover.

Hvis ikke annet er oppgitt, lagres alle opplysninger som kommunen samler inn, i systemer som driftes av kommunens eget personell på kommunens egne dataservere. Kommunens personell er systemansvarlige (administrativt ansvar for hvert fagsystem) og ansatte på IKT og digitatlisering. Systemansvarlige har ansvar for den administrative driften av systemet (og dermed tilgang til personopplysninger), mens IKT og digitatlisering har ansvar for den tekniske driften (uten tilgang til personopplysninger). Alle ansatte har signert taushetserklæring. Kommunens servere er fysisk og teknisk sikret.

Hvis kommunen ønsker å bruke personopplysningene dine til andre formål, vil du bli informert om dette. Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig – det vil si så lenge du mottar en tjeneste fra oss, med mindre annen lovgivning krever det. De som behandler personopplysningene dine i Horten kommune, vil ha konkret informasjon om grunnlag, formål og lagringstid.

Personvernombud i Horten kommune

Alle offentlige myndigheter er pålagt å ha eget personvernombud. Horten kommunes personvernombud er Linda Lier. Personvernombudet skal styrke kommunens evne til å etterleve personopplysningsloven med personvernforordningen (GDPR). Personvernombudet skal gi råd i egen organisasjon og følge med på etterlevelse av personvernregelverket. Ombudet er også kontaktperson for de som kommunen behandler opplysninger om. Personvernombudet har taushetsplikt.

Kontakt vårt personvernombud Linda Lier på pvo@horten.kommune.no.

Dine rettigheter

Innsynsrett

For innsyn i dine personopplysninger kan du kontakte Horten kommune.

Henvendelser kan sendes på en sikker måte eller ved kontakt med kommunens postmottak, postmottak@horten.kommune.no.

Hvis det finnes personopplysninger som er uriktige eller unødvendige så kan du kreve opplysningene rettet eller slettet.

Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler, registre og liknende. Alle kommunale saksdokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Ved informasjon som unntas fra offentlighet plikter kommunen å vurdere om informasjonen likevel bør kunne gjøres helt eller delvis kjent.

Innsyn i egne opplysninger

Alle som er registrert i en av Horten kommunes systemer har rett til innsyn i egne opplysninger.

Partsinnsyn

Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv. Familiemedlemmer eller andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.

Interne dokumenter

Du kan nektes innsyn i interne dokumenter, men som hovedregel skal du likevel få innsyn i saksliste eller saksdokumenter til kommunestyre eller annet kommunalt folkevalgt organ, dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon, og dokumenter til/fra enheter i administrasjonen som har selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder.

Kriterier/vilkår

Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.

Søknad om innsyn bør inneholde en presisering av hvilken hjemmel som påberopes for kravet. Innsyn i dokumenter til og fra Horten kommune bestilles enklest elektronisk ved å sende en henvendelse på en sikker måte eller ved kontakt med kommunens postmottak, postmottak@horten.kommune.no.

Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men en del unntak finnes. Dette vil du få informasjon om i det enkelte innsynskrav.

Retting og sletting

Horten kommune plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid.

I henhold til personvernforordningens artikkel 16 og 17 har alle som er registrert i en av Horten kommunes systemer har rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger kommunen ikke har adgang til å behandle blir slettet. Krav om retting eller sletting rettes til kommunens postmottak, og skal besvares kostnadsfritt innen 30 dager.

Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk (f.eks. regnskapsloven, arkivloven) og det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.

Er du usikker på om Horten kommune ivaretar dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven med personvernforordningen (GDPR), kontakt personvernombudet på pvo@horten.kommune.no. Datatilsynet kan også kontaktes direkte.

Klagebehandling

Klager som vi mottar registreres og behandles i vårt saks- og arkivsystem. Hvem som får innsyn i klagen, vil avhenge av hva det klages på. Dersom det klages på et tidligere vedtak, vil klagen kunne bli oversendt til Statsforvalteren i Vestfold og Telemark.

Nettbasert behandling

Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt og generell informasjon om hvordan vi behandler disse opplysningene.

Assisterende kommunedirektør er delegert behandlingsansvaret for Horten kommunes nettbaserte behandlinger av personopplysninger på www.horten.kommune.no, og systemansvaret er delegert til kommunens kommunikasjonssjef. Løsningen driftes av kommunens eget personell, men tidvis bidrar leverandøren innen utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren. Det er frivillig å oppsøke kommunens nettbaserte tjenester, og behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Informasjonskapsler (cookies) og automatisk lagring av informasjon

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lastes ned og lagres på datamaskinen din når du åpner en nettside. De aller fleste nettsider bruker slike informasjonskapsler. Horten kommune bruker informasjonskapsler til å forbedre brukeropplevelsen din og til å samle inn statistikk. Bruken av informasjonskapsler utgjør ingen sikkerhetsrisiko for deg.

Når du besøker en nettside lastes små tekstfiler ned til din enhet. Disse kalles informasjonskapsler (cookies). De fleste nettlesere er satt til å automatisk akseptere informasjonskapsler. Du må endre innstillingene i din nettleser dersom du ikke aksepterer vår bruk av informasjonskapsler. Dersom du avstår fra å samtykke til lagring av informasjonskapsler, kan det føre til at tjenestene på nettsiden ikke fungerer optimalt. Ingen av opplysningene vi får inn via informasjonskapsler, blir brukt til å identifisere enkeltpersoner.

Webanalyse

Vi ønsker at du som besøkende på nettsidene våre skal finne det du er ute etter raskest mulig. For å lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengige av å kunne analysere brukermønsteret til de som bruker sidene våre. Vi samler derfor inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.horten.kommune.no. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn, tilbake til den enkelte bruker. Hensikten er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar på er; søk, hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer og hvilke nettlesere som blir brukt osv. Opplysningene blir behandlet i aggregert form, det vil si at alle data blir slått sammen til en gruppe og blir ikke behandlet individuelt. I tillegg blir opplysningene anonymisert. Informasjonen kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker. Hvis du ikke ønsker å bidra til analyse av bruken av nettsidene våre, kan du reservere deg mot det .

Informasjon lagret i elektroniske skjema

Vi bruker elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere offentlig forvaltning. Når du fyller ut elektroniske skjema på horten.kommune.no vil informasjonen du gir fra deg, bli sendt sikkert til den saksbehandler eller avdeling som trenger informasjonen til sin saksbehandling. På grunn av informasjonssikkerhet knyttet til sensitiv informasjon er det ikke alle tjenester det er mulig å søke elektronisk på.

Bildebruk

Bildene vi bruker på nettsidene er som oftest illustrasjonsbilder. Ved bruk av bilder tatt i forbindelse med bruk av våre kommunale tjenester innhenter vi samtykkeerklæring først.

Innbyggerinitiativ

Innbyggerinitiativ linker til Kommunal- og moderniseringsdepartementes side www.minsak.no med egen personvernerklæring.

Sosiale medier

Horten kommunes bedriver ikke saksbehandling i sosiale medier, og henvendelser via sosiale medier som generere ordinær saksbehandling blir overført til kommunens ordinære saksbehandlingssystem. Kommunen samler ikke data i sosiale medier, men sosiale medier kan ha egen innsamlingsvirksomhet for statistikk o.l.

Automatisert behandling og bruk av kunstig intelligens (KI)

Horten kommune kan i noen tilfeller benytte digitale løsninger for å støtte behandlingen av henvendelser. Dette kan inkludere bruk av kunstig intelligens (KI), også generativ KI, der det er faglig, teknisk og juridisk forsvarlig.

Løsningene brukes som et hjelpemiddel for saksbehandlere, og vurderinger og beslutninger vil alltid være underlagt menneskelig kontroll. Formålet er å bidra til effektiv, lik og forutsigbar saksbehandling, samt god kvalitet i tjenestene.

Støttet saksbehandling med digitale verktøy

I enkelte deler av saksbehandlingen kan digitale løsninger bidra til å strukturere og vurdere informasjon. Dette kan for eksempel innebære at systemer bistår med å sammenstille opplysninger eller foreslå vurderinger.

En saksbehandler vil alltid gjennomgå og kvalitetssikre informasjonen før det tas en beslutning.

Vurderinger bygger på:

opplysninger du har gitt i søknad eller henvendelse
andre relevante personopplysninger kommunen lovlig kan innhente
klare, dokumenterte og lovhjemlede kriterier for tjenesten

Bruk av kunstig intelligens (KI), inkludert generativ KI

Kommunen kan bruke KI-verktøy til å støtte saksbehandlere og forbedre tjenesteleveranser, for eksempel til verktøy for å støtte saksbehandlere og forbedre tjenesteleveranser, for eksempel:

strukturering og sammenstilling av informasjon
effektivisering av administrative prosesser
kvalitetskontroll og språklig støtte i tekster
brukerstøtte og tilgjengeliggjøring av informasjon

Prinsipper for KI-bruk

Lovlighet og nødvendighet: Personopplysninger behandles kun når det er nødvendig og har behandlingsgrunnlag (for eksempel lovhjemmel eller samtykke).
Dataminimering: KI-løsninger får ikke tilgang til flere opplysninger enn nødvendig for formålet. Løsninger får ikke tilgang til flere opplysninger enn nødvendig for formålet.
Taushetsplikt og sikkerhet: Taushetsbelagte og særlige kategorier av personopplysninger (sensitive) behandles kun i sikre løsninger og i tråd med fastsatte rutiner.
Databehandleravtaler: Eksterne leverandører som kan få tilgang til personopplysninger omfattes av databehandleravtale.
Ingen modelltrening på dine data: Kommunens personopplysninger brukes ikke til å trene generative KI-modeller.
Menneskelig kontroll: Generativ KI brukes som støtte.

For egne prosjekter for automatisert behandling og bruk av kunstig intelligens foreligger det egne personvernerklæringer. Disse kan gjøres tilgjengelige på forespørsel.

Saksbehandling og arkiv

Horten kommune bruker et skybasert sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter. Assisterende kommunedirektør er delegert behandlingsansvaret for systemet, og seksjonsleder Dokumentsenteret er delegert det daglige arkiv- og systemansvaret. Den daglige driften gjøres av kommunens eget personell, men tidvis bidrar leverandøren innen utvikling, drift og vedlikehold av systemet. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren.

Sak- og arkivsystem følger offentlige standarder (NOARK), er tilgangs og rollestyrt, og har særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon. Det er utarbeidet nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med gjeldende lovverk.

I sak- og arkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver. Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i hht arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Horten kommune i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven §17).

IKA Kongsberg og Vestfold og Telemark Fylkeskommune oppbevarer mye av Horten kommunes historiske arkiv. Samarbeidet, herunder tilgjengeliggjøring av Horten kommunes arkivmateriell, er avtaleregulert.

Horten kommune tilgjengeliggjør offentlige dokumenter i postlisten på kommunens hjemmeside. Kommunen gjør oppmerksom på at korrespondanse med kommunen journalføres etter arkivlovens retningslinjer, og vil således kunne bli tilgjengeliggjort i postlisten. Dette betyr også at vi også normalt vil gi innsyn i disse om vi får en slik forespørsel.

Epost og telefon

Assisterende kommunedirektør er delegert behandlingsansvarlig for kommunens epost og telefoniløsninger, og seksjonsleder IKT og digitalisering er delegert det daglige systemansvaret. Epostløsningen administreres og driftes av kommunens eget personell. Telefoni driftes av kommunens eget personell med teknisk bistand fra leverandøren. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren.

Horten kommune benytter epost og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det kan forekomme at kommunen bruker epost eller telefon til deler av saksbehandlingen. I slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem. Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres ikke på epost. Mottatte epost som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, og skal fjernes fra epostsystemet.

Horten kommunes medarbeidere benytter i tillegg epost i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Kommunen har egen rutine for epost som gjelder alle ansatte. Ved fratreden slettes epost automatisk etter en kortere karantenetid.

Horten kommune ønsker å gjøre deg oppmerksom på at vanlig epost er ukryptert, og vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss med epost.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i Horten kommunes lokaler

Alle besøkende hos Horten kommune (rådhuset) må registrere seg i med navn, hvem som besøkes og tid inn og ut i resepsjonen. Formålet er oversikt over alle som er i bygget ved brann eller liknende. Innsamlet data brukes ikke systematisk, og registreringene overføres ikke til andre systemer.

Behandling av helseopplysninger

Horten kommune behandler helseopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester i flere av sine fagsystemer innen både Mestring og helse og Kultur, oppvekst og familie. Kommunalsjefene er delegert behandlingsansvaret innen eget kommunalområde.

Den daglige systemdriften gjøres av systemansvarlige for det enkelte fagsystem i samarbeid med IKT og digitalisering. I noen tilfeller kan leverandøren være involvert i utvikling, drift og vedlikehold, noe som fremkommer i kommunens databehandleravtale med leverandøren.

Horten kommune er en offentlig virksomhet og er underlagt arkivloven som innebærer at vi har plikt til å lagre opplysninger om deg, også helseopplysninger.

Pasient og/eller bruker hos oss

Ansatte i Horten kommune har taushetsplikt. Ansatte kommer kun i kontakt med dine personopplysninger når dette er nødvendig for å gi deg helsehjelp.

Vi følger «Norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgstjenesten» og arbeider systematisk for å sikre at personopplysninger behandles slik at krav til konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet er ivaretatt. Normen er et omforent sett av krav til informasjonssikkerhet basert på lovverket.

Helsepersonell i Horten kommune registrerer alle pasienters person- og helseopplysninger i elektronisk pasientjournalsystem (EPJ). Formålet med registreringen er å yte god og forsvarlig helsehjelp samt for administrasjonsformål, rapportering og dokumentasjon av oppfølging og behandling jf. Forskrift om pasientjournal og Lov om helsepersonell.

Som pasient/bruker hos oss, skal du vite at dine helseopplysninger blir oppbevart og behandles etter de krav som lover og forskrifter setter.

Helsepersonell som gir deg bistand eller administrerer slik hjelp, har tilgang til din pasientjournal og kjernejournal dersom det er nødvendig. Kjernejournal er en elektronisk tjeneste som inneholder viktige opplysninger om helsen din. Både du som innbygger og helsepersonell har tilgang til informasjonen i denne tjenesten. Blir du akutt syk, har helsepersonell rask og sikker tilgang til opplysningene i din kjernejournal.

E-reseptløsningen gir din behandler tilgang til dine reseptbelagte medikamenter.

Hvilke person- og helseopplysninger lagres?

Disse opplysningene blir registrert og lagret i pasientjournalen:

Nødvendige personopplysninger med navn, fødselsnummer, adresse, telefon, ev. foresatte/pårørende/verge
Generelle helseopplysninger som kan være av betydning for den helsehjelp vi som helsepersonell yter. Helseopplysninger innhentes direkte fra deg enten via søknadskjema du fyller ut selv, via Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) fra fastlege og/eller sykehus, eller gjennom samtale mellom pasient og (saks)behandler
Spesifikke helseopplysninger slik de fremkommer ved klinisk undersøkelse og oppfølging.
Henvisinger og epikriser fra andre behandlere
Eventuell annen relevant informasjon for å kunne tilrettelegge for god og forsvarlig helsehjelp

Utlevering av person- og/eller helseopplysninger

Det vil normalt ikke utleveres person- og/eller helseopplysninger fra våre dataarkiv, men i forståelse med pasienten eller ved lovpålegg, vil utlevering kunne skje:

Dersom du skulle velge å bytte til annen behandler utenfor Helse og omsorgtjenesten i Horten kommune, vil vi på din anmodning kunne utlevere person- og/eller helseopplysninger til ny behandler.
Ved behov for henvisning til spesialist, vil dine person- og/eller helseopplysninger kunne bli utlevert med samtykke fra deg
Ved mistanke om alvorlig omsorgssvikt sendes bekymringsmelding til barnevernet

Du har rett til å gjøre deg kjent med og lese det som helsepersonell har skrevet om deg i journalen. Du har også rett til å få en kopi av dette. Etter særskilt forespørsel har du rett til å få en enkel og kortfattet forklaring av det som står i journalen.

Du kan helt unntaksvis bli nektet innsyn i og kopi av opplysninger i journalen.

Dersom du er samtykkekompetent og over 16 år, har pårørende kun innsyn etter samtykke fra deg.

Rett til retting, sletting eller sperring jf. Helsepersonelloven § 42 og 43

Du har etter særskilt forespørsel rett til retting eller sletting av opplysninger i din journal som er uriktige eller åpenbart ikke er nødvendige for helsehjelpen.

Avslag på krav om sletting kan påklages statsforvalteren.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Andre årsaker til at vi har opplysninger om deg

Noen ganger har vi indirekte fått opplysninger om deg. Det kan for eksempel være at:

du er blitt oppgitt som pårørende/verge/kontaktperson til en pasient
det er opplysninger om deg i en mottatt klagesak, tilsynssak, forespørsel om sakkyndig uttalelse, henvendelse fra et myndighetsorgan osv

Bruk av SMS

Når du oppgir mobilnummer ditt til Helse- og omsorgstjenesten i Horten kommune samtykker du til å motta informasjon på SMS. Du kan trekke tilbake samtykket ved å be oss slette mobilnummeret. SMS benyttes for eksempel til å sende timeavtale, sende påminnelse om timeavtale eller viktige meldinger.

Behandling av personopplysninger om elever, barnehagebarn og foresatte

Horten kommune behandler personopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester i flere av sine fagsystemer innen oppvekstsektoren. Kommunalsjef Kultur, oppvekst og familie er delegert behandlingsansvaret, og systemdriften gjøres av systemansvarlige for det enkelte fagsystem, i hovedsak i samarbeid med IKT og digitalisering. I noen tilfeller kan leverandøren være involvert i utvikling, drift og vedlikehold – i slike tilfeller kommer frem i kommunens databehandleravtale med leverandøren.

Alle data og systemer som inneholder sensitive helseopplysninger ligger i egen «lukket sone» avskjermet fra kommunens øvrige miljø. Data fra lukket sone kan ikke transporteres ut av kommunens systemer, og det finnes egne rutiner for opplæring, tilgangsstyring, og kontrolltiltak til det enkelte fagsystem i lukket sone. Horten kommune er en offentlig virksomhet og er underlagt arkivloven som innebærer at vi har plikt til å lagre opplysninger om deg, også helseopplysninger.

Behandling av Helseopplysninger i Barnehabilitering og Helsetjenesten for barn og unge finner du informasjon om under Behandling av helseopplysninger.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å utføre lovpålagte oppgaver, herunder:

Saksbehandling knyttet til barnehagebarn og foreldre for å ivareta barns rett til barnehageplass, retten til et trygt og godt barnehagemiljø, og behovet for omsorg og lek, og for å fremme barns læring og danning. For eksempel behandling av søknader, vedtak og pedagogisk oppfølging, samt ivaretakelse av barnas helhetlige utvikling.
Saksbehandling knyttet til elever i skole og SFO for å oppfylle elevers rett til opplæring, individuelt tilrettelagt opplæring og retten til et trygt og godt skolemiljø. For eksempel behandling av søknader, vedtak og kartlegging, samt ivaretakelse av elevers faglige og sosiale utvikling.
Kommunikasjon med barn, elever og foresatte.
Dokumentasjon av underveisvurdering med og uten karakter, utarbeide vitnemål
Fraværsføring og statistikk
Sikre lovbestemt journalføring og arkivering
Tildeling av klasser og undervisningsgrupper
Knytte elever, foreldre og lærere sammen
Utarbeide klasselister
Innmelding av elever i skolen og opptak i barnehage
Ivareta overgangen mellom grunnskole og videregående skole
Fakturering SFO og barnehage inklusive moderasjonsordninger

Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger i Hortenskolen/Hortensbarnehagen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet og for å gi barn en best mulig opplæring/barnehagetilbud, og gi foresatte god informasjon. Kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger, blant annet i følgende lover, i tillegg til de som er nevnt innledningsvis:

Der vi ikke har lovhjemmel vil vi innhente samtykke.

Hvilke opplysninger lagres?

Informasjon om barn som navn, kjønn, adresse, telefon, epostadresser, fødselsnummer, bilde, søsken, familie og nettverkstilknytning etc.
Informasjon om foresatte som navn, adresse, telefon, fødselsnummer, epostadresser, lønnsopplysninger, daglig omsorg, foreldreansvar, hvorvidt den ansatte er barnets hoved- eller sekundæradressat etc.
Klasse- og undervisningsgruppetilknytning, plasstilhørighet med historikk, fravær, permisjoner, vurderinger, tilrettelegging, pedagogiske planer og utdanningshistorikk etc.
Kommunikasjon/meldinger til og fra skolen/barnehagen, korrespondanse, søknader, enkeltvedtak etc.
Opptak av barn i barnehagene
Barnas atferdsmønstre, sosiale ferdigheter, språk og utviklingstrinn
Informasjon om barnehagens psykososiale miljø, herunder informasjon om bekymringsmeldinger for barnets psykososiale barnehagemiljø, undersøkelser og aktivitetsplaner.
Informasjon om elevers opplevelse av læringsmiljøet i klassen og på skolen, herunder informasjon om varsler om utrygt miljø, undersøkelser og aktivitetsplaner.
Dokumenter og kartlegginger for å måle barnas/elevenes faglige progresjon
Barnas familieforhold
Helseopplysninger
Samtykkeerklæringer
Betalingsinformasjon, faktura etc.
Logg over all elektronisk kommunikasjon
Logg over endringer og oppslag etc.

Hvordan lagres opplysningene?

Kommunens system for skole- og barnehageadministrasjon er en skytjeneste som i sin helhet leveres av en ekstern driftsleverandør. Opplysningene lagres i henhold til Personopplysningsloven (GDPR) og lagres innen EØS-området. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren som regulerer dette.

Det finnes egne rutiner for opplæring, tilgangsstyring, og kontrolltiltak i det enkelte fagsystem. Det er rutiner for tilgangskontroll der tilgang gis på roller, dataminimering, 2-faktor innlogging, ros-analyser, rutiner for lagring og sletting.

Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene

Arkivverdig opplysninger slettes ikke. Dette kan for eksempel være karakterer, fravær, vedtak, søknader og sakkyndige rapporter inkl helseopplysninger, IOP, aktivitetsplaner.

Ved opphør av avtalen med leverandør skal personopplysninger tilbakeleveres og slettes i samsvar med Databehandleravtalen.

Ikke arkivverdig informasjon har fastsatt slettedato i rutinen for den aktuelle applikasjonen.

Rett til retting, sletting

Foreldre har rett til innsyn i sakens dokumenter i henhold til forvaltningsloven. Du har etter særskilt forespørsel rett til retting eller sletting av opplysninger i din journal, som er uriktige eller åpenbart ikke er nødvendige. Alle krav om innsyn, retting, sletting og begrensning rettes til Horten kommune ved skolesjefen/barnehagesjefen.

Avslag på krav om sletting kan påklages statsforvalteren.

Behandling av personopplysninger knyttet til barnevern

Horten kommune behandler personopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester (jfr lov om barneverntjenester §6-7), i sitt fagsystem for barnevern. Kommunalsjef Oppvekst er delegert behandlingsansvarlig, og systemdriften gjøres av systemansvarlige for fagsystemet, i hovedsak i samarbeid med kommunens IT-seksjon.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å utføre lovpålagte oppgaver

Sikre lovbestemt journalføring.
Sikre forsvarlig saksbehandling
Sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, få nødvendig hjelp, omsorg og beskyttelse tilr ett tid.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger i Barneverntjenesten er nødvendig for å utøve offentlig myndighet og barn, unge og deres familier et best mulig tjenestetilbud. Kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger, blant annet i følgende lover i tillegg til de som er nevnt over:

LOV-1992-07-17-100 Lov om barneverntjenester (Barnevernloven)

Der vi ikke har lovhjemmel vil vi innhente samtykke.

Hvilke opplysninger lagres?

Informasjon om barn som navn, kjønn, adresse, telefon, epostadresser, fødselsnummer, søsken, helseopplysninger, sensitiv informasjon om alle relevante forhold ved et barns omsorgssitusjon.
Informasjon om foresatte som navn, adresse, telefon, fødselsnummer, epostadresser, lønnsopplysninger, daglig omsorg, foreldreansvar, hvorvidt den ansatte er barnets hoved- eller sekundæradressat, helseopplysninger, all relevant informasjon om den registrertes rolle som foresatt.
Søknader, enkeltvedtak, journalnotat, brev, sakkyndige rapporter, rettsavgjørelser etc

Hvordan lagres opplysningene?

Fagsystemet har egen sikker arkivenhet og ligger i sin helhet på egen «sikker sone».

Opplysningene lagres i henhold til Personopplysningsloven (GDPR) og lagres innen EØS-området. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren som regulerer dette.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene

Arkivverdig opplysninger slettes ikke. Dette gjelder alle personopplysninger som Barneverntjenesten lagrer om enkeltbarn og deres familier.

Ved opphør av avtalen med leverandør skal personopplysninger tilbakeleveres og slettes i samsvar med Databehandleravtalen.

Rett til innsyn, retting, sletting

Sakens parter har rett til innsyn i sakens dokumenter ihht til forvaltningsloven. Du har etter særskilt forespørsel rett til retting eller sletting av opplysninger i din journal som er uriktige eller åpenbart ikke er nødvendige. Avslag på krav om sletting kan påklages statsforvalteren.

Generelt om logging i Horten kommunes fagsystemer

Horten kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer og den enkelte behandlingsansvarlig er delegert ansvaret for oppfølging av dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her, og det finnes egne rutiner for sjekklister og kontrolltiltak i det enkelte fagsystem.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personvernforordningens artikkel 6, for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Videoovervåkning

Kommunen har et system for utendørs videoovervåking av kommunal eiendom. Formålet er å sikre bygningsmasse mot ildspåsettelse, hærverk og innbrudd. Kommunalsjef Utbygging, miljø og teknikk er delegert behandlingsansvaret for systemet, og personell i kommunalområdet er delegert systemansvaret.

Systemet er koblet til døgnbemannet alarmsentral, og overfører bildematerialet til ekstern leverandør som kommunen har databehandleravtale med. Bildematerialet utleveres kun etter forespørsel fra politiet når en hendelse er anmeldt.

ID: 7279
Godkjent av: OS, Ass. kommunedirektør (Myhre, Bertine Løvdal)
Revidert: 2026-06-12